Hôm trước tôi có dịp ngồi cafe hàn huyên cùng một cô em đồng nghiệp cũ. Cô kể rằng mới chuyển qua một nhóm agency chuyên tổ chức sự kiện của một công ty nước ngoài. Chị T là quản lý của nhóm và nhóm có tất cả 5 thành viên. Mọi người làm việc rất hòa đồng và coi nhau như một gia đình vậy. Thế nhưng sau khi chạy chiến dịch đầu tiên với nhóm, cô mới nhận ra có nhiều mâu thuẫn công việc giữa chị T quản lý và các thành viên, mà ở cương vị quản lý chị T đang loay hoay không thể sửa chữa chúng.

Sau khi lắng nghe xong toàn bộ câu chuyện, tôi nghĩ rằng chị T đã không thể thành thật với các nhân viên của mình. Chị T đã chọn phương án phớt lờ những chi tiết rạn nứt nhỏ trong công việc hàng ngày, để rồi chúng trở thành những mâu thuẫn lớn gây ảnh hưởng tới kết quả công việc và tinh thần làm việc nhóm.

Vậy ở cương vị quản lý - trưởng nhóm, bạn có thể làm gì để sửa chữa và tạo ra một đội nhóm có thể đi đường dài với nhau?

Sự thật thường tốt hơn giấc mơ

Ở vai trò quản lý, khi bạn lật một viên đá lên và xem những dòng chữ được viết bên dưới nó, bạn có thể chọn lựa hoặc đặt viên đá trở lại như cũ, hoặc có thể chọn thông báo với tất cả các thành viên trong nhóm rằng: "Nhiệm vụ của tôi là nhặt viên đá lên và nói cho các bạn biết rằng nội dung của nó", mặc dù nội dung của nó có thể rất khủng khiếp và làm bạn sợ chết khiếp.

Trọng trách của chị T trong trường hợp này cũng rất nặng khi vừa phải chịu áp lực từ cấp trên để chạy một chiến dịch tốt, vừa phải dẫn dắt và giao việc cho các thành viên trong nhóm. Đó là giấc mơ lý tưởng của chị T khi muốn mọi thứ phải thật sự hoàn hảo, không chấp nhận bất cứ sai lầm nào của các thành viên trong nhóm khi mắc phải.

Trên thực tế, trong một chiến dịch có quá nhiều đầu việc, việc nhân viên của mình không thể hoàn thành công việc đúng hạn hay làm hỏng/làm sai ý của bạn theo một cách mà chính bạn không thể tin được, là điều hoàn toàn có khả năng xảy ra. Điều đúng đắn ở đây là thái độ của bạn đối mặt với sự thật phũ phàng đó như thế nào? Nếu công việc không đúng hạn, thực tế là bạn cần phải sát sao hơn nữa với nhân viên của mình. Nếu công việc làm sai ý bạn, thực tế là bạn cần kiểm tra lại cách giao tiếp, truyền đạt của mình với nhân viên đã đầy đủ thông tin hay chưa, nhân viên của bạn đã thực sự nắm bắt được chính xác những gì bạn muốn hay chưa?

Ở một môi trường làm việc được xây dựng đúng đắn, nhân viên cũng sẽ có quyền lên tiếng góp ý với các quản lý - lãnh đạo của mình. Họ có thể đưa cho bạn những viên đá và nói rằng: "Chúng tôi cần các anh/chị để ý đến những điều này". Và khi nhận được những phản hồi như vậy từ nhân viên của mình, nếu bạn là quản lý, bạn sẽ đón nhận và xử lý chúng như thế nào? Tôi sẽ giải thích rõ hơn ở phần cuối của bài viết.

Quản lý cá tính mạnh thực chất là một điểm yếu

Đối với nhiều đội nhóm trong công việc, khi người quản lý quá sắt đá và uy lực sẽ dẫn đến tình huống mọi người e sợ vị lãnh đạo này. Cá tính mạnh mẽ cần phải xem nó như một tài sản, đồng thời cũng là một món nợ. Cá tính mạnh có thể là nguồn gốc nảy sinh nhiều vấn đề, nhất là khi mọi người che đậy sự thật phũ phàng qua mặt bạn. Nếu bạn đang ở vai trò quản lý, hãy ý thức và cảnh giác về khía cạnh này của bản thân.

Trở lại nhóm agency, điều này thực sự đã diễn ra trong nhóm của họ. Các thành viên trong nhóm không dám lên tiếng bình luận gì về thái độ hay cách ứng xử của chị T. Họ phải chờ chị T đi hẳn ra ngoài phòng để không khí đỡ căng thẳng hoặc những buổi ăn trưa tụ tập lại với nhau. Điều này chỉ lại vô tình khiến khoảng cách giữa chị T và đội nhóm của mình cách xa nhau hơn, thậm chí đối với các quản lý yếu kinh nghiệm, họ sẽ nghĩ rằng nhân viên của mình đang làm phản, cách ly, tẩy chay mình…

Khi nhà quản lý để bản thân mình (thay vì để sự thực tế) trở thành động lực chính khiến mọi người e ngại, bạn đã vô tình tạo ra một công thức tạo ra sự tầm thường, thậm chí còn tệ hơn thế. Đây cũng là một trong những lý do chính tại sao những nhà lãnh đạo ít sức hút thường mang lại những kết quả tốt hơn về lâu dài.

Tạo ra một môi trường lắng nghe sự thật

Ở vị trí quản lý, bạn phải tạo ra được một môi trường nơi sự thật được lắng nghe và thực tế được nhìn nhận. Giữa việc tạo cơ hội cho mọi người được quyền lên tiếng và cơ hội được lắng nghe là hoàn toàn khác xa nhau, đặc biệt là sự thật phải được lắng nghe.

Vậy làm thế nào để tạo ra một môi trường lắng nghe sự thật? Hãy thử áp dụng một số chỉ dẫn dưới đây:

Bước 1: Lãnh đạo bằng câu hỏi chứ không phải bằng câu trả lời

Trong trường hợp này, chị T cần cố gắng để hiểu các nhân viên của mình thông qua những câu hỏi vì một và chỉ một lý do: tìm hiểu thật rõ nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề. Chúng ta sẽ không sử dụng các câu hỏi dạng gợi ý như: "Em có đồng ý với chị không?", hay để đổ lỗi và hạ thấp người khác như: "Sao em lại làm mọi thứ nát bét và tan tành như vậy?".

Một vài câu hỏi đúng đắn mà chúng ta nên áp dụng là: "Lúc này các em đang nghĩ gì?", "Các em có thể kể cho tôi nghe được không?". "Em hãy làm rõ cho chị hiểu hơn được không?", "Tại sao chúng ta phải lo lắng về điều này?".

Quản lý không nhất thiết lúc nào cũng phải hỏi để tìm bằng được một câu trả lời, rồi lại khuyến khích nhân viên đi theo tầm nhìn của mình. Làm lãnh đạo là bạn phải khiêm tốn thừa nhận rằng bạn chưa hiểu đủ rõ để có câu trả lời và sau đó biết đặt câu hỏi để có được những thông tin quý giá từ nhân viên của mình.

Bước 2: Tham gia vào các cuộc đối thoại và tranh luận, đừng ép buộc

Sau khi nắm được thông tin ở bước thứ nhất, quản lý cần tạo ra những cuộc đối thoại và tranh luận - nơi mà mọi người đều có quyền lên tiếng và ai cũng được lắng nghe từ phía đối phương. Có thể bạn sẽ thấy xuất hiện những hành động như: "tranh luận lớn tiếng" hay "trao đổi căng thẳng". Điều đó có thể xảy ra ở những buổi họp nghiêm túc. Nhưng tất cả việc đó sẽ chỉ dừng lại ở trong phòng họp. Khi bước ra cánh cửa, quản lý phải xác định được tư tưởng cho mọi người trở lại đồng nghiệp bình thường với nhau, không hề có một chút cảm xúc cá nhân nào được xen lẫn vào trong đó.

Quá trình này phải được thực hiện một cách nghiêm túc như là một cuộc tranh luận khoa học, để mọi người tham gia tìm ra câu trả lời tốt nhất, chứ không phải là giả vờ tranh luận giả tạo rồi tìm ra một phương án đã có sẵn trong đầu người quản lý.

Bước 3: Thực hiện các cuộc phân tích và không đổ lỗi

Khi quản lý gom lại các thông tin đã có ở trên, bạn và nhóm sẽ bắt đầu phân tích vấn đề - đặc biệt là không đổ lỗi - ngay cả khi đội nhóm của mình đang vấp phải những sai lầm khó tin. Trong một thời đại mà các nhà lãnh đạo thường cố gắng tự bảo vệ hình ảnh của mình thì rất khó để các thành viên trong nhóm hiểu được mình.

Những nhà quản lý - lãnh đạo dám đứng ra tự nhận lỗi sai thuộc về mình với cấp trên, không quyết định đổ lỗi cho nhân viên của mình khi họ mắc sai lầm, sẽ càng ghi điểm đậm hơn trong mắt cả nhân viên và sếp của mình.

Mấu chốt vấn đề ở đây là bạn mong muốn tìm kiếm sự thấu hiểu và học tập kinh nghiệm, và đó chính là bước quan trọng để tạo dựng một môi trường để sự thật được chú ý.

Lời kết

Sự thật phũ phàng luôn là nỗi ám ảnh với các vị trí quản lý - lãnh đạo. Khi bạn bắt đầu áp dụng một nỗ lực trung thực và cần mẫn để xác định tình hình thực tế của đội nhóm của mình, quyết định đúng đắn sẽ tự nó thể hiện điều này. Bạn không thể nào đưa ra những quyết định đúng đắn mà không nghiên cứu toàn bộ quá trình với một thái độ thừa nhận tính thực tế của hiện tại.

Khi lãnh đạo một đội nhóm, chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn xảy ra trong quá trình làm việc. Nhưng sự khác biệt của một lãnh đạo tốt là cách họ phản ứng lại khi đối mặt trực diện với tình huống xấu. Đó là quá trình trui rèn nên những nhà lãnh đạo giỏi sau này. Những vấp ngã, sai sót trong công việc đều là những bài học đắt giá để giúp những nhà quản lý trở nên mạnh mẽ hơn sau này.

Và cuối cùng, bạn cần phải giữ vững niềm tin vào chính bản thân và đội nhóm của mình. Đó là một sự tự tin cần phải có để truyền cảm hứng cho các đồng nghiệp của mình. Bạn sẽ không thể vượt qua những khó khăn nếu chính bản thân bạn còn không tin vào chính mình.

(Tham khảo tài liệu từ sách "Từ tốt đến vĩ đại")

Anh Vũ - Helino.
Ảnh: Kenh14.