Chị Hồ Thị Thu Phương - Giám đốc chi nhánh IFB - Công ty Giao nhận vận tải quốc tế thành lập từ năm 1980 của Pháp, người đã có gần 20 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải chia sẻ với độc giả của GPO về nghề này như sau:

Chân dung của một Forwarder

Với sự phát triển chóng mặt của nền kinh tế và nhu cầu vận chuyển hàng hóa đang ngày càng tăng cao của các doanh nghiệp, nghề Forwarder ra đời và hiện đang trở thành một trong những ngành thu hút nguồn nhân lực cao.

Về cơ bản, Giao nhận quốc tế hay còn gọi là Freight Forwarder (gọi tắt là Forwarder) là một bên trung gian, nhận vận chuyển hàng của chủ hàng, hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) thành những lô hàng lớn hơn, sau đó lại thuê người vận tải (hãng tàu, hãng hàng không) vận chuyển từ điểm xuất phát tới địa điểm đích.

Ví dụ: Một công ty ở Đà Nẵng muốn xuất khẩu 1 container 40” hàng than củi sang Inchon, Hàn Quốc. Freight Forwarder sẽ thu xếp ký hợp đồng vận tải nhận chuyển lô hàng này với công ty có nhu cầu. Sau đó, Freight Forwarder sẽ tìm hãng tàu nào phù hợp (chẳng hạn Hanjin Shipping) để thuê vận chuyển container này tới cảng đích. Các Forwarder có thể nhận hàng đóng trong container, vận chuyển bằng đường biển (đa số) hoặc chuyển qua đường hàng không và các phương tiện khác.

Các hãng tàu như COSCO, NYK, K Line,... là những hãng tàu lớn nên sẽ không tiếp cận những khách nhỏ lẻ (vì các công ty này khó đàm phán được giá tốt) và Forwarder sẽ có vai trò như một bên trung gian môi giới để ký hợp đồng với các hãng tàu này và hỗ trợ ký hết những hợp đồng vận chuyển. Chính vì thế, vai trò của Forwarder là gom đủ số hàng vận chuyển trong mỗi chuyến tàu. Ví dụ như, ở Việt Nam muốn chuyển hàng đi các nước khác thì Forwarder sẽ ký trực tiếp hợp đồng với các hãng tàu. Sau đó, họ sẽ đi chào bán dịch vụ tới các khách hàng, các nhà cung cấp nhỏ lẻ, các bên đại lý nhận chuyển hàng (shipper). Như vậy, Forwarder là trung gian kết nối giữa nhà xuất khẩu, nhập khẩu với cả bên hãng tàu. Forwarder khác với Logistic - vị trí chuyên về kho bãi, vận chuyển nội địa, hải quan, chứng từ,... hoặc có thể hiểu là bên hậu cần của những nhà xuất và nhập hàng.

>>Mô tả công việc Nghề Giao nhận

Ngoài việc thu xếp, vận chuyển hàng hóa, các cá nhân, công ty là Forwarder cũng cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ khác nhau tùy theo yêu cầu của khách hàng. Một số dịch vụ thường gặp như: Thông quan - Forwarder sẽ thay thế chủ hàng hoàn tất các hồ sơ thông quan và nộp thuế xuất nhập khẩu; Forwarder sẽ hỗ trợ chủ hàng mọi thủ tục liên quan đến chứng từ như vận đơn, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ; quản lý hàng tồn kho, phân phối trong hoạt động phân phối và là người nắm được nhiều thông tin hữu ích về thương mại quốc tế nên sẽ là những nhà tư vấn tốt (và miễn phí) cho những khách hàng mới tham gia vào lĩnh vực ngoại thương.

Vai trò, tầm quan trọng của Forwarder

Forwarder đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế và đối với sự phát triển của nhiều công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty xuất nhập khẩu. Forwarder chính là bên trung gian thay mặt những khách hàng nhỏ để tiếp cận và thương thảo trực tiếp với các hãng vận tải, nhằm giúp cho việc vận chuyển hàng hóa. Khi thực hiện dịch vụ vận tải qua Fowarder, khách hàng sẽ có được những dịch vụ tốt hơn, giá tốt hơn, và tiết kiệm được thời gian làm thủ tục hải quan.

Forwarder luôn giúp khách hàng tìm tuyến đường vận chuyển tốt nhất, phương thức và hãng vận tải phù hợp nhất với nhu cầu của họ để giảm chi phí. Đặc biệt đây là cách cực kì tiết kiệm với các chủ hàng riêng lẻ vì các Forwarder sẽ thu xếp nhiều lô hàng nhỏ để đóng ghép (consolidate) hàng và vận chuyển tới địa điểm đích. Ngoài ra Forwarder còn có thể tư vấn cho khách hàng các kênh tuyến vận chuyển hiệu quả như đi tuyến nào, qua cảng nào thì tốt. Mỗi hãng tàu sẽ có thế mạnh riêng của mình ví dụ như NYK có thể đi Châu Âu rất tốt nhưng đi Châu Phi thì không tốt bằng Siemen. Khách hàng trực tiếp sẽ không thể nắm rõ các tuyến tàu đi như Forwarder. Họ thông qua dịch vụ của các công ty cung cấp dịch vụ Forwarder để đi được chuyến tàu mà họ muốn, giúp giảm chi phí. Ngoài ra họ còn được tư vấn trực tiếp và chu đáo về hồ sơ, giấy tờ của nước nhập khẩu.

Để trở thành Forwarder cần những yêu cầu gì?

Đầu tiên là yêu cầu về trình độ học vấn. Mỗi công ty vận tải (Freight Forwarder) có rất nhiều bộ phận, mỗi bộ phận lại có những yêu cầu riêng. Tại doanh nghiệp của chị Phương, yêu cầu đầu tiên sẽ là tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế, thương mại quốc tế, hải quan, ngoại giao,...; trình độ tiếng Anh tốt,... Cụ thể như bộ phận về dịch vụ khách hàng thì yêu cầu khá cao về trình độ tiếng Anh, kỹ năng giao tiếp tốt vì các bạn này thường xuyên phải liên hệ với khách, tư vấn cho khách hàng qua điện thoại thậm chí là kết nối các phòng ban của công ty với khách hàng. Một số bộ phận khác như bán hàng, marketing thì ngoài kỹ năng giao tiếp tốt nói trên, kỹ năng thuyết phục, đàm phán tốt và đức tính chăm chỉ, kiên trì là một trong những yêu cầu bắt buộc. Thông thường, khách hàng có thể không gặp hay tiếp xúc ngay ở những lần gặp đầu tiên mà có thể các bạn sẽ phải tiếp cận thậm chí 5 lần đền 10 lần thì khách hàng mới được thuyết phục và quyết định sử dụng dịch vụ.

Như vậy, kỹ năng mềm là yếu tố không thể thiếu với một Forwarder. Ngoài kỹ năng giao tiếp tốt, Forwarder cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Cùng một vị trí công việc nhưng với các bạn có kinh nghiệm, các bạn sẽ biết bố trí việc nào trước việc nào sau và nên việc bố trí thời gian như thế nào để thực hiện nhiều đơn hàng cùng một lúc sao cho nhịp nhàng và đơn giản.

Phẩm chất mà Forwarder cần có

Tùy theo từng bộ phận, phòng ban mà mức độ yêu cầu khác nhau, cụ thể:

Nhân viên Sales Forwarder (nhân viên kinh doanh giao nhận vận tải): Kiên trì, bền bỉ, nhạy cảm (EQ cao)... và có các kỹ năng cần thiết như làm việc qua điện thoại, thuyết trình, giao tiếp, nắm bắt tâm lý và thậm chí cả ăn nhậu nữa... Áp lực nhất với nhân viên sales là phải đạt chỉ tiêu doanh số được giao. Nhân viên sales thường sẽ không bị quản lý về mặt thời gian nhưng cần chăm chỉ, nhanh nhẹn, trung thực và cần tự giác cao độ. Nhật trình hàng ngày của các bạn sales Forwarder thông thường như sau: Buổi sáng đến công ty, gom các đơn hàng, phân loại đơn hàng, gọi điện thoại, đặt lịch hẹn, rồi ra ngoài gặp khách hàng, chiều quay trở lại công ty làm các công việc giấy tờ và giao dịch khác với khách hàng, đối tác.

