6 thói quen hàng ngày giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Hầu hết chúng ta đều mong muốn có hiệu suất cao trong mọi lĩnh vực cuộc sống, từ học tập, làm việc, đến việc mở rộng các mối quan hệ hay xử lý các vấn đề cá nhân. Nhưng phải làm những gì, phải hình thành những thói quen nào để đạt giúp năng suất công việc được cải thiện vẫn luôn là thắc mắc của nhiều người? Và bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cho bạn 6 thói quen hàng ngày để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1.Điều chỉnh tâm trạng của bạn khi thức dậy

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng cách bạn bắt đầu một ngày có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc. Nếu bạn bắt đầu một ngày mới với tâm trạng vui vẻ, thoải mái, bạn sẽ tràn đầy năng lượng để làm việc; và ngược lại, bạn sẽ làm việc một cách chậm chạp, trì hoãn nhiều hơn khi bạn có tâm trạng không tốt. Vì vậy hãy bớt suy nghĩ để giữ tâm trạng thoải mái sẵn sàng bắt đầu một ngày mới.

2.Không check mail liên tục và chọn thời điểm thích hợp để check mail

Tỷ phú Jeff Bezos – CEO Amazon không bao giờ liên tục kiểm tra thông báo trên điện thoại của mình. Ông cho rằng, việc kiểm tra email hay thông báo trên điện thoại liên tục có thể làm giảm năng suất làm việc.

Tiến sỹ tâm lý học Richard MacKinnon cho biết: "Email vừa là một công cụ hỗ trợ hữu ích đối với công việc, nhưng đồng thời cũng là một tác nhân để lại trạng thái tâm lý căng thẳng cho người dùng”. Theo nghiên cứu của ông, những người thường xuyên check email ngay và liên tục thường xuyên rơi vào trạng thái stress. Bên cạnh đó, thời điểm thực hiện công việc này cũng là tác nhân gây ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của họ, đặc biệt là vào sáng sớm và lúc tối muộn.

Ở một nghiên cứu khác cũng đã chỉ ra rằng: việc gửi mail và tin nhắn liên tục làm giảm năng lực tinh thần của bạn, cụ thể là giảm trung bình 10 điểm khi làm bài kiểm tra IQ.

Vậy nên, hãy cố gắng tập cho mình thói quen dành ra từ 15 – 20 phút để tập trung tối đa vào việc check email và vào những khung giờ thích hợp trong ngày. Bạn có thể tham khảo cách chia thành 3 khoảng thời gian dưới đây:

Lần 1 vào lúc 10 giờ.
Lần 2 lúc 13 giờ.
Lần 3 lúc 16 giờ.

Hoặc bạn cũng có thể chỉ cần dành ra 30 phút mỗi sáng để thực hiện công việc này nhưng cần chắc chắn rằng bạn phải rất tập trung và sẽ dừng việc check mail ngay sau 30 phút.

3.Sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc

Chúng ta vẫn thường hay tự đặt câu hỏi với bản thân: “Tại sao mình lại không thể hoàn thành tất cả mọi việc?” Và câu trả lời lại rất đơn giản: "Bản thân bạn đang cố gắng làm quá nhiều thứ". Nếu bạn muốn làm việc một cách năng suất hơn, hãy tự đặt câu hỏi “Mình có thực sự cần làm điều này trước tiên không?”

Chúng ta hay phàn nàn về việc không có đủ thời gian để làm việc nhưng rồi sau đó bản thân lại bỏ qua việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần phải hoàn thành. Và trên thực tế, phần lớn những điều mà mọi người làm một cách nhanh chóng lại là những điều không thực sự quá cần thiết.

Vậy nên thay vào đó, hãy xác định những điều quan trọng và ưu tiên tiên thực hiện nó trước.

4.Loại bỏ sự phân tâm

Cuộc sống hiện đại luôn có sẵn cho bạn những thứ hấp dẫn, dễ khiến chúng ta bị phân tâm… Do đó, hãy sắp xếp lại phòng làm việc của bạn với những tài liệu cùng các vật dụng cần thiết và đóng cửa lại để tránh xa những yếu tố gây sao nhãng cho bạn.

Trong trường hợp bạn không có văn phòng riêng hoặc không thể đóng cửa, hãy thử tìm một nơi yên tĩnh, tắt mọi thông báo về email, Facebook, các vật dụng thiết bị khiến bạn dễ phân tâm… trong một vài giờ để dành sự tập trung tốt nhất vào công việc của mình.

5.Nghỉ giữa giờ

Não bộ của bạn sẽ không thể tập trung và tỉnh táo trong suốt nhiều giờ. Vậy nên sau những khoảng thời gian tập trung xử lý công việc, hãy bước ra ngoài và dành cho bản thân thời gian ngắn từ 5 – 10 phút để nghỉ ngơi và thực hiện một vài cách thư giãn đơn giản như: đi lại, ngắm nhìn quang cảnh xung quanh, nhắm mắt cho mắt nghỉ ngơi, hoặc nghe một bản nhạc…

6.Xác định mục tiêu vào mỗi buổi tối

Trước khi rời khỏi phòng làm việc vào ban đêm, doanh nhân Kenneth Chenault – Giám đốc điều hành của thẻ tín dụng quốc tế American Express, đã viết lại 3 điều mà ông muốn thực hiện vào ngày hôm sau, và ông sẽ bắt đầu ngày làm việc mới với những công việc này.

Tác giả Dan Pink, tác giả của nhiều cuốn sách kinh doanh nổi tiếng cũng đã đưa ra lời khuyên rằng hãy thành lập một thói quen khi kết thúc một ngày làm việc bằng cách sắp xếp lại bàn làm việc, lưu tài liệu, tắt máy tính và lập một danh sách những việc cần làm cho ngày mai.

Để mỗi sáng khi thức dậy bạn biết rõ điều gì quan trọng cần làm, hãy tập cho mình thói quen viết các mục tiêu cụ thể ra giấy vào buổi tối trước khi kết thúc công việc. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của công việc hơn và cũng giúp bạn giảm lo lắng khi bắt đầu một ngày mới.

Tạm kết

Muốn công việc hiệu quả hơn, bạn cần tập cho mình những thói quen tốt để giúp gia tăng năng suất công việc. Và với bài viết trên đây, Hướng nghiệp GPO hy vọng đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về vấn đề này.

Đọc thêm:

>> 7 bước đơn giản để phát triển thói quen tốt.

Hoàng Yếnn