Hướng dẫn viết email cảm ơn hậu phỏng vấn

Sau một cuộc phỏng vấn, có thể bạn sẽ có vô vàn cảm xúc khác nhau - từ nhẹ nhõm, bối rối đến phấn khích. Phỏng vấn là như thế đấy, nó vừa thú vị mà cũng vừa căng thẳng.

Thật ra, bạn sẽ càng cảm thấy căng thẳng hơn khi không biết chắc chắn rằng mình sẽ làm gì nữa sau phỏng vấn. Cụ thể là bạn nên làm gì bây giờ nhỉ? Có nên gửi thư cảm ơn không không?

Thường thì giải pháp tốt nhất là chính hành động; làm điều gì đó về nó để tác động đến kết quả của mình. Các nhà quản lý tuyển dụng, nhà tuyển dụng và giám đốc nhân sự nhận được hàng tá đơn ứng tuyển cho các vị trí cùng một lúc, vì vậy hành động để đảm bảo rằng đơn xin việc của bạn đứng đầu danh sách là một cách rất tốt để thu hút sự chú ý của họ.

Ngoài ra, việc gửi thư cảm ơn hậu phỏng vấn cũng thể hiện sự lịch sự, nhã nhặn và rất là phải phép - đây là một cách tốt để thể hiện hình ảnh của mình trước nhà tuyển dụng tiềm năng.

Nếu bạn muốn gửi lời cảm ơn nhưng không biết bắt đầu từ đâu thì đây là bài viết dành cho bạn.

1. Bạn nên gửi email cảm ơn vào thời điểm nào?

Hầu hết các công ty có quy trình tuyển dụng gồm nhiều bước thường bắt đầu bằng một cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc cuộc gọi video. Bạn có thể nói lời cảm ơn sau mỗi lần như vậy.

Việc căn thời gian để gửi email cảm ơn cũng rất quan trọng. Nếu gửi quá nhanh thì lời cảm ơn của bạn nghe sẽ không chân thành. Còn gửi quá muộn thì cũng không được. Tốt hơn hết là bạn nên gửi email cảm ơn từ 4 - 24 giờ sau khi phỏng vấn. Lợi ích của việc đợi đến ngày hôm sau mới gửi là vì đến lúc đó, người phỏng vấn có thể đã có chút thời gian để suy nghĩ và thảo luận về đơn xin việc của bạn với nhà tuyển dụng tiềm năng. Lúc này, email cảm ơn sẽ đóng vai trò như một lời nhắc nhở đối với nhà tuyển dụng.

2. Bạn nên gửi email cảm ơn ra sao?

Việc lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp là điều không thể thiếu. Nếu bạn gọi điện thoại để cảm ơn thay vì gửi email thì sẽ dễ xảy ra sai sót, (nhưng có lẽ không đến mức tệ quá đâu). Thật ra là vấn đề cốt lõi là nội dung của thông điệp cảm ơn. Tuy nhiên, chúng ta sẽ đề cập đến điều này sau.

Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có có văn hóa và chuẩn mực riêng và hội đồng tuyển chọn cũng vậy. Vì thế bạn nên để cách người phỏng vấn giao tiếp với bạn. Nếu họ gửi tất cả thông điệp qua email thì có lẽ họ sẽ không muốn liên lạc qua điện thoại. Ngoài ra, hãy tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp nơi mà bạn đang ứng tuyển. Ví dụ: bạn không nên gửi thư cảm ơn qua đường chuyển phát nhanh tới một startup về công nghệ.

Hình thức được chấp nhận chung là email vì nó cho phép bạn thể hiện lời nói và ý nghĩ của mình một cách rõ ràng. Trong email cảm ơn này, bạn cũng có thể đính kèm thêm các liên kết đến thông tin liên quan như hồ sơ công việc, sơ lược tiểu sử hoặc các thông tin khác. Việc sử dụng hình thức Email rất là thuận tiện vì bạn có thể định dạng và gửi một thông điệp rõ ràng và đầy đủ ý tứ. Một lợi ích khác của email là nó không yêu cầu phản hồi ngay lập tức như khi gọi điện thoại, và người phỏng vấn có thể liên hệ lại với bạn sau và cung cấp nhiều thông tin hơn.

