Chị Đàm Hồng Vân là người có 13 năm kinh nghiệm làm việc ở bộ phận nhân sự tại các doanh nghiệp, từng đảm nhận các vị trí: Chuyên viên tư vấn và triển khai phần mểm nhân sự tại ERAS; chuyên viên tiển lương và phúc lợi, Phó phòng Tiển lương và phúc lợi, chuyên gia hoạch định nhân sự tại Ngân hàng Techcombank. Hiện nay, chị là Trưởng phòng Tiền lương và phúc lợi của Carlsberg Việt Nam. Dưới đây là những chia sẻ của chị Vân vể công việc mà theo chị là “thú vị và nhân văn”:

Nhân sự Tiền lương và phúc lợi làm những công việc gì?

Để trưởng thành đến vị trí Trưởng phòng - quản lý trong lĩnh vực tiển lương và nhân sự tại đơn vị, ai cũng phải bắt đầu từ vị trí chuyên viên nhân sự. Với vị trí này, chuyên viên là người thanh toán tiển lương và phúc lợi cho cán bộ công nhân viên; Thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho toàn bộ cán bộ công nhân viên và thực hiện các báo cáo theo chỉ đạo cấp trên.

Với vị trí Phó phòng, công việc chính là tham mưu cho ban lãnh đạo về chính sách tiền lương và phúc lợi; Quản lý, kiểm soát hoạt động liên quan đến tiền lương và phúc lợi như thanh toán lương, thưởng, phúc lợi; Quản lý, kiểm soát hoạt động liên quan đến bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Ở vị trí cao nhât là Trưởng phòng tiền lương và phúc lợi: Công việc chính của Trưởng phòng là tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về chính sách tiền lương và phúc lợi, hệ thống biểu mẫu báo cáo quản trị nhân sự. Ngoài ra, Trưởng phòng là người xây dựng quy chế, chính sách liên quan đến tiền lương và phúc lợi; Xây dựng, quản lý và kiểm soát ngân sách, định biên nhân sự; Xây dựng quy định, quy trình liên quan; Quản lý và giám sát các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và phúc lợi, chế độ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân. Trưởng phòng còn có nhiệm vụ kiểm soát và cảnh báo rủi ro hoạt động nhân sự.

Cụ thể, Trưởng phòng tiền lương và phúc lợi là người lập kế hoạch, hướng dẫn và kiểm tra các hoạt động liên quan đến tiền lương và phúc lợi trong công ty nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định công ty; Thực hiện xây dựng ngân sách nhân sự và quản lý việc sử dụng ngân sách nhân sự hàng năm; Tham mưu, xây dựng và điều chỉnh Quy chế lương, thưởng, các chính sách đãi ngộ, phúc lợi và tổ chức, giám sát thực hiện; Tham mưu, xây dựng chính sách điều chỉnh lương và thưởng hàng năm; Tham mưu, báo cáo cho Giám đốc nhân sự về các hoạt động tiền lương và phúc lợi; Tham gia khảo sát lương thị trường hàng năm và thực hiện, quản lý các báo cáo phân tích ứng dụng vào xây dựng chính sách của công ty và cho hoạt động bổ nhiệm.

Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm quản lý vân đề thực hiện các công việc liên quan đến quan hệ lao động: Các quyết định nhân sự, hợp đồng, chế độ BHXH cho người lao động; Uam mưu, giám sát các hoạt động nhân sự đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật và chính sách nội bộ của công ty; Phối hợp với các bộ phận khác trong nội bộ nhân sự và các bộ phận trong công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung; Xây dựng hệ thống thông tin nhân sự như hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân viên, hệ thống báo cáo phục vụ cho hoạt động quản trị nhân sự tại công ty.

Vị trí Trưởng phòng cũng là đầu mối làm việc với tập đoàn trong các báo cáo nhân sự định kỳ theo yêu cầu từ tập đoàn; Chịu trách nhiệm với tât cả các công việc liên quan đến hoạt động tiền lương và phúc lợi trong công ty.

