Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là gì? Làm thế nào để có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt?

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà bất cứ ai cũng phải trang bị cho bản thân. Biết cách làm chủ được thời gian để lên kế hoạch công việc chi tiết và xác định được thời gian hoàn thành. Bạn có thể sắp xếp và phân bổ công việc phù hợp với quỹ thời gian của bản thân thì mọi công việc đều đạt được hiệu quả cao trong thời gian ngắn nhất. Vậy kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là gì? Làm sao để tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả? Hãy cùng Hướng nghiệp GPO tìm hiểu nhé!

1. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là khả năng lên kế hoạch chi tiết và sắp xếp chúng hiệu quả phù hợp với nguồn lực và thời gian giới hạn để đảm bảo hoàn thành công việc.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là gì?

Tăng hiệu suất làm việc và giảm áp lực: mỗi ngày mọi người đều có 24h như nhau nhưng nên bạn cần quản lý thời gian một cách chặt chẽ để tránh lãng phí thời gian, năng lượng. Nếu biết cách sắp xếp có tổ chức, khoa học bạn sẽ hoàn thành công việc mà tốn ít công sức hơn. Không những vậy, việc quản lý tốt thời gian giúp bạn giảm áp lực khi không bị công việc dồn nén, có thêm thời gian trống từ việc sắp xếp công việc logic để sáng tạo và thư giãn.
Ngăn chặn thói quen xấu hình thành: những thói quen xấu như trì hoãn, lười biếng, làm việc không có tổ chức sẽ là những tác nhân xấu đến quá trình làm việc và phát triển bản thân của mỗi cá nhân. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt này.
Rèn luyện khả năng quyết định: Bạn có nhiều thời gian và tâm lý tốt hơn để cân nhắc vấn đề nếu biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Như vậy, các quyết định đưa ra được suy xét kỹ càng giảm thiểu những quyết định sai lầm được đưa ra do áp lực thời gian.

3. Các rèn luyện kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Lên kế hoạch làm việc: để sắp xếp công việc hợp lý với khung thời gian, bạn cần liệt kê chi tiết các công việc và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng. Quản lý thời gian trong ngày của bạn bằng cách viết vào sổ hoặc tải các ứng dụng hỗ trợ trên điện thoại. Hiện nay có rất nhiều cách và phương thức để có thể lên kế hoạch làm việc cá nhân một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đây là cách giúp bạn hoàn thành được công việc trong khung thời gian đã đặt ra và kiểm soát được những công việc đã, đang, chưa hoàn thành.
Loại bỏ mọi lý do dẫn đến trì hoãn: có rất nhiều yếu tố sẽ tác động đến bạn khiến bạn có lý do để trì hoãn công việc của bạn. Như thông báo từ điện thoại, bạn bè gọi đi chơi, một bộ phim hay đang chờ bạn,... hãy gạt bỏ tất cả những lý do đó ra khỏi suy nghĩ của bạn. Tập chung thực hiện đúng theo kế hoạch thì bạn vẫn có thời gian nghỉ ngơi sau khi công việc được hoàn thành. Như vậy, bạn vẫn có đủ thời gian để nghỉ ngơi, làm việc với tâm lý tốt nhất.
Đặt mục tiêu công việc: để công việc có thể tiến hành một cách thuận lợi và chính xác nhất thì bạn nên đặt mục tiêu cụ thể trong quá trình làm việc. Điều này giúp bạn chia nhỏ được công việc ra làm nhiều bước khác nhau, để dễ dàng xử lý hơn.
Để dư thời gian cho từng nhiệm vụ: đừng quá khắt khe với bản thân mình, ép bản thân phải hoàn thành nhanh mỗi nhiệm vụ chỉ khiến tâm lý trở nên căng thẳng hơn khi phải chịu những áp lực về mặt thời gian. Nên để dư một chút thời gian để bạn có thể giãn cường độ làm việc của mình, giảm căng thẳng, tạo không gian để não sáng tạo, làm việc hiệu quả hơn.
Luôn tận dụng thời gian: Tận dụng thời gian không có nghĩa là bạn phải làm việc cả ngày không ngừng nghỉ. Trong các khoảng thời gian trống, những lúc nghỉ ngơi, thư giãn, hãy tranh thủ hoàn thành nốt một số công việc nhẹ nhàng như lên lịch trình làm việc, gửi và check mail, gọi điện cho khách hàng…

Lời kết

Hướng nghiệp GPO hy vọng bài viết đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn Hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây hoặc để lại bình luận ở dưới bài viết này nhé!