8 nội dung hợp lý để sắp xếp thời gian hợp lý, tăng hiệu quả công việc
Mỗi ngày chỉ có 24 giờ cho chúng ta có thể hoàn thành hết mọi công việc, vậy bạn phải làm sao để sắp xếp thời gian hợp lý để vừa đảm bảo hoàn thành tốt công việc, mà lại vẫn có thời gian để nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe. 8 lưu ý sau đây có thể sẽ hỗ trợ tốt để bạn thay đổi một ngày của mình trở nên hữu dụng hơn từng phút. Ngay bây giờ, hãy cùng Hướng nghiệp GPO tìm hiểu qua bài viết này nhé!
1/ Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí
2/ Liệt kê những công việc cần làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ để làm các công việc hằng ngày. Viết mọi việc bạn cần làm ra giấy và thường xuyên đối chiếu với danh sách đó để hoàn thành hết mục tiêu đề ra. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
• Ngay cả một nhiệm vụ rất nhỏ và tầm thường cũng cần được ghi ra. Tuy nhiên bạn chỉ nên viết vắn tắt vào danh sách này, ví dụ như “Gọi cho Tuấn”, “Tra cứu biên lợi nhuận”, “Email cho sếp”.
• Nhớ luôn mang theo mình quyển sổ ghi chú để sẵn sàng viết ra các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện. Bạn cho rằng mình sẽ nhớ để ghi ra sau, nhưng thế nào rồi cũng quên.
3/ Sử dụng lịch
Chỉ cần thêm tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Viết ra các thời hạn, nhiệm vụ và buổi họp vào lịch trình làm việc. Mỗi sáng bạn dành thời gian xem những ngày đó trên lịch để biết việc gì sắp tới.
*Tránh sắp xếp trùng lịch. Bố trí lịch làm việc sao cho không bị trùng và không đảm đương quá nhiều công việc một lúc. Kiểm tra lịch trước khi đồng ý làm bất kì việc gì để đảm bảo thời gian đó đang rảnh. Như vậy thời gian của bạn được tổ chức tốt hơn và giúp giám sát thời gian một cách chặt chẽ.
4/ Tập trung – loại trừ nguyên nhân gây xao nhãng
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
Sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng hoặc khiến bạn đi chệch hướng dẫn tới chậm tiến độ. Đặt tivi và mọi phương tiện giải trí bên ngoài nơi làm việc hay học tập, để tập trung hoàn thành công việc trước khi giải trí.
5/ Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Quản lý thời gian khôn khéo là phải lên kế hoạch làm các công việc quan trọng hay cấp bách trước. Ghi chú các điểm này trong lịch làm việc bằng bút dạ quang hay bút màu. Sắp xếp làm những việc này trước để đảm bảo có đủ thời gian, sau đó làm những việc ít cấp thiết hơn.
Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40/30/20/10 cho công việc
• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Lưu ý: Bố trí lượng thời gian hợp lý đủ để làm xong việc. Nếu nghĩ một việc nào đó cần từ nửa giờ tới một giờ để làm xong thì bạn nên cho mình hẳn một giờ. Suy nghĩ thực tế về thời gian có thể hoàn thành việc sẽ giúp bạn tránh bị quá tải hay chậm tiến độ. Mọi việc sẽ an toàn hơn nếu bạn giữ thái độ thận trọng và luôn cho mình nhiều thời gian hơn cần thiết. Nếu làm xong nhiệm vụ sớm bạn được tự do chuyển sang công việc tiếp theo, và cuối cùng đảm bảo được năng suất công việc.
6/ Sử dụng hệ thống nhắc nhở
Bên cạnh lịch làm việc hằng ngày bạn nên sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ để không quên nhiệm vụ hay thời hạn quan trọng. Sử dụng giấy ghi chú, cài thông báo bằng tin nhắn hay âm thanh vào điện thoại để nhắc bạn làm nhiệm vụ nào đó đã lên lịch.
• Tránh nhờ người xung quanh nhắc nhở mình nhớ lịch làm việc, vì họ cũng có thể quên như bạn.
• Nếu có việc gì đó đặc biệt quan trọng bạn nên sắp xếp nhiều công cụ nhắc nhở, vì có khả năng bạn không để ý giấy ghi chú hay thông báo trên điện thoại.
7/ Đo lường năng suất làm việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.
8/ Tự thưởng cho mình
Làm việc quá chăm chỉ có thể dẫn tới kiệt sức và làm mất khả năng tập trung, thậm chí không thể hoàn thành các nhiệm vụ tầm thường nhất. Vì vậy đôi khi bạn nên tổ chức ăn mừng thành tựu vừa qua và tự thưởng cho mình điều gì đó thật sự thú vị.
• Dành toàn bộ khoảng thời gian tự thưởng đó vào việc thư giãn. Tắt điện thoại và không trả lời email công việc. Nếu bạn trộn lẫn công việc vào thời gian vui chơi thì đó không còn là phần thưởng để phục hồi sức lực.
• Nếu làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, bạn nên nghỉ ngày cuối tuần. Sau khi một dự án kéo dài ba tháng kết thúc, bạn hãy tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn.
Hướng nghiệp GPO hy vọng bài viết đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn Hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây hoặc để lại bình luận ở dưới bài viết này nhé!