>>Mô tả công việc Nhân sự Tiền lương và phúc lợi

Yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm

Người làm công tác tiền lương thường có xuât phát điểm từ các khối ngành về quản trị nguồn nhân lực, kế toán, tài chính. Người học ngành khác có thể tham gia nhưng sẽ mât thời gian học hỏi kiến thức về các pháp luật hiện hành như luật Lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm thât nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, v.v. Bên cạnh năng lực chuyên môn, người thực hiện công việc phải có các kỹ năng mềm khác như giao tiếp, trình bày, thuyết phục, giảng giải tốt để giúp thực hiện công việc được nhanh chóng, chính xác. Kỹ năng phân tích, tư duy logic để xây dựng chính sách tiền lương phù hợp với luật, với công ty và tham mưu cho ban lãnh đạo cũng là một trong những kỹ năng mà người làm nghề cần rèn luyện.

Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, trung thực là một trong những phẩm chât yêu cầu của người làm nghề này trong đó yếu tố cẩn thận, trung thực là quan trọng và được đề cao nhât. Bạn cần đặc biệt chủ động trong công việc này vì sẽ có rât nhiều việc phải làm, và quản lý không thể ngồi cạnh để dắt tay chỉ việc được. Những phẩm chât này cần được rèn luyện và giáo dục từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Để hình thành những phẩm chât tốt này, việc giáo dục ở trường học thường không đủ mà còn cần sự hỗ trợ, nhắc nhở ở gia đình. Thái độ làm việc tích cực, cầu thị chiếm 70% thành công trong công việc này. Bạn cần tập trung cao độ khi đang làm công việc của mình thì mới có thể tính toán số liệu chính xác.

Sinh viên mới ra trường muốn theo học nghề, làm nghề và thăng tiến với nghề cần học hỏi trực tiếp từ chính công việc, trải nghiệm từ thực thế, từ chính quản lý, đồng nghiệp và những người làm trước. Để “đứng” được ở vị trí Trưởng phòng, cần có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm chuyên môn về tiền lương và phúc lợi tại công ty có quy mô từ 500 người trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm quản lý. Ngoài ra, Trưởng phòng phải am hiểu chuyên môn trong lĩnh vực nhân sự, chuyên môn về chính sách tiền lương và phúc lợi cũng nhưam hiểu về Luật Lao động.

Quan hệ công việc và môi trường làm việc

Do yêu cầu, vị trí công việc, Trưởng phòng tiền lương và phúc lợi có quan hệ với tất cả các phòng, ban trong công ty, đồng thời trực tiếp hỗ trợ bộ phận sản xuất trực tiếp, bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác trong công ty.

Với các đơn vị bên ngoài Công ty, công việc của Trưởng phòng tiền lương và phúc lợi có mối liên hệ với các cơ quan như: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Bảo hiểm xã hội, Thuế...

Cũng như đa phần các vị trí văn phòng khác, vị trí tiền lương nằm trong bộ phận/phòng/ban nhân sự của các công ty, làm việc giờ hành chính và trong văn phòng. Tùy theo yêu cầu công việc tại mỗi thời điểm mà chuyên viên chuyên trách phải ra ngoài làm việc với các sở ngành chủ quản nói trên.

Thu nhập và cơ hội thăng tiến

Sinh viên mới ra trường cần trải qua thời gian thực tập từ 3 đến 6 tháng mới có thể thực hiện vị trí nhân viên. Tùy từng công ty, cấp bậc và các chế độ chính sách khác nhau mà thu nhập sẽ dao động 3 đến 200 triệu đồng/tháng. Ngoài lương thì vị trí này có cơ hội thưởng và các chế độ đãi ngộ khác như: Chế độ thưởng cổ phiếu, chế độ bảo hiểm cho bản thân, người thân khi được đề bạt lên các vị trí cao cấp,...

Chuyên viên nhân sự tiền lương có lộ trình thăng tiến như sau:

Ngoài tiền lương, khi được thăng tiến theo chức vụ (tương ứng với mỗi chức vụ sẽ có 1 mức lương và các quyền lợi nhât định), đi kèm với đó là trách nhiệm tăng lên theo từng câp độ mà người đảm nhiệm xác định phải gánh vác. Để có sự phát triển nghề nghiệp và thăng tiến trong nghề này đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian học hỏi, tích lũy kiến thức và kỹ năng, nghiên cứu để có thể đưa ra những tham mưu, tư vân về chiến lược, chính sách cho phù hợp với điều kiện của từng công ty.

