Trong cuộc sống bận rộn và nhiều công việc như hiện nay, việc ta làm việc có kế hoạch và khoa học thực sự là một kỹ năng cần có. Hãy cùng Hướng nghiệp GPO khám phá về kỹ năng này nhé!

 

 

1. Kỹ năng Làm việc có kế hoạch là gì?

Làm việc có kế hoạch là biết xác định nhiệm vụ, sắp xếp những công việc hằng ngày, hằng tuần một cách hợp lí để mọi việc được thực hiện đầy đủ, có hiệu quả, có chất lượng.

 

2. Tầm quan trọng của Làm việc có kế hoạch là gì?

Làm việc có kế hoạch mang lại nhiều điều bổ ích cho con người:

• Đối với sức khỏe: Cân đối làm việc và vui chơi, giúp sức khỏe duy trì đều đặn, tránh tình trạng quá sức.
• Đối với quỹ thời gian: Giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, không lãng phí thời gian.
• Chất lượng và hiệu quả làm việc: Tạo thành thói quen tốt, giúp chúng ta chủ động, có ý thức học tập để nâng cao chất lượng.
• Sự thành công trong cuộc sống: Mang lại nhiều cơ hội thành công trong cuộc sống.

3. Cách rèn luyện kỹ năng Làm việc có kế hoạch

 

Thức dậy đúng giờ

Trang RealSimple.com tiết lộ, thức dậy mỗi sáng là việc đầu tiên trong ngày có thể làm lãng phí quỹ thời gian của mỗi người. Bất kể bạn cố tình ngủ nướng thêm một lúc hay chẳng may lỡ tay tắt nhầm chuông báo thức để rồi thức dậy trễ mất 30 phút, rời khỏi giường ngủ đúng lúc vào mỗi sáng luôn là một việc khó làm.

 

Diane Gottsman, một chuyên gia tổ chức đưa ra phương án vô cùng đơn giản là đặt chuông báo thức ra xa khỏi tầm tay bạn. Bằng cách này, nếu muốn tắt chuông báo thức thì bạn sẽ buộc phải thực sự rời khỏi giường và sẽ không trở lại.

 

Chuẩn bị bữa sáng khi nấu bữa tối

Ai cũng vội vàng vào mỗi sáng bởi đây là thời điểm bận rộn nhất trong ngày. Những người đúng giờ thường luôn có kế hoạch cho buổi sáng của bản thân ngay từ tối hôm trước. Giày và chìa khoá của họ sẽ được đặt ngay ngắn gần cửa ra vào. Bữa trưa cho ngày hôm sau được gói cẩn thận và cà phê thì chỉ cần bấm nút là sẽ sẵn sàng.

 

Một vài người thậm chí còn chuẩn bị trước quần áo cho ngày hôm sau. Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời giúp chúng ta ra khỏi nhà đúng giờ.

 

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Kỹ năng tổ chức công việc này rất quan trọng nếu bạn là người lãnh đạo. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc mấu chốt, việc nào là việc quan trọng.

 

Công việc này đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

 

Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.

 

Lên danh sách những việc phải làm

Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng có một sự thật là phần lớn các bạn sinh viên thường gặp phải trường hợp “nước đến chân mới nhảy”, ảnh hưởng đến chất lượng của công việc và điểm số của họ. Do đó, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, yêu cầu tiên quyết là bạn phải liệt kê được tất cả những gì bạn phải làm, bao gồm bài tập trên lớp, các hoạt động ngoại khoá và các công việc làm thêm của bạn (nếu có). Hãy ghi chú bên cạnh những công việc này mức độ ưu tiên cũng như khoảng thời gian bạn dự định sẽ bỏ ra để hoàn thành nó.

 

Lập thời khóa biểu

Sau khi đã có danh sách các công việc phải làm, hãy tìm cho mình một công cụ để lập thời khóa biểu. Bạn có thể ghi chú lên lịch để bàn, sử dụng ứng dụng trên điện thoại, trên máy tính hoặc sử dụng bất cứ thứ gì mà bạn có trong tay, miễn là bằng công cụ đó, bạn lập được một thời khoá biểu rõ ràng, mạch lạc. Đây sẽ là người dẫn đường cho bạn thấy rõ bạn sẽ phải làm gì và trong khoảng thời gian nào. Một điều bạn cần ghi nhớ: đừng quên dành thời gian để tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng. Ngủ 7-8 tiếng một ngày giúp bạn tỉnh táo và tập trung hơn vào công việc.

 

Hãy linh hoạt

Thông thường, chúng ta dành ra 8-10 tiếng một ngày cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và những hoạt động khác. Một sinh viên đại học cần phải bỏ ra 35 giờ một tuần cho việc học. Nếu bạn mất 15 giờ một tuần cho việc lên lớp, bạn sẽ phải dành 20 giờ còn lại để học bài ở nhà. Cộng thêm thời gian cho các hoạt động ngoại khoá, công việc làm thêm và các công việc khác, trung bình một ngày bạn mất khoảng 8 – 10 tiếng. Tuy nhiên, đây chỉ là những con số trên lý thuyết. Trên thực tế, không phải điều gì cũng chính xác tuyệt đối như thế. Vì vậy, hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp bạn phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến. Sự linh hoạt, không cứng nhắc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu quá nhiều áp lực.

