Giao tiếp qua điện thoại chỉ là chuyện nhỏ với những kỹ năng sau
Giao tiếp qua điện thoại là một phần tất yếu của cuộc sống hiện đại ngày nay. Tuy nhiên, ít ai biết rằng giao tiếp qua điện thoại cũng cần đến sự khéo léo, khả năng ứng xử thông minh, truyền đạt hiệu quả giữa người nghe và người gọi. Trong môi trường kinh doanh, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng đóng vai trò quan trọng, có thể quyết định thành bại của một hợp đồng hay dự án “béo bở”.
Để nâng cao kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, bạn cần tập trung vào 3 yếu tố sau đây. Hãy cùng Hướng nghiệp GPO tìm hiểu nhé!
Kỹ năng tiếp nhận điện thoại gọi đến
Trong kinh doanh, bạn thường xuyên tiếp xúc với khách hàng mới qua điện thoại. Vì thế, để tránh nhận được đánh giá không tốt từ lần “gặp” đầu tiên này, bạn nên trang bị những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng một cách khéo léo. Đừng để lại ấn tượng xấu bằng cách tiếp chuyện một cách không ý nhị và thiếu chuyên nghiệp.
Khách hàng có thể bực mình nếu phải chờ lâu. Bên cạnh đó, nghệ thuật nghe điện thoại không chỉ đơn giản là im lặng lắng nghe, người ở đầu dây còn lại không thể nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Khách hàng chỉ nhận biết sự chú ý khi bạn lên tiếng đồng tình, tham gia vào cuộc thảo luận như “Vâng, tôi đang nghe” hoặc những câu ậm ừ đơn giản. Đừng im lặng tuyệt đối, bạn sẽ khiến khách hàng sẽ nghĩ rằng họ đang độc thoại.
Ngoài ra, dù không trực tiếp nhìn thấy nhưng bạn hãy tươi cười và giữ thái độ vui vẻ. Điều đó sẽ giúp giọng nói của bạn trở nên tươi vui và để lại ấn tượng tốt với khách hàng. Hãy thể hiện sự tự tin và thái độ nhiệt tình qua lời nói của bạn và giữ âm lượng ở mức vừa phải, không nói thì thầm hay khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại.
Sau đây là một số lưu ý bạn cần biết để nâng cao kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng:
- Nhấc máy sau hồi chuông thứ 3 để có đủ thời gian chỉnh trang tư thế, chuẩn bị tinh thần và sẵn sàng nói chuyện với khách hàng.
- Không hút thuốc, nhai kẹo, uống nước hay làm việc riêng khi nhận điện thoại khách hàng.
- Mỉm cười khi nói chuyện điện thoại, điều này sẽ giúp đem lại cảm giác gần gũi, thân thiện.
- Chào hỏi và tự xưng danh cá nhân khi bắt đầu cuộc trò chuyện.
- Nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng và thể hiện thái độ tích cực, sẵn sàng giúp đỡ khách hàng.
Kỹ năng gọi điện thoại đi
Ngoài những yếu tố tương tự như khi nhận điện thoại của khách hàng, điều quan trọng khi gọi điện thoại đi là lựa chọn thời điểm thích hợp. Thời gian lý tưởng để gọi điện là thời điểm khách hàng không bận bịu và tâm trạng dễ chịu. Để thực hiện điều đó bạn cần phải nắm được lịch trình hoạt động, hiểu tâm lý và thị hiếu của khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị trước thông tin và nội dung cần trao đổi để tập trung vào vấn đề, làm chủ giao tiếp, không mất thời gian của đôi bên.
Những thời điểm gợi ý nên và không nên gọi đi cho khách hàng:
1. Nên
- Buổi sáng từ 9 giờ đến 10 giờ 30 phút
- Buổi chiều từ 15 giờ đến 16 giờ 30 phút
2. Không nên
- Gọi vào giờ ăn, giờ nghỉ trưa
- Gọi vào giờ làm việc hoặc ngay sau khi tan làm
- Gọi vào giờ có những chương trình hấp dẫn như phim ảnh, bóng đá…
Kết thúc cuộc gọi
Để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, bạn hãy chuẩn bị trước một quyển sổ, giấy note và bút để gần nơi mình gọi điện. Làm như thế sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc nghe, cung cấp cũng như ghi chép thông tin từ khách hàng một cách chính xác nhất. Hãy nói “Vâng”, “Tôi hiểu”, “Tuyệt”… để thể hiện sự quan tâm của bạn đến những lời khách hàng nói. Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn hãy xác nhận lại thông tin lần cuối để chắc chắn rằng đôi bên đều nhất trí với những giải pháp đã trao đổi.
Cuối cùng, hãy kết thúc cuộc gọi bằng cách cảm ơn khách hàng – người đã bỏ thời gian để tiếp chuyện với bạn và bày tỏ mong muốn được giao tiếp nhiều hơn ở lần sau (nếu cần). Sau đó, hãy nói cảm ơn và gác máy. Một lời chào tử tế có thể mang đến cơ hội kinh doanh cho bạn trong tương lai.
