Bạn hay nghe nhiều về thuật ngữ “kế toán công nợ”, nhưng bạn có thật sự hiểu “kế toán công nợ là gì?”. Để giúp bạn giải đáp thắc mắc này, xin mời các bạn đọc bài chia sẻ dưới đây, bạn sẽ hiểu thế nào là “kế toán công nợ”.

Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là một vị trí kế toán phần hành trong doanh nghiệp, đảm nhận nhiệm vụ theo dõi, quản lý công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp. Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của mỗi doanh nghiệp mà sẽ có 1 hoặc nhiều vị trí kế toán công nợ chuyên trách hoặc do kế toán tổng hợp kiêm nhiệm vai trò xử lý công nợ.

Công việc của kế toán công nợ

Theo dõi quản lý công nợ phải thu của khách hàng

Trường hợp công ty của bạn đã xuất bán hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng hay hoàn thành công trình cho chủ đầu tư, đã viết hóa đơn bán hàng và thực hiện kê khai thuế mà khách hàng chưa thanh toán hay chỉ mới thanh toán một phần và số tiền cần phải thu đó chính là công nợ phải thu.

Để theo dõi công nợ, kế toán cần căn cứ vào 3 loại hồ sơ sau:

• Hóa đơn bán hàng.
• Phiếu thu tiền.
• Giấy báo có của ngân hàng (để biết khách hàng nào thanh toán vào tài khoản ngân hàng).

Kỹ năng quản lý và thu hồi công nợ:

• Soạn thảo chính sách chi trả công nợ rõ ràng: yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, quy định việc thanh toán cần phải thực hiện đúng thời hạn, áp dụng mức phạt nếu thanh toán chậm.
• Xây dựng quy trình thu hồi nợ chi tiết: cá nhân phụ trách, cách thức gửi email, văn bản đề nghị thanh toán, gọi điện thoại nhắc nhở… Với những khoản nợ khó đòi, cần đưa ra giải pháp xử lý cụ thể.
• Với một khách hàng đã nhận được email và văn bản đề nghị thanh toán nhưng vẫn chưa chịu thanh toán, cần phải gọi điện thoại để trao đổi trực tiếp. Nếu khách hàng “dùng dằng” quá lâu, yêu cầu khách đưa ra cam kết thời gian thanh toán cụ thể.
• Cần nắm thông tin về lịch sử giao dịch thanh toán của từng khách hàng, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách nợ để có giải pháp xử lý công nợ hiệu quả.
• Lưu trữ cẩn thận tài liệu mọi liên hệ, giao dịch với khách hàng: email, văn bản, biên bản làm việc... làm chứng cứ nếu cần kiện cáo về sau.

Theo dõi quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Công ty của bạn mua nguyên vật liệu, hàng hóa từ các nhà cung cấp và đã nhận hàng, hóa đơn nhưng chưa thanh toán hay mới chỉ thanh toán một phần, số tiền cần phải trả đó chính là công nợ phải trả.

Kế toán thực hiện việc theo dõi – quản lý công nợ dựa vào:

• Hóa đơn mua hàng đầu vào
• Phiếu chi tiền
• Báo cáo tồn quỹ tiền mặt

Thường thì mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định về thời gian cụ thể chi trả công nợ cho các nhà cung cấp. Nếu công ty của bạn vẫn hoạt động bình thường, không có vấn đề gì phát sinh thì đến thời điểm định kỳ, kế toán cần xử lý và thực hiện việc chi trả công nợ đúng hẹn cho các nhà cung cấp để giữ uy tín doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, vì lý do khách quan nào đó mà doanh nghiệp của bạn chưa thể thanh toán cho nhà cung cấp thì kế toán công nợ cần có cách trì hoãn hợp lý để họ không làm khó.

Để hoàn thành tốt công việc của một kế toán công nợ, ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn, bạn cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp khéo léo để có thể đòi được nợ khách hàng và hoãn nợ cần trả cho nhà cung cấp khi cần thiết. Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu được kế toán công nợ là gì? Career.gpo.vn chúc bạn thành công với sự lựa chọn của mình.