Nhân viên chứng từ: Cần cẩn thận, chịu được áp lực về thời gian hoàn thành các bộ chứng từ, cần cập nhật liên tục các kiến thức và áp dụng linh hoạt và nhuần nhuyễn các luật kinh doanh quốc tế trong mỗi ngành nghề và trong quá trình xuất nhập, vận chuyển hàng hóa. Ví dụ như các bạn làm về chứng từ, kế toán thì cần các bạn dành thời gian ở công ty và làm đúng hết và đầy đủ các việc đã đề ra.

Nhân viên giao nhận: Là người trực tiếp làm thủ tục với cơ quan hải quan để nhận hàng cho khách. Vị trí này cần chịu áp lực về thời tiết, phải đi lại ở các cảng, không ngại khổ, ngại khó, phơi nắng dầm mưa. Ngoài ra, vị trí này còn chịu áp lực về sự minh bạch khi nhận thủ tục hải quan, khả năng ứng biến nhanh nhạy, xử lý tình huống kịp thời với nhân viên hải quan.

Nghề giao nhận vận tải đặc biệt cần đạo đức nghề nghiệp. Đạo đức nghề nghiệp ở đây thể hiện ở thái độ trung thực với dịch vụ, không vì chạy theo doanh số hay chỉ tiêu cá nhân mà tư vấn bừa về thời gian vận tải của khách. Mỗi lịch tàu, thời gian chạy tàu có khung biểu giá khác nhau và các điểm cảng khác nhau. Nhân viên giao nhận cần nắm rõ kiến thức chuyên môn, các lịch trình tàu biển và các cảng biển để có thể tư vấn lộ trình vận chuyển và giao nhận cho khách hàng tốt nhất. Nếu như khách hàng bị trễ thời hạn giao hàng vì tin tưởng vào thời hạn hợp đồng vận tải của Forwarder, khách hàng có thể chịu những khoản phạt trễ hạn rất lớn. Chính vì vậy, Forwarder cần hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình để tư vấn đúng và tốt nhất cho khách hàng.

Lộ trình nghề nghiệp

Đây là một nghề khó đòi hỏi trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Sinh viên mới ra trường khó mà thực hiện được công việc ngay vì kiến thức đào tạo ở nhà trường khác xa với thực tiễn. Hầu hết các doanh nghiệp phải dành thời gian đào tạo rất lâu cho nhân viên mới. Các bạn cần ít nhất 6 tháng đến 1 năm để làm quen với các tuyến, bảng giá, thông lệ và thủ tục hải quan cũng như giao nhận quốc tế. Dưới góc độ chuyên gia, chị Phương khuyên rằng các bạn nên bắt đầu ở các vị trí chăm sóc khách hàng, sau đó làm nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận rồi mới đến nhân viên kinh doanh.

Nhân viên kinh doanh giỏi ngoài kỹ năng kiến thức chuyên môn, kiến thức về sản phẩm dịch vụ, kỹ năng mềm còn cần xây dựng mối quan hệ và sự khéo léo. Nhiều khi, cùng chất lượng dịch vụ và giá cả như vậy nhưng độ tin cậy của nhân viên sales với khách hàng sẽ quyết định việc khách hàng có sử dụng sản phẩm dịch vụ của bạn hay không.

Các bạn mới ra trường hay nản chí khi gặp phải sự từ chối, mất tinh thần, không kiên nhẫn và cuối cùng là bỏ cuộc. Đây không phải là điều mà mọi nhà tuyển dụng mong đợi.

Sau 3 đến 5 năm tôi luyện, các bạn có thể lên các vị trí quản lý các bộ phận. Ở vị trí này, ngoài kinh nghiệm quản lý các bạn cần phải có một lượng khách hàng cụ thể. Cùng với thời gian tích lũy kinh nghiệm không chỉ về chuyên môn, tăng số lượng khách hàng, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo, các bạn sẽ được đề bạt lên các chức vụ cao hơn như giám đốc chi nhánh, giám đốc khu vực.

Sự ghi nhận về thành tích mà cá nhân bạn đạt được ở vị trí này ngoài chế độ đãi ngộ tương xứng với năng lực của bạn, vị trí quản lý của bạn trong công ty mà còn là danh tiếng của chính bạn và công ty bạn về dịch vụ trong ngành. Phần thưởng đó là vô giá vì nó sẽ góp phần đem lại những phần thưởng vật chất và tinh thần cho bạn tùy theo chế độ của mỗi công ty.