 

Tránh xao nhãng khi làm việc

Trong cách quản lý thời gian của mình, sự xao nhãng sẽ là kẻ thù của bạn, bởi chúng lấy mất đi thời gian quý báo mà bạn đã dành cho công việc của mình. Để tránh tình trạng này, hãy suy nghĩ về những địa điểm mà bạn hay lui tới để học bài, và xem thử đâu là nơi khiến bạn tập trung nhiều nhất. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến từ bạn bè của mình, nhưng hãy thật cẩn thận. Không phải cách nào cũng có thể áp dụng được. Lấy ví dụ, một số người thích học bài theo nhóm vì điều đó tạo động lực cho họ, nhưng cũng có người cảm thấy mất tập trung nếu xung quanh mình có quá nhiều người.

 

Kiểm tra lại thời khoá biểu của mình

Vì bạn mới bắt đầu tập cách quản lý thời gian qua thời khoá biểu nên chắc chắn sẽ có đôi chỗ sai sót hay thiếu hiệu quả. Vì vậy, hãy thường xuyên nhìn lại quá trình làm việc của mình, đánh giá thời gian cũng như hiệu quả của các hoạt động đã làm, và đề ra những phương án khắc phục phù hợp để có một thời khoá biểu khoa học hơn, thích hợp hơn.

 

Tận dụng được thời gian trống

Phần nào tâm lý của những người hay đến trễ có thế được giải thích bởi việc họ có nỗi sợ về việc phải đợi chờ hoặc không có việc gì để làm. Những người này luôn có tâm lý “hiếu động” và những việc kiểu như ngồi chờ khám bệnh khiến họ cảm thấy không yên.

 

Julie Morgenstern, tác giả cuốn sách "Time Management from the Inside Out" (Tất cả những điều cần biết về quản lý thời gian) khuyến khích sử dụng những quãng thời gian như vậy để làm những công việc đơn giản như gửi thư điện tử hay đọc sách. Bằng cách luôn có việc để làm, chúng ta sẽ luôn cảm thấy mình đạt được một điều gì đó.

 

Bạn nên nhớ rằng mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt của nó.

 

Mạng internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống, tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian và bạn sẽ bị sa vào đó nếu như không biết kiểm soát. Nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác nếu bạn quá say mê.

 

Không ôm đồm

Sẽ rất hiếm khi bạn nghe được từ những người biết quản lý thời gian những câu đại loại như “thêm một chút nữa” hay cái gì đó tương tự. Ôm đồm sẽ dẫn khiến ta đi chệch khỏi quỹ đạo làm việc.

 

Nếu sếp giao thêm việc mới, như vậy sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối khi khéo. Có những lúc người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc mà bạn làm được.

 

Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc

Nếu để ý lịch làm việc của những người kiểm soát tốt thời gian, bạn sẽ dễ dàng nhận ra họ luôn để dư ra một chút thời gian giữa các buổi họp hay làm việc. Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không.

 

Thành thục kỹ năng tính toán

Người kiểm soát tốt thời gian chắc chắn luôn là người có khả năng lên kế hoạch tốt. Họ sắp xếp mọi việc trong ngày chính xác đến từng phút - thậm chí cả thời gian cho việc sử dụng thang máy, đi lại…, nghĩa là họ hiếm khi bị chậm nhịp.

 

Nếu bạn chưa thể đạt tới độ chính xác kể trên, hãy thử sắp xếp những việc sẽ làm một cách chặt chẽ trong 3 ngày liên tiếp. Theo dõi xem bạn mất bao lâu để chuẩn bị cho ngày làm việc mỗi sáng, rồi bao lâu để đi từ nhà tới công sở, tính cả thời gian bạn dừng lại để mua cafe hay đồ ăn sáng. Dần dần, bạn sẽ kiểm soát thời gian của mình một cách hoàn hảo.

 

Biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bản thân

“Những người giỏi việc sắp xếp thời gian biết cách phân bố sức lực cho từng thời điểm trong ngày”, Morgenstern nhấn mạnh. Những người này nắm rõ thời điểm tốt nhất trong ngày cho từng việc một.

 

Nếu bạn cảm thấy đầu óc mình minh mẫn nhất vào buổi sáng, hãy giành nó cho những công việc khó nhằn nhất. Bằng cách bố trí lịch làm việc để đạt hiệu suất tối đa, bạn sẽ không bị xuống sức hay tốn thời gian cho những việc không thực sự phù hợp.

 

Lời kết

Hướng nghiệp GPO hy vọng bài viết đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây hoặc để lại bình luận ở dưới bài viết này nhé!

 

Đức Anh

Xem thêm bài viết tại:

Kỹ năng giao tiếp là gì? Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt?

Kỹ năng học tập là gì? Làm thế nào để có kỹ năng học tập tốt?

Kỹ năng đặt mục tiêu là gì? Làm thế nào để có kỹ năng đặt mục tiêu tốt?

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Làm thế nào để có kỹ năng đặt câu hỏi tốt?

Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng là gì? Làm thế nào để có kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng tốt?

Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm tốt?

Kỹ năng Đào tạo và huấn luyện là gì? Làm thế nào để có kỹ năng Đào tạo và huấn luyện tốt?

Kỹ năng Công nghệ là gì? Làm thế nào để có Kỹ năng Công nghệ tốt?

Kỹ năng chuyên môn là gì? Làm thế nào để có Kỹ năng chuyên môn tốt?

Kỹ năng tạo ảnh hưởng là gì? Làm thế nào để có kỹ năng tạo ảnh hưởng tốt?

Kỹ năng xây dựng, phát triển và quản trị các mối quan hệ là gì? Làm thế nào để có kỹ năng xây dựng, phát triển và quản trị mối quan hệ tốt?