3. Bạn nên (hoặc không nên) nói gì trong thông điệp cảm ơn

Những điều bạn không nên nói:

Đừng nói lý do tại sao mà bạn xứng đáng với công việc đang ứng tuyển. Thay vào đó, hãy tập trung thể hiện rằng mình đủ tiêu chuẩn cho vị trí này và nêu ra lý do tại sao bạn lại hào hứng với nó.
Đừng giải thích lý do tại sao mà bạn không hoàn thành buổi phỏng vấn một cách trơn chu. Điều này nghe như là bạn đang cố viện cớ vậy.
Đừng đưa ra quá nhiều giả định về các bước tiếp theo sẽ làm gì hoặc yêu cầu bỏ qua quy trình tuyển dụng nào đó, đặc biệt là đối với bộ phận Nhân sự. Những người làm nhân sự không thích điều này đâu đấy!

Những gì bạn nên nói:

Viết email cảm ơn ngắn gọn thôi! Hãy bày tỏ sự cảm kích vì người phỏng vấn đã dành thời gian, sự quan tâm của bạn đến vị trí công việc đang ứng tuyển và mong muốn của bạn là lọt vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Nhớ là phải nhấn mạnh lại các điểm thể hiện rằng bạn phù hợp với vị trí này dựa vào những gì bạn về công việc mà bạn đã tìm hiểu được khi trao đổi với người phỏng vấn từ trước. Thông điệp cảm ơn không cần phải cầu kỳ! Hãy viết thật ngắn gọn, đơn giản và đi vào đúng trọng tâm.

Nếu muốn thông điệp hay hơn thì hãy nói về cảm nghĩ của bản thân mình. Bạn có thể viết thêm là lý do tại sao mà bạn lại rất hứng thú về cuộc trao đổi với người phỏng vấn và cụ thể là những điều mà bạn đề cập đến hoặc học được đã để lại ấn tượng cho bạn ra sao. Ví dụ: nếu bạn đã tìm hiểu về văn hóa công ty của họ và thấy rất thích thú với một điều là doanh nghiệp chú trọng đến việc học tập của nhân viên thì bạn có thể nói điều đó trong email cảm ơn. Điều quan trọng là phải cho người phỏng vấn thấy rằng giữa bạn và doanh nghiệp có một sự thấu hiểu nhất định.

Các doanh nghiệp muốn cảm thấy rằng họ được săn đón. Họ cũng muốn thấy rằng bạn đang rất quan tâm đến vị trí công việc đang ứng tuyển này, vì vậy hãy thể hiện ra nhé. Hãy để cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn đang lắng nghe họ và vị trí công việc đang ứng tuyển khiến bạn phấn khích và tạo cho bạn rất nhiều động lực.

Ngoài ra, bạn có thể cung cấp thêm thông tin trong email cảm ơn. Các ứng viên thường bổ sung thêm các liên kết đến blog cá nhân, hồ sơ năng lực, sơ yếu lý lịch và các thông tin hữu ích khác. Điều này không những giúp cho nhà tuyển dụng biết rằng ứng viên này là người như thế nào mà còn thể hiện rõ hơn năng lực của ứng viên đối với vị trí đang ứng tuyển.

Mục tiêu của các thông điệp mà mình gửi đi - từ hồ sơ công việc đến khi phỏng vấn và cho đến khi viết email cảm ơn - phải khiến cho người nhận muốn biết thêm về bạn.

Bạn nên cảm ơn những ai?

Bạn cần cảm ơn tất cả những người đã tham gia vào quá trình tuyển dụng. Trước hết, nếu có một nhân viên nhân sự của doanh nghiệp đã từng tham gia trong quá trình tuyển dụng bạn thì cứ tiếp tục liên hệ với người này. Những người làm mảng nhân sự thông thường sẽ phụ trách toàn bộ chu trình tuyển dụng, nghĩa là bạn có thể phỏng vấn với các nhóm và cá nhân khác nhau, nhưng người phụ trách nhân sự sẽ là người điều phối tất cả việc đó.

Ngoài ra, nhân viên nhân sự hoàn toàn có thể gửi thư cảm ơn của bạn cho bất kỳ cá nhân nào tham gia vào quá trình tuyển dụng mà bạn lại không có thông tin liên hệ.

Quang Vinh - Theo TopResume

Xem thêm: