Anh Thẩm Văn Sỹ - người đã có gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản lý chất lượng tại các tập đoàn lớn, các tập đoàn đa quốc gia trong và ngoài nước của Pháp, Thụy Điển như Apple Tree, IKEA, v.v. người tư vấn quản lý chất lượng cho nhiều dự án nhà máy của các tập đoàn lớn chia sẻ kinh nghiệm về nghề này như sau:

Quản lý chất lượng là gì?

Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng nói chung bao gồm lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng, cải tiến chất lượng.

Quản lý chất lượng là một trong 4 yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp, bên cạnh các yếu tố như quản lý chi phí, tính linh hoạt trong quản lý điều hành và giao hàng đúng tiến độ. Vì vậy, quản lý chất lượng trong doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng, nó tác động trực tiếp đến thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp, hay nói đúng hơn là nó sẽ quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, với sự lan truyền thông tin nhanh chóng, một doanh nghiệp hay tổ chức để xảy ra sự cố với chất lượng sản phẩm dịch vụ, hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe người tiêu dùng hoặc môi trường, doanh nghiệp đó sẽ lập tức bị cộng đồng lên án và tẩy chay dẫn đến không tiêu thụ được sản phẩm và nguy cơ phá sản là một điều có thể dự đoán được.

Tầm quan trọng của Quản lý chất lượng trong chuỗi sản xuất, dịch vụ?

Trong chuỗi sản xuất hay nói rộng hơn là chuỗi cung ứng (supply chain), vai trò của quản lý chất lượng lại càng quan trọng. Nó phải được thực hiện một cách chính xác, kịp thời và chuyên nghiệp thì mới đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và phải phù hợp về mặt chi phí sản xuất. Với rất nhiều sản phẩm dịch vụ, trên 50% các chi tiết cấu thành sản phẩm được đi đặt hàng (outsourcing) tại các nhà cung cấp bên ngoài, thậm chí nhà cung cấp ở nước ngoài. Vậy nên nếu việc quản lý chất lượng không chặt chẽ, chính xác và kịp thời có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp. Ví dụ như điện thoại thông minh Iphone, công ty Apple Inc thuê sản xuất ở các nhà cung cấp bên ngoài 100%, ngoại trừ yếu tố thiết kế. Do vậy, họ phải đặt ra các nguyên tắc rất khắt khe với các nhà cung cấp về việc quản lý và đảm bảo chất lượng, cũng như phải có sự kiểm tra, đánh giá và giám sát hết sức chặt chẽ bởi các chuyên gia chất lượng hàng đầu từ Apple thì họ mới khẳng định được chất lượng, trở thành sản phẩm dẫn dắt thị trường và doanh số bán hàng liên tục xác lập kỷ lục.

Khi sản phẩm càng phức tạp, vai trò của quản lý chất lượng càng quan trọng, bên cạnh chuyên môn, nhà quản lý chất lượng cần phải có kỹ năng và phương pháp làm việc hiệu quả, phải có kỹ năng lãnh đạo và khéo léo phát huy, tạo động lực tập thể. Đặc biệt trong thời kỳ toàn cầu hóa hiện nay, khi mà các khái niệm quản lý từ xa phát triển mạnh mẽ, nhà quản lý chất lượng còn phải trang bị cho mình khả năng ngoại ngữ giỏi mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc này.

Vị trí này có yêu cầu về trình độ, bằng cấp ?

Tùy theo từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, ngành nghề cụ thể có thể có các yêu cầu khác nhau với từng vị trí công việc. Ví dụ để trở thành một người kiểm tra chất lượng (quality controller) sản phẩm phần mềm, có thể phải yêu cầu đến một kỹ sư phần mềm. Nhưng với vị trí tương tự ở một nhà máy sản xuất đồ gỗ nội thất, có thể chỉ cần người kinh nghiệm thực tế và tính cách kiên trì, cẩn thận.

Quản lý chất lượng cần có kỹ năng gì?

Một số kỹ năng cơ bản một người quản lý chất lượng phải học tập và rèn luyện như:

• Kỹ quản lý giám sát: Khả năng quan sát bằng mắt (ngoại quan), kỹ năng đo kiểm, lập báo cáo và phân tích lỗi;
• Kỹ năng đọc hiểu, phân tích các tài liệu kỹ thuật, tuân thủ tiêu chuẩn (technical analysis and compliance);
• Kỹ năng phân tích và quản lý rủi ro chất lượng (risk analysis);
• Kỹ năng phân tích nguyên nhân và lập kế hoạch phòng ngừa, khắc phục (root causes analysis and preventive/ corrective action plan);
• Kỹ năng vận dụng kiến thức chuyên sâu để cải tiến liên tục (continuous improvement);
• Ngoài ra, với cán bộ quản lý chất lượng, phương pháp làm việc là vô cùng quan trọng, họ phải xác định được các yếu tố căn bản để giải quyết công việc một cách kịp thời, chính xác và hiệu quả.