Thách thức trong công việc

Thách thức lớn nhât đối với người nắm giữ vị trí này là thuyết phục được CEO (giám đốc điều hành công ty) về tăng chế độ đãi ngộ cho người lao động. Để vượt qua thử thách này và được phê duyệt, ngoài kỹ năng trình bày và thuyết phục, người làm nghề cần những dữ liệu phân tích xác đáng trong nội bộ công ty, tổng hợp thông tin thị trường, kết quả kinh doanh của công ty cũng như kế hoạch công ty trong những năm tiếp theo.

Một thử thách khác với người làm nghề là cân bằng quyền lợi của người lao động và chế độ, chính sách của công ty ở mức thỏa đáng. Người nắm giữ vị trí này (đặc biệt ở câp quản lý, trưởng phó phòng) còn có trách nhiệm giảng giải cho cán bộ nhân viên thâu hiểu về chế độ phúc lợi của công ty, làm cho họ yêu công việc và hăng say làm việc không phải chỉ bởi lương mà còn nhiều yếu tố phát triển khác.

Ngoài ra, người làm nghề này cũng phải đối mặt với một số rủi ro về nghề nhât định như tính sai, tính thiếu (thì bị người lao động phàn nàn, thậm chí bị công ty phạt), tính thừa chế độ tiền lương cho người lao động (người lao động không trung thực sẽ không khai báo, không trả lại tiền thanh toán thừa). Trong trường hợp này, chuyên viên chuyên trách sẽ bị phạt vì gây thiệt hại về mặt chi phí cho công ty. Ở các tập đoàn lớn, nếu không cẩn thận, chú ý, hoặc triển khai các quy định không đúng theo quy định của pháp luật thì hoàn toàn có thể bị khởi kiện. Vì vậy, để làm được nghề, bạn luôn cần cẩn trọng, cập nhật liên tục các văn bản quy phạm pháp luật, hiểu và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Trong kỷ nguyên mới của thời đại công nghệ 4.0, một số công việc giản đơn như tính toán lương (lặp đi lặp lại theo quy trình) có thể bị thay thế bởi công nghệ nhưng để tham mưu xây dựng nên những quy trình, chính sách phù hợp với từng công ty ở từng giai đoạn thì hiện chưa máy móc nào có thể thay đổi. Người làm nghề cần phải trau dồi kiến thức để thông minh hơn máy tính trong những công việc này.

Xu hướng nghề nghiệp

Đây là một nghiệp vụ buộc phải có ở tất cả các công ty khi phát sinh quan hệ lao động. Tùy theo quy mô lớn nhỏ của từng công ty mà bộ phận này, vị trí công việc này được thiết kế và sử dụng trực tiếp tại các đơn vị hay outsource (thuê ngoài) bởi các công ty dịch vụ tiền lương. Xu hướng outsource dịch vụ tiền lương này ngày càng một tăng cao khi Việt Nam tham gia AEC (cộng đồng kinh tế chung ASEAN), các công ty phải cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp trong khối ASEAN. Khi đó, các doanh nghiệp sẽ phải tập trung nâng cao năng lực cốt lõi của mình và xây dựng bộ máy vững mạnh trong đó quản trị nguồn nhân lực nói chung và quản trị chế độ phúc lợi nói riêng là một trong những yếu tố doanh nghiệp cần quan tâm. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng trung tâm phúc lợi tiền lương khi đủ độ lớn và mạnh hoặc outsource toàn bộ mảng công việc này cho bên thứ ba nếu muốn tập trung toàn lực vào việc phát triển sản phẩm và kinh doanh sản phẩm cốt lõi. GPO cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ outsource uy tín trên thị trường về dịch vụ tiền lương để những người làm nhân sự có thể tham khảo (để biết thêm thông tin, xin truy cập trang web: www.gpo.com.vn).

Lời khuyên của chuyên gia cho các bạn theo nghề

Đây là nghề rất thú vị và phù hợp với nữ giới. Tuy nhiên, để làm được và phát triển sâu về nghề đòi hỏi người theo nghề cần đặc biệt yêu thích làm việc với các con số, tỉ mỉ, có tư duy logic và phân tích. Người theo nghề cũng cần xác định rõ lộ trình công danh, đích đến của mình để đạt được những bước tiến trong nghề.

 

- Trích từ Cuốn sách: "Cẩm nang nghề nghiệp hiện đại" của tác giả Yến Đỗ