Cách gửi email và viết CV xin việc dành cho Sinh viên - Phần 1

Các bạn sinh viên luôn luôn tìm kiếm cơ hội làm việc cho bản thân, một vị trí thực tập sinh hay cộng tác viên là xuất phát điểm vô cùng hoàn hảo. Vừa có thể học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, xây dựng các mối quan hệ, vừa có thể có một khoản thu nhập để tự lập, chi trả cho các chi phí phát sinh. Tuy nhiên, phần lớn các bạn sinh viên hiện nay đều thiếu kỹ năng xin việc, bao gồm kỹ năng gửi email và viết CV.

Đây là 2 yếu tố vô cùng quan trọng để quyết định kết quả của vòng sơ loại. Và nếu bị loại ngay tại vòng này thì cánh cửa cơ hội gần như đóng lại hoàn toàn. Vậy, cách gửi email và viết CV chuẩn sẽ như thế nào. Hãy cùng Hướng nghiệp GPO theo dõi trong loạt bài này nhé. Trong phần 1 này, chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về cách gửi email chuyên nghiệp và đúng cách.

Email và công cụ tuyển dụng

Đa số các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đều tiến hành tuyển dụng thông qua các kênh tuyển dụng trực tuyến - một hình thức tuyển dụng vô cùng hiệu quả với chi phí thấp và không tốn nhiều thời gian, công sức. Một vài trang web tuyển dụng uy tín như Vietnamworks, TopCV, My Work, Career GPO… là những sự lựa chọn hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp.

Chính bởi vì hình thức tuyển dụng là trực tuyến vậy nên ngoài cách ứng tuyển truyền thống bằng cách nộp hồ sơ xin việc, CV trực tiếp tại văn phòng thì cũng xuất hiện một hình thức ứng tuyển mới, được thực hiện dưới hình thức online đó là ứng tuyển qua email tuyển dụng của doanh nghiệp.

Career.gpo.vn - Một trang tuyển dụng trực tuyến uy tín miễn phí

Một vài lỗi gửi email phổ biến

Bản thân Sinh viên là những người thiếu kinh nghiệm, thiếu trải nghiệm, chính vì vậy mà các bạn thiếu rất nhiều kỹ năng, trong đó có kỹ năng viết email, một kỹ năng cơ bản và vô cùng cần thiết trong thời đại số. Do đó, khi đứng ở vị trí của một nhà tuyển dụng, bạn sẽ nhận được rất nhiều, hàng chục, hàng trăm email từ các bạn sinh viên với cùng những lỗi cơ bản như:

Không có tiêu đề: Một email khi không có tiêu đề sẽ rất dễ rơi vào hộp thư rác và không thể đến tay nhà tuyển dụng. Hoặc nếu có, thì khả năng bạn được chọn sẽ rất thấp.
Không có nội dung email: Một lỗi vô cùng phổ biến khác đó là việc chỉ gửi CV hay Hồ sơ xin việc, Sơ yếu lý lịch mà không hề kèm theo bất cứ nội dung nào. Đây cũng là một yếu tố để Nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng của bạn.
Một vài lỗi khác như: Sai sót chính tả, không đính kèm CV, viết sai tên Nhà tuyển dụng, tên công ty, lời lẽ trống không, cụt ngủn… cũng là những lỗi rất thường thấy.

Gmail - Một công cụ email phổ biến nhất hiện nay

Có một sự thật đáng buồn rằng không chỉ những bạn sinh viên mà có cả những người đã tốt nghiệp, đã đi làm, thậm chí có nhiều năm kinh nghiệm làm việc vẫn mắc phải những lỗi tương tự. Và với những tổ chức, doanh nghiệp lớn, họ sẽ thậm chí sẽ loại ngay những ứng viên này mà không đọc đến CV cho dù CV của bạn có hoàn chỉnh, xuất sắc như thế nào.

Cấu trúc của một email cơ bản

Email là một hình thức giao tiếp đặc biệt, thuộc thể loại giao tiếp phi ngôn ngữ bằng văn bản. Chính vì thế, nội dung của email cũng buộc phải tuân theo những quy chuẩn, chuẩn mực của giao tiếp thông thường bởi chính nội dung của email sẽ phản ánh được tính cách của chính bạn. Nếu bạn là một người chỉn chu, email ứng tuyển chắc chắn sẽ không phải là một email cẩu thả và ngược lại.

Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những đánh giá sơ bộ và đưa ra quyết định đến kết quả vòng loại (vòng hồ sơ) bởi đa phần sinh viên thường không có quá nhiều kinh nghiệm làm việc vậy nên chưa thể đưa ra sự so sánh, đánh giá cụ thể nào về ứng viên trên phương diện kinh nghiệm, kỹ năng làm việc.

Và để gửi đơn xin việc một cách chuyên nghiệp nhất, cấu trúc email của bạn phải bao gồm 3 phần rõ ràng:

Tiêu đề: Để Nhà tuyển dụng biết ngay được mục đích email của bạn và tránh khỏi việc bị rơi vào thư mục spam, thư rác.
Nội dung: Đây là phần chính, cốt lõi của một email.
Chữ ký: Bao gồm Lời kết và những thông tin liên lạc cơ bản.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cơ bản chúng ta cần nắm rõ khi bắt đầu gửi email xin việc đến nhà tuyển dụng. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi tìm hiểu và phân tích chi tiết về từng phần, từng cấu trúc của một email ứng tuyển cơ bản. Hãy cùng Hướng nghiệp GPO tiếp tục theo dõi nhé.

Phần tiếp theo: Cách gửi email và viết CV xin việc dành cho Sinh viên - Phần 2

Thùy Leah