Ví dụ một số mô hình và phương pháp tiếp cận giải quyết công việc hiện trên thế giới rất hay áp dụng và cho kết quả tốt:

• Mô hình 5W + H (Who? What? Where? When? Why? And How?);
• Mô hình PDCA (Plan/ Do/ Check/ Act);
• Mô hình 7 công cụ quản lý chất lượng. Có nghĩa là, người quản lý chất lượng ngoài việc có kiến thức chuyên môn sâu, cần có thêm phương pháp làm việc tốt: Luôn đặt câu hỏi với chính mình và những người xung quanh, đồng thời xây dựng nguyên tắc và phương pháp làm việc khoa học thì hiệu quả công việc mới cao và có thu nhập tốt.

Phẩm chất cần có trong vị trí Quản lý chất lượng?

Thông minh, nhanh nhẹn, kiên trì, biết lắng nghe, chịu khó học hỏi và trung thực là các phẩm chất cần có trong vị trí Quản lý chất lượng. Trong đó, yếu tố quan trọng nhất là sự trung thực. Khó mà tìm thấy người biết lắng nghe và kiên trì trong các ứng viên vào vị trí này hiện nay. Nếu thiếu tính cẩn thận, tỉ mỉ thì không thể làm được công việc này. Chỉ có cách rèn luyện thật nhiều thì mới có các phẩm chất cần thiết cho công việc quản lý chất lượng.

Thái độ làm việc tích cực, cầu thị chiếm 80 đến 90% trong sự thành công ở vị trí Quản lý chất lượng. Làm nghề này, bạn cần trung thực, biết tôn trọng ý kiến của khách hàng; Không kiêu căng ngạo mạn, cần có ý thức cao và thái độ làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp; Kỹ năng giao tiếp và xử lý vấn đề tốt cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần cho vị trí này.

Với công việc quản lý chất lượng, người lao động trong lĩnh vực này phải luôn xác định được mục tiêu lấy khách hàng làm trung tâm, phải tìm mọi biện pháp để đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Do vậy, tiêu chí hàng đầu là đề cao tính kỷ luật và trách nhiệm thông qua việc xây dựng kế hoạch, quy trình quản lý chất lượng và tuân thủ nghiêm ngặt, chặt chẽ. Quản lý chất lượng không chỉ đơn thuần là đảm bảo chất lượng sản phẩm một cách thuần túy như kiểm tra và giám sát để đảm bảo sản phẩm được làm ra theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu từ khách hàng. Ngày nay, quản lý chất lượng phải gắn liền với khái niệm cải tiến chất lượng một cách liên tục (continuous improvement). Do vậy, nhà quản lý chất lượng phải liên tục học hỏi, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, phải năng động sáng tạo và thường xuyên tiếp cận, cập nhật phản hồi từ phía khách hàng để cải tiến chất lượng sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng yếu tố cạnh tranh trên thị trường, đặc biệt phải nổi bật hơn về chất lượng so với đối thủ.

Quản lý chất lượng cần có kinh nghiệm như thế nào?

Đối với vị trí Quản lý chất lượng, kinh nghiệm phải được tích lũy liên tục một cách có ý thức.Thông thường cần 1 đến 2 năm là đã có thể làm quen và khởi đầu công việc này tùy vào thái độ và yêu cầu của từng công việc, từng tổ chức.

Khó khăn, thách thức trong nghề Quản lý chất lượng

Việc đào tạo Quản lý chất lượng tại các trường Đại học của Việt Nam hiện chưa đáp ứng yêu cầu thực tế. Vì vậy, ứng viên thường phải tự tìm thêm các khóa học nâng cao hoặc tham gia các hội thảo, diễn đàn để có thêm kiến thức và phương pháp Quản lý chất lượng hiệu quả.

Các kiến thức chuyên sâu, bổ trợ như: Lean, six sigma (mô hình cải tiến chất lượng) bước đầu được đưa vào chương trình giảng dạy, tuy nhiên chưa thực chất vì thiếu bài học từ thực tế công việc, do hầu hết các trường Cao đẳng, Đại học hiện nay chưa có liên kết chặt chẽ với các doanh nghiệp để tạo điều kiện cho sinh viên có môi trường thực hành. Ngoài ra, tại Việt Nam chưa có nhiều cơ sở đào tạo chuyên sâu về quản lý chất lượng cũng như chưa có nhiều chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này.

Doanh nghiệp Việt Nam nói chung chưa ý thức một cách đúng nghĩa và đầy đủ vai trò của Quản lý chất lượng trong hoạt động kinh doanh, chưa quan tâm một cách đúng mức mối liên hệ giữa Quản lý chất lượng với uy tín thương hiệu và chiến lược kinh doanh dài hạn.

Do vậy, họ cũng chưa đầu tư ngân sách phù hợp để tự phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển.

Vai trò của Quản lý chất lượng trong doanh nghiệp Việt chưa được đề cao so với các vị trí khác như kinh doanh hay marketing.

Thu nhập của Quản lý chất lượng?

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang từng bước nhận thức và đánh giá cao hơn vai trò của cán bộ quản lý chất lượng, cải thiện chế độ đãi ngộ và thu nhập cho nguồn nhân lực trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, ở khối các doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam, họ vẫn đề cao hơn vai trò của quản lý chất lượng, do vậy mức thu nhập cũng tốt hơn - một vị trí Giám đốc chất lượng ở khối doanh nghiệp ngoại hiện nay dao động từ 1.500 tới 5.000 USD/tháng.

Lộ trình phát triển công danh của nghề Quản lý chất lượng nhưthếnào?

Công việc quản lý chất lượng ngày càng được doanh nghiệp chú trọng và đầu tư. Đặc biệt, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp Việt Nam ngày nay cũng ý thức mạnh mẽ về tầm quan trọng của quản lý chất lượng - họ sẵn sàng đầu tư để phát triển đội ngũ quản lý chất lượng như tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa huấn luyện chuyên sâu tại các tổ chức đào tạo trong và ngoài nước, hoặc mời các đơn vị tư vấn đào tạo đến doanh nghiệp để trực tiếp bồi dưỡng cho cán bộ chất lượng. Bên cạnh đó, họ cũng có các chính sách tốt hơn để giữ cán bộ có chuyên môn cao thông qua việc tăng lương thưởng, cải thiện môi trường làm việc,...

Việc đào tạo chuyên môn quản lý chất lượng tại bậc cao đẳng, đại học của Việt Nam có thể nói chưa đáp ứng được một cách đầy đủ yêu cầu hiện nay từ thị trường lao động. Do vậy, các công ty dành một phần khá lớn ngân sách cho công tác đào tạo nội bộ, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ quản lý chất lượng. Đồng thời, tái cơ cấu lại mô hình tổ chức, nâng cao tầm quan trọng của bộ phận quản lý chất lượng. Vì vậy, cơ hội thăng tiến cho các cán bộ chất lượng cũng rất rộng mở, không hề thua kém cơ hội so với công việc khác như marketing, kinh doanh hay sản xuất.

Ngoài việc đáp ứng yêu cầu công việc chuyên môn, để thăng tiến trong sự nghiệp, cán bộ chất lượng phải tìm tòi, học hỏi thêm các kiến thức chuyên sâu về quản lý sản xuất và quản lý chất lượng nhằm mục tiêu cải tiến liên tục như Lean & Six Sigma, tìm cách vận dụng những kiến thức đó để giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, chất lượng sản phẩm cao hơn và có các cải tiến chất lượng nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất, nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm thông qua chất lượng,...

Xu hướng 5 đến 10 năm của nghề Quản lý chất lượng:

Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, doanh nghiệp nào làm chủ công nghệ và có chất lượng sản phẩm tốt, giá cạnh tranh thì doanh nghiệp đó tạo được lợi thế với các đối thủ cạnh tranh khác.

Với khái niệm hiện đại, con người là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ ngày càng phải đầu tư mạnh mẽ hơn vào việc phát triển nguồn nhân lực, trong đó có nhân lực quản lý chất lượng. Vì thế tương lai với ngành chất lượng cũng rộng mở hơn.

Xu hướng sản xuất thuê ngoài (out-sourcing), sản xuất ở nước ngoài (off-shoring) vẫn ngày càng phát triển mạnh mẽ. Mở rộng sản xuất ở các nước đang phát triển để tranh thủ nguồn nhân công giá rẻ vẫn là xu hướng chủ đạo trong 5 đến 10 năm tới. Do đó, cơ hội cho nguồn nhân lực trình độ cao trong lĩnh vực chất lượng sẽ dễ dàng tìm kiếm được việc làm tốt, thu nhập cao.

Lời khuyên dành cho các bạn trẻ muốn theo nghề Quản lý chất lượng:

Các bạn trẻ muốn theo nghề này phải thật sự đam mê và có tinh thần liên tục tự học hỏi thêm để bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho mình, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.

Phải trau dồi ngoại ngữ để tìm hiểu thêm kiến thức từ các nước có nền công nghiệp phát triển như Mỹ, Châu Âu, Nhật.

Tham gia các diễn đàn chuyên ngành online để tích luỹ thêm kinh nghiệm được chia sẻ và thảo luận bởi các chuyên gia trong và ngoài nước.

Tìm học thêm các khóa học chuyên sâu về quản lý tinh gọn (Lean production) và hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỉ lệ sai sót (Six Sigma) để nâng cao năng lực chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Phải xây dựng được mạng lưới cộng đồng liên quan đến công việc (networking) hoặc các mối quan hệ liên quan đến quản lý chất lượng để phục vụ tốt nhất cho công việc, vì trên thực tế ngành này gồm nhiều lĩnh vực: Từ đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng, quan hệ với các bên đánh giá thứ 3 (third parties), kiểm nghiệm an toàn chất lượng (các phòng thí nghiệm), xây dựng hệ thống và vận hành hệ thống,...

 

- Theo chuyên gia Thẩm Văn Sỹ (Trích Cẩm nang nghề nghiệp hiện đại).