5 Kỹ năng giúp bạn trở thành một Event Planner tuyệt vời

Event planner được hiểu là người giải quyết những mục đích, thông điệp và yêu cầu mà khách hàng mong muốn, họ lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện, trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager). Công việc của họ đòi hỏi thời gian lẫn chất xám để có thể tổ chức những bữa tiệc thu hút và hay nhất có thể. Và để thành công, các nhà lập kế hoạch sự kiện nhất thiết phải sở hữu nhiều kỹ năng khác nhau. Dưới đây là những kỹ năng mỗi event planner cần trang bị để tiến xa hơn trong nghề tổ chức sự kiện:

1. Có tổ chức

Event planner luôn là những người có kỹ năng tổ chức tuyệt vời. Có thể một ngày họ phải giải quyết rất nhiều vấn đề về công việc cũng như những mối quan hệ xung quanh. Chính vì vậy mà họ cần sắp xếp các việc phải làm, giờ giấc để trao đổi, thảo luận nhóm một cách cụ thể, cũng như ghi chép và giữ các tập tài liệu, thông tin quan trọng cẩn thận và gọn gàng để có thể dễ dàng bám sát tiến độ. Một sự kiện có kết quả tốt nhất là khi rủi ro thấp nhất, điều đó chứng tỏ rằng bạn cần phải để ý đến các chi tiết nhỏ nhất, từ kế hoạch trên giấy đến khi triển khai.

2. Kiểm soát cảm xúc

Đối với mỗi sự kiện, khâu chuẩn bị trước khi chương trình bắt đầu luôn là khoảng thời gian bận rộn nhất. Đây là lúc mọi người tất bật làm luôn tay luôn chân quên cả giờ giấc, và mọi việc dường như luôn trong tình trạng không thể kết thúc đúng hạn. Nó thực sự tạo rất nhiều áp lực và căng thẳng. Vì vậy bạn nên tự rèn luyện cho mình kỹ năng kiểm soát cảm xúc, luôn giữ bình tĩnh trong mọi tình huống để giải quyết vấn đề thông minh và hiệu quả nhất.

3. Sáng tạo

Lập kế hoạch sự kiện không chỉ đơn thuần là lập danh sách việc cần làm. Là một event planner, bạn cần sử dụng sự sáng tạo của mình để mang lại một hơi thở mới cho chương trình. Sự sáng tạo được xem là nòng cốt của một sự kiện. Mỗi sự kiện lại có concept khác nhau, các nhà event planner cần phải tìm nguồn cảm hứng và suy nghĩ rất nhiều ý tưởng để có thể biến hóa, thay đổi cho từng sự kiện, để biến nó trở nên khác biệt nhất và thu hút người tham gia nhiều nhất.

Sáng tạo là một kỹ năng có thể học được và phát triển theo thời gian. Điều cốt lõi duy nhất là niềm tin về bản thân rằng mình là một người sáng tạo và sẵn sàng luyện tập các phương pháp mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể tìm nguồn cảm hứng từ các trang web/ blog, sách, tạp chí,… pha trộn và làm mới chúng theo cách riêng của mình.

4. Giải quyết vấn đề

Không ít sự kiện diễn ra gặp phải những tình huống ngoài kế hoạch và cần giải quyết trong thời gian ngắn. Lúc này, các event planner cần phải giữ một chiếc đầu lạnh và nhanh trí để có thể xử lý kịp thời. Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng đi cùng với thời gian và nếu bạn chỉ mới bắt đầu, bạn có thể cải thiện phản ứng của mình bằng cách tập trung vào bản kế hoạch trước khi diễn ra sự kiện.

Chìa khóa nằm ở việc liên tục kiểm tra kế hoạch và tạo các kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống, việc này sẽ giúp bạn lường trước phần nào những rủi ro có thể xảy ra (như thay đổi thời tiết, lỗi kỹ thuật, hậu kỳ,,…), để bạn luôn trong tình trạng sẵn sàng ứng phó và hơn hết là bảo đảm sự kiện diễn ra theo đúng quỹ đạo đã được định sẵn.

5. Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là hết sức cần thiết đối với một event planner. Trong công việc, việc truyền thông sai có thể dẫn đến nhiều vấn đề cho cả người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng, và một sự hiểu lầm đơn giản có thể dẫn đến sai lầm nghiêm trọng. Việc lắng nghe là rất cần thiết để bạn có thể nắm được yêu cầu của khách hàng.

Lời kết

Sự thành công của một người lập kế hoạch sự kiện nằm ở khả năng tập trung vào nhiệm vụ mà không bị phân tâm bởi những thứ khác, hoặc bị choáng ngợp bởi vô số chi tiết trong công việc mà cần bám sát. Giữ bình tĩnh, linh hoạt và sáng tạo là các thuộc tính cốt yếu để trở thành một event planner thành công.

Hoài Trân