Nguyễn Giang
Theo vnresource.vn
Xem thêm bài viết:
“Mẹo” giảm bớt áp lực khi làm việc
Xem thêm video của Hướng nghiệp GPO:
Bài viết khác
Tuyển sinh 2023: Xét học bạ sớm, giành suất vào đại học
Ngày đăng: 19/05/2023 - Lượt xem: 2301
Nhiều phụ huynh có con học lớp 12 đánh giá cao hình thức nộp hồ sơ bằng phương thức học bạ, giúp thí sinh giảm áp lực thi cử, tăng cơ hội trúng tuyển đại học.
Xem thêm [+]Cẩn thận… 'trắng tay' với xét tuyển sớm
Ngày đăng: 10/05/2023 - Lượt xem: 2749
Theo quy định, trước 17 giờ 00 ngày 8/7, các cơ sở đào tạo mới phải hoàn thành công tác xét tuyển sớm.
Xem thêm [+]Tuyển sinh đại học năm 2023 tránh đi vào 'vết xe đổ'
Ngày đăng: 10/05/2023 - Lượt xem: 1927
Hiện, một số cơ sở đào tạo thông báo điểm trúng tuyển đầu vào hệ đại học chính quy bằng phương thức xét tuyển sớm.
Xem thêm [+]Chọn nghề theo năng lực, sở thích hay ý cha mẹ?
Ngày đăng: 03/05/2023 - Lượt xem: 3017
Vào mùa tuyển sinh, chủ đề chọn nghề, chọn trường luôn khiến các học sinh băn khoăn, khó đưa ra quyết định.
Xem thêm [+]Nhiều trường đại học tăng học phí: "Những con số biết nói"
Ngày đăng: 03/05/2023 - Lượt xem: 1368
Mùa tuyển sinh đại học năm nay, nhiều trường đại học thông báo sẽ tăng học phí trong năm học mới 2023-2024.
Xem thêm [+]Tuyển sinh 2023: Cần cân nhắc "bài toán học phí" khi chọn ngành, chọn trường
Ngày đăng: 18/04/2023 - Lượt xem: 1112
Sau 2 năm không tăng học phí do ảnh hưởng của dịch Covid-19, nhiều trường đại học, học viện dự kiến tăng 10-20% học phí từ năm học 2023-2024.
Xem thêm [+]Cần đảm bảo công bằng giữa các phương thức xét tuyển
Ngày đăng: 18/04/2023 - Lượt xem: 1402
Tính đến thời điểm này, đã có hàng loạt trường đại học (ĐH) công bố phương án tuyển sinh năm 2023. Bên cạnh việc các trường giữ ổn định phương thức tuyển sinh, giảm bớt các phương thức tuyển sinh không hiệu quả nhằm tạo thuận lợi cho thí sinh thì vẫn còn một số trường sử dụng quá nhiều phương thức xét tuyển, rất dễ gây nhầm lẫn.
Xem thêm [+]Nhiều trường đại học công bố điểm sàn các phương thức xét tuyển sớm
Ngày đăng: 16/04/2023 - Lượt xem: 1187
Thí sinh cần cập nhật điểm sàn các phương thức xét tuyển sớm của các trường đại học để tăng cơ hội trúng tuyển.
Xem thêm [+]Vừa luyện thi tốt nghiệp THPT, vừa lo thi đánh giá năng lực: Thí sinh lưu ý gì?
Ngày đăng: 12/04/2023 - Lượt xem: 1355
Ngày càng nhiều các trường đại học sử dụng phương thức xét điểm thi đánh giá năng lực trong tuyển sinh đại học. Tuy nhiên, việc ôm đồm nhiều phương thức xét tuyển đang khiến không ít học sinh cuối cấp tăng áp lực.
Xem thêm [+]Tuyển sinh đại học 2023: Cẩn trọng với ngành mới
Ngày đăng: 09/04/2023 - Lượt xem: 1645
Những ngành nghề “hot” hoặc các ngành nghề liên quan tới lĩnh vực khoa học công nghệ luôn có sức hút lớn với thí sinh và phụ huynh trong các mùa tuyển sinh. Nắm bắt xu thế đó, năm 2023 hàng loạt các trường đại học công bố mở những ngành học mới đáp ứng nhu cầu xã hội. Giữa “ma trận” thông tin tuyển sinh, áp lực chọn ngành, chọn nghề lại...
Xem thêm [+]Danh mục ngành nghề
Góc cuộc thi
- Không thi thực hành trong kỳ thi học sinh giỏi quốc gia 2021-2022
- Học sinh Việt vô địch cuộc thi Tin học văn phòng thế giới
- Sinh viên văn hóa đạt giải Nhất cuộc thi về ý tưởng khởi nghiệp sáng tạo
- [Nghề nào cho em] Năng lực bản thân - Vũ khí của sự khác biệt
- [Nghề nào cho em] Đơn phương nghề báo
- [Nghề nào cho em] Ước mơ hay xu thế - lựa chọn con đường phía trước
- [Nghề nào cho em] Hành trình của những giấc mơ
- [Nghề nào cho em] Đại học có phải con đường duy nhất để dẫn đến thành công