Ngành xuất nhập khẩu là gì? Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì?

Ngành xuất nhập khẩu là một ngành khá mới tại Việt Nam. Nhưng không vì vậy mà nhu cầu tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu ế ẩm, đây thậm chí là lĩnh vực đem lại thu nhập hấp dẫn. phù hợp với những ai muốn công việc ổn định, dễ thăng tiến. Để biết thêm về ngành xuất nhập khẩu, theo dõi ngay bài viết sau đây của Hướng nghiệp GPO nhé!

Tổng quan về ngành xuất nhập khẩu

Ngành xuất nhập khẩu là gì?

Thuật ngữ xuất nhập khẩu có tên gọi tiếng anh là Import-Export. Xuất khẩu là hoạt động bán hàng nội địa ra nước ngoài, còn nhập khẩu tức là mua lại hàng hóa từ nước ngoài về nội địa. Vậy nên, đây là lĩnh vực kinh doanh hàng hóa tại nhiều thị trường khác nhau. Từ việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu một mặt hàng nào đó, các quốc gia có thể thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài. Ngành xuất nhập khẩu cũng là hình thức cơ bản của ngoại thương. Hoạt động này tác động mạnh đến sự phát triển kinh tế. Không có xuất nhập khẩu thì một quốc gia khó có thể giàu mạnh.

Thực trạng tuyển dụng ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam

Xuất nhập khẩu được đánh giá là một trong những lĩnh vực hot trong tương lai. Ngành nghề này thu hút nhiều bạn trẻ vì cơ hội thăng tiến rộng mở. Cùng với đó là lương thưởng và chế độ đãi ngộ tốt. Riêng trong giai đoạn 2015 – 2020 ở TP. Hồ Chí Minh còn có tới 80% doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tuyển dụng nhân lực xuất nhập khẩu. Nhìn vào xu hướng toàn cầu hóa hiện nay thì lĩnh vực này sẽ còn phát triển hơn nữa.

Nhân sự xuất nhập khẩu thường được chia thành 3 vị trí chính: nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường. Ngoài ra còn có một số vị trí cơ bản:

Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer)
Nhân viên thanh toán Quốc tế
Nhân viên đại diện của các tập đoàn đa quốc gia

Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì?

Mô tả công việc nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

Nhân viên kinh doanh xuất khẩu chính là Export Sales Staff. Vị trí công việc của họ được cho là cao cấp nhất trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói chung. Thông thường, Export Sales Staff làm việc cho mảng Logistics tại các công ty, tập đoàn và doanh nghiệp.

Nhân viên kinh doanh xuất khẩu có vai trò và nhiệm vụ:

Chuẩn bị và sắp xếp danh sách sản phẩm, catalog liên quan
Sử dụng công cụ bán hàng online để làm báo giá, tính giá bán dự định…
Phân loại khách hàng theo mức độ ưu tiên khác nhau
Thực hiện giao dịch với khách hàng, liên hệ khách hàng qua email, số điện thoại
Giải quyết các thắc mắc và khiếu nại liên quan đến xuất nhập khẩu
Khai thác và duy trì lượng giao dịch theo chỉ tiêu
Triển khai kế hoạch giao dịch cho khách hàng hiệu quả nhất
Tìm kiếm lại đơn hàng và kết quả đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng
Cung cấp các thông tin về hàng hóa cho khách hàng và đối tác
Giám sát và kiểm tra chéo với bộ phận sản xuất, QA/QC để đảm bảo việc xuất nhập khẩu đơn hàng đúng tiến độ
Làm việc với nhân viên chứng từ để đảm bảo hàng hóa được kiểm tra chính xác, đúng thời hạn

Mô tả công việc nhân viên chứng từ – dịch vụ khách hàng (CS)

Có 2 nơi làm việc chính mà nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được tuyển dụng là: chứng từ trong các công ty logistics hoặc các công ty có nhu cầu mua bán xuất nhập khẩu. Về cơ bản, nhân viên chứng từ – dịch vụ khách hàng (CS) có những nhiệm vụ sau:

Theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hóa
Kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu
Tiếp nhận, xử lý thông tin hàng hóa từ bộ phận kinh doanh
Liên hệ với đối tác vận chuyển
Gửi booking đơn hàng cho khách hàng
Lập hóa đơn gửi cho khách hàng
Kiểm tra và xác nhận lại thông tin hóa đơn để phát hành hóa đơn gốc
Thông báo cho khách hàng về tiến độ vận chuyển hàng hoá
Thông báo nhanh chóng về những sự cố phát sinh: delay chuyến bay giao hàng, hàng bị hỏng/vỡ,…
Làm việc với phòng kế toán để phát hành hóa đơn VAT
Đảm bảo khách hàng ký nhận đầy đủ khi thanh toán

Mô tả công việc nhân viên hiện trường (OPS)

Nhà tuyển dụng thường ưu tiên nhân viên hiện trường – OPS (Operations) là nam giới bởi nhiều yêu cầu phức tạp. Điểm nổi bật nhất của công việc này là làm việc ngoài cảng biển, sân bay và kho bãi. Nhìn chung, OPS cần thực hiện những đầu việc sau:

Thực hiện giao và nhận bộ chứng từ hàng hóa từ bộ phận sales/ docs
Hoàn thành các thủ tục hải quan cần thiết, quan trọng nhất là đóng thuế xuất nhập khẩu
Làm việc trực tiếp với hải quan, nhân viên kho bãi, bộ phận vận tải,…
Hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan tới hàng hóa
Đảm bảo xuất nhập hàng hóa đúng tiến độ, đúng thời gian yêu cầu
Kiểm đếm lại hàng hóa ngay tại địa điểm xuất nhập khẩu

Lương của nhân viên xuất nhập khẩu là bao nhiêu?

Xuất nhập khẩu là lĩnh vực đang có tốc độ phát triển mạnh mẽ. Nhất là khi nền kinh tế đang mở cửa thì thu nhập ngành nghề này còn trở nên rất hấp dẫn. Hiện tại, mức lương cho nhân viên xuất nhập khẩu mới vào nghề rơi vào khoảng 4 triệu đồng/tháng. Nếu là nhân viên chính thức từ 2 năm trở lên thì thu nhập ổn định hơn từ 7 – 10 triệu đồng/tháng.

Yêu cầu chung đối với nhân viên xuất nhập khẩu

Có kiến thức xuất nhập khẩu

Kiến thức nền là yếu tố quan trọng nhất trong tuyển dụng xuất nhập khẩu. Nếu muốn hướng nghiệp lĩnh vực này ngay từ đầu thì nên chọn chuyên ngành đại học phù hợp, ví dụ như: logistics, kinh tế thương mại, kinh tế quốc tế, ngôn ngữ Anh… Ngoài ra, bạn có thể theo học các khóa chuyên môn để lấy chứng chỉ nghiệp vụ. Đừng quên đọc sách và tham khảo tình hình kinh tế mỗi ngày để trau dồi thêm kiến thức.

Ngoại ngữ tốt

Tiếng Anh gần như là yếu tố bắt buộc trong giao dịch xuất nhập khẩu. Trong đó, bạn nên thành thạo kỹ năng giao tiếp, đọc hiểu và lối viết email tiếng Anh chuyên nghiệp. Biết thêm ngoại ngữ sẽ là lợi thế to lớn khi ứng tuyển vào các tập đoàn đa quốc gia. Hiện nay, có 5 ngôn ngữ phổ biến nhất trong ngành xuất nhập khẩu, bao gồm: tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Thái.

Giao tiếp, thuyết trình mạch lạc

Ngành xuất nhập khẩu có đặc thù riêng là phải phối hợp làm việc với nhiều bộ phận khác nhau. Nhân viên xuất nhập khẩu cũng đảm nhận công tác liên lạc với khách hàng và đối tác nên rất cần thành thạo kỹ năng giao tiếp. Một nhân viên giao tiếp giỏi sẽ giúp cuộc thương lượng hợp đồng diễn ra suôn sẻ. Nếu công việc yêu cầu khả năng ngoại ngữ thì còn ưu tiên ứng viên ăn nói hoạt bát.

Thành thạo tin học văn phòng

Bộ công cụ MS office là thứ mà nhân viên xuất nhập khẩu phải thành thạo nhất. Đặc biệt là trình duyệt Outlook, Excel để thiết lập và theo dõi tiến độ xuất nhập hàng hóa. Bên cạnh đó là việc sử dụng nhuần nhuyễn các trang bán hàng online, như: Alibaba, B2B webs, Amazon…Để tiện liên lạc với đối tác và khách hàng, nhân viên xuất nhập khẩu cũng cần cài đặt nhiều phần mềm mạng xã hội. Apps liên lạc phổ biến hiện nay bao gồm: Skype, Viber, Whatsapp, Zalo, Line, Tango, Wechat…

Hướng nghiệp GPO hy vọng các bạn đã có những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây.