4 bước quan trọng giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả nhất

Bạn đang cảm thấy mệt mỏi vì công việc cứ mãi hỗn độn? Bạn đã dành cả ngày để làm việc nhưng vẫn không thể hoàn thành công việc? Đã lâu rồi bạn không có thời gian để nghỉ ngơi? 4 bước sắp xếp công việc hiệu quả trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn vừa có thời gian làm việc vừa có thêm thời gian nghỉ ngơi.

1/ Sắp xếp công việc hiệu quả bằng cách lên kế hoạch

Hầu hết những chia sẻ về bí quyết thành công của những người nổi tiếng đều liên quan đến khả năng lên kế hoạch cho những việc mà họ cần làm trong một khoảng thời gian nhất định. Bởi, khi bạn lên kế hoạch, bạn sẽ không bị bỏ sót những việc quan trọng cần làm.

Cách lập kế hoạch chi tiết:

Liệt kê những công việc cần thực hiện ra giấy
Sắp xếp thứ tự công việc cần thực hiện theo mức độ ưu tiên những việc quan trọng
Lựa chọn khoản thời gian hoàn thành thích hợp cho từng công việc
Đặt lịch nhắc nhở công việc trong điện thoại để hạn chế vì quá bận rộn mà quên đi.
Mặc dù bạn có thể lên kế hoạch cụ thể cho những việc cần làm trong ngày. Thế nhưng, khi ứng dụng vào thực tế cần có sự linh hoạt và biến đổi phù hợp. Bạn nên cân chỉnh lại kế hoạch công việc nếu có những sự việc khác phát sinh, đừng cứng nhắc lúc nào cũng phải tuân theo đúng kế hoạch mới được.

Ngoài ra, khoảng thời gian lý tưởng để bạn lên kế hoạch công việc trong một ngày là 10 phút. Đừng dành quá nhiều thời gian chỉ để lên kế hoạch, để rồi cuối cùng bạn chẳng có thời gian làm việc.

2/ Học cách từ chối cũng là bí quyết để sắp xếp công việc hiệu quả

Cuộc sống của mỗi chúng ta gắn liền với nhiều mối quan hệ khác nhau, sẽ khó tránh khỏi những cuộc hẹn cuối tuần, đám tiệc hoặc sự việc đột xuất không lường trước,…

Chính những lúc như thế, kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả mới trở nên quan trọng. Bạn cần cân nhắc việc nào nên đi, việc nào không và học cách từ chối những lời mời với mức độ không quan trọng hoặc không cần thiết.

Vậy thế nào là lời mời có mức độ không quan trọng? Ví dụ như, ngày mai bạn có một bản báo cáo cần phải nộp cho sếp, nhưng tối nay tan ca bạn có một cuộc hẹn ăn tối để giải khuây với cô bạn thân. Như vậy, giữa báo cáo và cuộc hẹn thì điều nào quan trọng hơn?

Xét ở góc độ về tính cấp bách thì việc hoàn thành báo cáo quan trọng hơn. Do đó, đôi khi bạn phải chấp nhận hủy cuộc hẹn đó để đảm bảo tiến độ công việc cho bản thân.

Đồng thời, đừng quên hủy cuộc hẹn với thái độ chân thành và nhớ chuộc lỗi với cô bạn ấy trong lần sau nhé.

3/ Nói không với lười biếng là cách để sắp xếp công việc hiệu quả

Tại sao nói không với lười biếng lại là cách sắp xếp công việc hiệu quả? Hãy thử tưởng tượng, với một bản kế hoạch làm việc được phân chia thời gian nghỉ ngơi là 3 tiếng đồng hồ nhưng thời gian làm việc chỉ có 30 phút.

Vậy thử hỏi, nó đã hợp lý chưa? chúng ta thường mắc một căn bệnh nan y mà không thuốc nào có thể chữa được. Đó chính là “bệnh lười biếng”.

Lười biếng không chỉ làm bạn tốn nhiều thời gian mà còn làm chậm tiến độ công việc. Thời gian mà bạn đang nằm ngủ thì người khác đang làm việc hăng say, thời gian bạn vừa thức dậy thì người khác đã được tiến cử lên vị trí giám đốc hay ở một vị trí cao hơn.

Vì thế, nếu muốn thành công và hoàn thành công việc hiệu quả thì hãy nói không với lười biếng. Đặc biệt, đừng bao giờ cho phép bản thân được nói “chỉ ngủ thêm 5 phút nữa, ngày mai rồi hẳn làm,…”

4/ Học cách quản lý thời gian của bản thân

Một ngày có 24 tiếng đồng hồ: 8 tiếng để ngủ, 8 tiếng để làm việc và 8 tiếng dành cho gia đình và bản thân.

Đây 3 mốc thời gian cơ bản của một ngày làm việc. Nếu bạn có việc gấp cần phải hoàn thành, có thể cắt bớt khoảng thời gian ngủ của bản thân (tuy nhiên không nên ngủ ít hơn 7 tiếng/ ngày) và giảm bớt thời gian dành cho bản thân để làm việc.

Đừng làm việc không có khoa học hay chủ đích. Hãy làm việc thông minh bằng cách quản lý thời gian thật tốt.

Với 4 bước cơ bản giúp sắp xếp công việc hiệu quả được chia sẻ, mong rằng bạn đã có thêm thông tin hữu ích. Hãy nhớ rằng, làm việc có kế hoạch – quản lý tốt thời gian – không lười biếng và quản lý thời gian tốt là những yếu tố có thể giúp bạn thành công trong sự nghiệp.

Theo HR Insider.