1. Điều phối công việc bộ phận lễ tân
a) Điều phối và lập kế hoạch cho các nhân sự thực hiện công việc trong ngày / tuần và tháng.
b) Tổ chức phân công công việc cho nhân viên lễ tân.
c) Kiểm tra / kịp thời cập nhật thông tin chính xác.
d) Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận, nhắc nhở các nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy định của công ty, tòa nhà.
e) Giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.
2. Đón tiếp khách VIP
a) Trực tiếp làm việc và chăm sóc khách hàng để việc đón tiếp được chu đáo và không bị phát sinh các vấn đề khác.
b) Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách được phục vụ tốt nhất, luôn hài lòng.
3. Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng
a) Xử lý những yêu cầu của khách hàng mà cấp dưới không giải quyết được.
b) Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.
c) Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự.
4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự
a) Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.
b) Đảm bảo tính hiệu quả của các khóa đào tạo.
c) Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.
5. Các công việc khác
a) Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.
b) Lập các mẫu cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.
c) Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: báo cháy, mưa bão, đe dọa bom…
d) Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác.
e) Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về lễ tân.
f) Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới.
g) Làm các báo cáo theo quy định.
h) Các nhiệm vụ khác theo phân công…