Cách gửi email và viết CV xin việc dành cho Sinh viên - Phần 2

Trong phần trước, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu về email, các công cụ tuyển dụng, một vài lỗi khi gửi email và 3 bộ phận thiết yếu của email. Để tiếp nối bài trên, hãy cùng Hướng nghiệp GPO đi tìm hiểu và phân tích từng thành phần trong cấu trúc của một email xin việc cơ bản trong bài viết dưới đây nhé.

1. Tiêu đề

Hãy nhớ rằng luôn phải đặt tiêu đề email để người nhận có thể biết ngay chủ đề, mục đích của email là gì? Một vài tổ chức, doanh nghiệp sẽ quy định sẵn về tiêu đề email trong bản tuyển dụng nhưng trong trường hợp không quy định. Bạn có thể đặt tiêu đề email ở dạng Vị trí ứng tuyển - Họ tên hay Tên công ty - Vị trí ứng tuyển - Họ tên.

2. Nội dung

Chào hỏi: Yếu tố cơ bản, đầu tiên để mở đầu một cuộc giao tiếp nói chung, và một email nói riêng. “Dear Anh/chị + Tên nhà tuyển dụng” hoặc “Gửi Anh/chị + Tên nhà tuyển dụng” hay “Kính gửi Anh/chị + Tên nhà tuyển dụng” là những lời chào hỏi cơ bản mà bạn có thể tham khảo.
Giới thiệu: Sau lời chào hỏi, hãy giới thiệu sơ qua về bản thân, bao gồm tên (Họ tên), nơi bạn nhìn thấy tin tuyển dụng và mục đích bạn gửi mail cùng CV. Đồng thời hãy thể hiện niềm khao khát, mong muốn của bạn như thế nào đối với vị trí, công việc đó và một vài lời cam kết nếu muốn (Optional).
Cảm ơn và lời chúc: Kết thúc phần nội dung email với một vài lời cảm ơn, lời chúc tới nhà tuyển dụng và công ty để thể hiện sự thân thiện và chu đáo của “ứng viên”.

3. Chữ ký

Chữ ký là phần cuối cùng của một email, bao gồm thông tin liên lạc, số điện thoại. Phần lớn các bạn sinh viên đều bỏ quên phần này. Họ thường cho rằng Nhà tuyển dụng biết hết thông tin của mình, một số khác lại cho rằng họ đã để rõ thông tin trong CV, Đơn xin việc nên không để lại bất cứ phương thức liên lạc nào.

Một chữ ký cơ bản bao gồm:

Kính ngữ: Trân trọng, Thân ái, Thanks and Best Regards...
Tên: Họ tên, Tên họ, Tên hiển thị của gmail…
Số điện thoại, Email.
Một vài yếu tố không bắt buộc khác: Skype, Zalo, Mạng xã hội, Email…

Một mẫu email đơn giản bạn có thể tham khảo

Trên đây là ví dụ đơn giản nhất về một email xin việc thông thường, bao gồm 3 phần chính: Tiêu đề, Nội dung, Chữ ký. Bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ cấu trúc trên, hãy lưu ý đến việc trình bày email sao cho dễ nhìn, dễ đọc. Sử dụng in đậm, in nghiêng đúng lúc, đúng chỗ.

Một số vấn đề cần đặc biệt lưu ý

1. Địa chỉ email

Để bắt đầu một cuộc giao tiếp đúng nghĩa thì trước hết bạn phải chuẩn bị cho mình một địa chỉ email lịch sự và chuyên nghiệp. Ít nhất phải có tên của bạn và đặc biệt không được có những ký tự đáng yêu, dễ thương như: “baby”, “cute”, “benho”... Nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc đặt địa chỉ email, bạn có thể tham khảo những định dạng email cơ bản bao gồm tên, họ, năm sinh hay tên, họ, ngày tháng sinh…

2. Tên hiển thị email

Và đi cùng với địa chỉ email là tên hiển thị, phải viết hoa tên riêng, phải có tên kèm họ hoặc tên mình kèm tên tiếng anh. Hiện nay, email đã cho phép người dùng cài đặt tên hiển thị khi gửi mail riêng biệt so với tên tài khoản Google. Vậy nên, nếu bạn e ngại phải đổi tên tài khoản Google thì đã có giải pháp tối ưu để giải quyết tình trạng này. Đồng thời, hãy để một ảnh đại diện thật chỉn chu thay vì hoa lá cành, hoạt hình, anime…

3. Sử dụng “Enter” một cách thông minh

Bên cạnh việc tạo cho mình một địa chỉ email, một tên hiển thị email chuyên nghiệp và tuân thủ đúng cấu trúc của một email cơ bản. Bạn cũng cần chú ý đến việc xuống dòng một cách hợp lý. Tránh việc chỉ viết email trong một đoạn văn, vừa khó đọc, vừa thể hiện bạn là một người thiếu kỹ năng trình bày văn bản.

Vậy nên, sau khi xác định rõ từng phần, từng ý của “đơn xin việc”, hãy sử dụng “Enter” một cách thông minh. Thường thì một lệnh “Enter” thôi là chưa đủ, khi chỉ ấn phím “Enter” một lần trong gmail, các đoạn văn vẫn bị dính liền với nhau. Vì vậy, để ngăn cách các đoạn, hãy ấn phím “Enter” hai lần nhé. Đặc biệt, nên sử dụng lệnh này để 3 phần: Chào hỏi, Nội dung và Chữ ký được phân biệt một cách cụ thể, rõ ràng.

Tạm kết

Hy vọng với bài viết trên, Hướng nghiệp GPO đã mang lại những thông tin hữu ích, có thể giúp bạn định hướng được cách gửi email đúng cách, tránh được những lỗi không đáng có và tạo được ấn tượng tốt với Nhà tuyển dụng. Hãy theo dõi để đón chờ Phần tiếp theo - Cách viết CV của chuyên mục này nhé, chắc chắn sẽ không làm các bạn thất vọng.

Phần trước: Cách gửi email và viết CV xin việc dành cho Sinh viên - Phần 1

Phần tiếp theo: Cách gửi email và viết CV xin việc dành cho Sinh viên - Phần 3

Thùy Leah