Môi trường làm việc của Forwarder

Có thể nói, môi trường làm việc khá tốt và khá rộng vì phạm vi nghề tương đối rộng. Các bạn được tiếp xúc thường xuyên với rất nhiều khách hàng, nhiều công ty lớn nhỏ ở các ngành nghề, các công ty nước ngoài thậm chí là qua các bên trung gian, đại lý, các công ty nước ngoài ở các nước. Công việc đòi hỏi các các bạn thường xuyên giao dịch và liên hệ trực tiếp với các khách hàng ở nước ngoài sẽ là cơ hội quý giá cho các bạn nâng cao khả năng ngoại ngữ và các thông tin thị trường quốc tế. Đặc biệt, vị trí kinh doanh là một vị trí rất “thú vị”. Các bạn có cơ hội tiếp xúc thường xuyên với rất nhiều đối tượng khách hàng cả trong lẫn ngoài nước để “chào hàng” và cung cấp dịch vụ. Các bạn cũng có cơ hội đi lại, giao thương quốc tế để tìm bạn hàng và phát triển khách hàng.

Khó khăn, thách thức của nghề Forwarder

Forwarder là nghề tiếp xúc với các thông lệ quốc tế về giao nhận vận tải và giao thương nên đòi hỏi người làm nghề cần có kiến thức chuyên môn sâu về các yêu cầu này. Đây là một thách thức tương đối lớn với các bạn sinh viên mới ra trường. Đặc biệt, thách thức càng cao hơn với các bạn đảm nhận vị trí kinh doanh, vị trí quan trọng mang lại doanh số cho mỗi công ty. Hơn nữa, công việc này có tính chất liên thông quốc tế. Khách hàng trên toàn cầu hoàn toàn có thể so sánh dịch vụ tương đương của Việt Nam và các nước bạn trong khu vực như ở Singapore, Hồng Kông, Phillipines. Cùng mức giá dịch vụ tương đương cho mỗi bộ hồ sơ nhưng thái độ phục vụ, độ chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ của các nước bạn tốt hơn hẳn. Ngoài kỹ năng và kiến thức chuyên môn về nghề như vận đơn (Bill), CO (Certificate of origin - giấy chứng nhận xuất xứ), L/C (letter of Credit - chứng thư bảo lãnh), Incoterm 2010 và các thông lệ quốc tế khác, các kỹ năng mềm như giao tiếp, đàm phán, thuyết phục, thái độ làm việc chuyên nghiệp, chỉn chu luôn luôn cần ở nghề này. Không chỉ có tư vấn về dịch vụ, các bạn còn cần hiểu các dịch vụ đi kèm như bảo hiểm hàng hóa, bảo hiểm rủi ro để tư vấn thêm cho khách hàng, giúp khách hàng giảm thiểu tối đa thiệt hại đối với mỗi trường hợp bất khả kháng.

Một thách thức nữa với các doanh nghiệp làm dịch vụ này là mức độ nhảy việc của các bạn trẻ rất cao vì không chịu được thử thách của nghề trong khi doanh nghiệp đã bỏ ra nhiều thời gian và công sức tìm kiếm, tuyển chọn, đào tạo các bạn. Các bạn không yêu nghề, chán nản, lại bỏ việc, nhảy việc nên khó trở nên thành thục và lão luyện trong nghề.

Lời khuyên của chuyên gia dành cho các bạn muốn theo đuổi nghề này

Các bạn học các chuyên ngành kinh tế, thương mại, thanh toán quốc tế từ các khối trường kinh tế, ngoại thương, hàng hải hay thương mại đều có khả năng tiếp cận và làm được nghề này. Điều cuối cùng, để giỏi và sống với nghề không phải chỉ ở bằng cấp mà chính là thái độ cầu thị, luôn trau dồi kiến thức học hỏi ở những người đi trước về thông tin thị trường, kinh nghiệm. Khả năng ngoại ngữ, tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn và các kỹ năng mềm khác là những điều kiện đủ để các bạn phát triển nghề.

- Trích từ Cuốn sách: "Cẩm nang nghề nghiệp hiện đại" của tác giả Yến Đỗ