Theo Trà Giang - Edu2review
>> Xem thêm:
Bài viết khác
Tuyển sinh 2023: Xét học bạ sớm, giành suất vào đại học
Ngày đăng: 19/05/2023 - Lượt xem: 2324
Nhiều phụ huynh có con học lớp 12 đánh giá cao hình thức nộp hồ sơ bằng phương thức học bạ, giúp thí sinh giảm áp lực thi cử, tăng cơ hội trúng tuyển đại học.
Xem thêm [+]Cẩn thận… 'trắng tay' với xét tuyển sớm
Ngày đăng: 10/05/2023 - Lượt xem: 2791
Theo quy định, trước 17 giờ 00 ngày 8/7, các cơ sở đào tạo mới phải hoàn thành công tác xét tuyển sớm.
Xem thêm [+]Tuyển sinh đại học năm 2023 tránh đi vào 'vết xe đổ'
Ngày đăng: 10/05/2023 - Lượt xem: 1964
Hiện, một số cơ sở đào tạo thông báo điểm trúng tuyển đầu vào hệ đại học chính quy bằng phương thức xét tuyển sớm.
Xem thêm [+]Chọn nghề theo năng lực, sở thích hay ý cha mẹ?
Ngày đăng: 03/05/2023 - Lượt xem: 3068
Vào mùa tuyển sinh, chủ đề chọn nghề, chọn trường luôn khiến các học sinh băn khoăn, khó đưa ra quyết định.
Xem thêm [+]Nhiều trường đại học tăng học phí: "Những con số biết nói"
Ngày đăng: 03/05/2023 - Lượt xem: 1400
Mùa tuyển sinh đại học năm nay, nhiều trường đại học thông báo sẽ tăng học phí trong năm học mới 2023-2024.
Xem thêm [+]Tuyển sinh 2023: Cần cân nhắc "bài toán học phí" khi chọn ngành, chọn trường
Ngày đăng: 18/04/2023 - Lượt xem: 1121
Sau 2 năm không tăng học phí do ảnh hưởng của dịch Covid-19, nhiều trường đại học, học viện dự kiến tăng 10-20% học phí từ năm học 2023-2024.
Xem thêm [+]Cần đảm bảo công bằng giữa các phương thức xét tuyển
Ngày đăng: 18/04/2023 - Lượt xem: 1432
Tính đến thời điểm này, đã có hàng loạt trường đại học (ĐH) công bố phương án tuyển sinh năm 2023. Bên cạnh việc các trường giữ ổn định phương thức tuyển sinh, giảm bớt các phương thức tuyển sinh không hiệu quả nhằm tạo thuận lợi cho thí sinh thì vẫn còn một số trường sử dụng quá nhiều phương thức xét tuyển, rất dễ gây nhầm lẫn.
Xem thêm [+]Nhiều trường đại học công bố điểm sàn các phương thức xét tuyển sớm
Ngày đăng: 16/04/2023 - Lượt xem: 1217
Thí sinh cần cập nhật điểm sàn các phương thức xét tuyển sớm của các trường đại học để tăng cơ hội trúng tuyển.
Xem thêm [+]Vừa luyện thi tốt nghiệp THPT, vừa lo thi đánh giá năng lực: Thí sinh lưu ý gì?
Ngày đăng: 12/04/2023 - Lượt xem: 1382
Ngày càng nhiều các trường đại học sử dụng phương thức xét điểm thi đánh giá năng lực trong tuyển sinh đại học. Tuy nhiên, việc ôm đồm nhiều phương thức xét tuyển đang khiến không ít học sinh cuối cấp tăng áp lực.
Xem thêm [+]Tuyển sinh đại học 2023: Cẩn trọng với ngành mới
Ngày đăng: 09/04/2023 - Lượt xem: 1678
Những ngành nghề “hot” hoặc các ngành nghề liên quan tới lĩnh vực khoa học công nghệ luôn có sức hút lớn với thí sinh và phụ huynh trong các mùa tuyển sinh. Nắm bắt xu thế đó, năm 2023 hàng loạt các trường đại học công bố mở những ngành học mới đáp ứng nhu cầu xã hội. Giữa “ma trận” thông tin tuyển sinh, áp lực chọn ngành, chọn nghề lại...
Xem thêm [+]Danh mục ngành nghề
Góc cuộc thi
- Không thi thực hành trong kỳ thi học sinh giỏi quốc gia 2021-2022
- Học sinh Việt vô địch cuộc thi Tin học văn phòng thế giới
- Sinh viên văn hóa đạt giải Nhất cuộc thi về ý tưởng khởi nghiệp sáng tạo
- [Nghề nào cho em] Năng lực bản thân - Vũ khí của sự khác biệt
- [Nghề nào cho em] Đơn phương nghề báo
- [Nghề nào cho em] Ước mơ hay xu thế - lựa chọn con đường phía trước
- [Nghề nào cho em] Hành trình của những giấc mơ
- [Nghề nào cho em] Đại học có phải con đường duy nhất để dẫn đến thành công