Điều quan trọng là nhân viên mới phải cảm thấy được chào đón và được trang bị để thành công trong vai trò mới của họ. Một phần quan trọng của quá trình giới thiệu là cung cấp một cuốn sổ tay nhân viên nêu rõ sứ mệnh, tầm nhìn, chính sách của công ty và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc làm của họ. Nếu bạn có thể cung cấp một cuốn sổ tay nhân viên được viết tốt vào ngày đầu tiên, nhân viên mới của bạn sẽ cảm thấy được trao quyền và hiểu rõ hơn về những gì họ mong đợi.

Trong bài này, chúng tôi sẽ định nghĩa sổ tay nhân viên là gì và cách viết sổ tay với các ví dụ.

Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên hoặc sổ tay nhân viên là một tập hợp các hướng dẫn được soạn trên giấy hoặc điện tử. Người sử dụng lao động nên cung cấp tài liệu cho nhân viên mới trong quá trình giới thiệu để đảm bảo sứ mệnh, tầm nhìn, yêu cầu và kỳ vọng của công ty được xác định rõ ràng. Khi xem xét cách tạo và cung cấp tài liệu, hãy nhớ rằng tất cả mọi người phải có thể truy cập được và có thể được tham chiếu dễ dàng.
 

 

Dưới đây là một số tùy chọn định dạng mà bạn có thể tạo sổ tay của mình:

Trình bày slide . Định dạng này có thể dễ dàng chia sẻ và giới thiệu từng phần thông tin trong một chế độ xem duy nhất, giúp bạn dễ dàng trình bày với khán giả theo cách dễ hiểu.

Tài liệu kỹ thuật số. Dàn ý trong một tài liệu trực tuyến hoặc có thể tải xuống rất hữu ích để kiểm tra và tham khảo. Thụt lề, danh sách được đánh số và định dạng khác giúp bạn dễ đọc hơn so với các đoạn văn dài dòng.

Sổ tay vật lý. Một cuốn sách ngắn hoặc tập sách mỏng có thể là một bổ sung hữu ích cho một tài liệu kỹ thuật số dài hơn, phong phú hơn. Việc cung cấp thông tin này để nhân viên giữ ở bàn làm việc hoặc ở nhà có thể là một lời nhắc nhở hữu ích về sứ mệnh và giá trị của công ty.

Thông tin chi tiết cần đưa vào sổ tay nhân viên
Dù bạn chọn cách trình bày thông tin, thông tin đó phải được trình bày rõ ràng và ngắn gọn với bất kỳ chi tiết quan trọng nào được nêu bật hoặc nhấn mạnh theo một cách nào đó.

Mặc dù bạn nên quyết định nội dung nào sẽ bao gồm dựa trên công ty của bạn và quy trình giới thiệu của công ty, đây là danh sách thông tin thường thấy trong sổ tay nhân viên:

• Tuyên bố sứ mệnh của công ty
• Lịch sử công ty
• Tuyên bố và chính sách pháp lý
• Trang phục
• Giờ làm việc
• Trách nhiệm
• Các chính sách dành riêng cho từng bộ phận
• Mô tả lợi ích
• Chính sách bồi thường
• Khả năng thăng tiến
• Chính sách ngoài giờ
• Đi lại và hoàn trả
• Yêu cầu vật tư và thiết bị
• Ngày lễ của công ty
• Chính sách thời gian nghỉ có trả tiền
• Xác nhận rằng nhân viên đã đọc tài liệu
• Cách viết sổ tay nhân viên

=> Xem thêm: 10 Nghề Quản lý Nhân sự
=>Xem thêm: Vai trò quản lý nhân sự và nhiệm vụ của họ có ảnh hưởng gì đến việc tìm kiếm việc làm của bạn

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn nên nghiên cứu cả luật tiểu bang và liên bang về thông tin bạn được yêu cầu tiết lộ cho nhân viên. Mặc dù một số thông tin này có thể được bao gồm trong tài liệu cung cấp cho từng nhân viên khi ký hợp đồng, bạn cũng có thể quyết định đưa các chi tiết khác vào sổ tay.

Cung cấp các hướng dẫn và kỳ vọng của nhân viên rõ ràng có thể giúp loại bỏ những hiểu lầm ngay từ đầu. Hãy thảo luận chi tiết về các hạng mục có thể đưa vào sổ tay của bạn. Bạn có thể sử dụng phần sau làm mẫu để thiết kế sổ tay hướng dẫn của riêng mình.

1. Tuyên bố sứ mệnh của công ty bạn. Cho dù bạn là một công ty hay một doanh nghiệp nhỏ, tuyên bố sứ mệnh là một động lực quan trọng để hướng dẫn thực hành kinh doanh của bạn. Nó định nghĩa "cái gì" và "tại sao" của công ty bạn. Nhân viên của bạn sẽ biết ngay từ đầu họ đang hướng tới điều gì trong công việc mới và cách họ có thể đóng góp tốt nhất cho tầm nhìn và mục tiêu của công ty.
    
2. Lịch sử công ty. Có thể hữu ích cho các nhân viên mới nếu có bản tóm tắt về quá trình thành lập công ty cùng với các ngày có liên quan và các sự kiện quan trọng. Nó giúp họ có được bối cảnh về tổ chức trong khi cung cấp cho họ dữ liệu quan trọng để chuyển cho khách hàng hoặc khách hàng, nếu có liên quan đến công việc của họ. Lịch sử công ty của bạn có thể cung cấp nền tảng về văn hóa và tầm nhìn của công ty.
    
3. Nêu bất kỳ tuyên bố pháp lý nào. Giải thích pháp lý nên bao gồm một tuyên bố rõ ràng về các điều khoản tuyển dụng. Ví dụ, nó có thể mô tả các điều kiện mà một nhân viên có thể bị chấm dứt. Bạn nên hợp tác với luật sư của công ty hoặc người đại diện hợp pháp khác để đảm bảo ngôn ngữ trong phần này được diễn đạt chính xác.
    
4. Giải thích quy tắc ăn mặc: Tùy thuộc vào văn hóa, mỗi tổ chức có định nghĩa riêng về những gì cấu thành trang phục công sở phù hợp. Nếu công ty của bạn có quy định nghiêm ngặt về trang phục chuyên nghiệp trong kinh doanh, hãy xác định rõ trang phục đó trông như thế nào. Ảnh hoặc bản vẽ có thể hữu ích hoặc bạn có thể mô tả các loại quần áo trong danh sách. Nếu công ty của bạn chấp nhận trang phục giản dị, hãy làm rõ điều đó. Đối với các công ty yêu cầu đồng phục, hãy mô tả thời điểm mặc trang phục rõ ràng: có thể từ thứ hai đến thứ sáu hay chỉ cần mặc vào mùa hè,..... Đảm bảo nhân viên của bạn biết chính xác đồng phục cần được mặc như thế nào.
    
5. Giờ làm việc. Nếu công ty của bạn có các thông số về thời điểm bắt đầu và kết thúc một ngày làm việc.  Nếu một số phòng ban hoặc nhân viên hoạt động khác nhau, ví dụ: ai đó làm việc tại nhà một số ngày nhất định mỗi tuần, hoặc ai đó bắt đầu sớm hơn và kết thúc sớm hơn, bạn có thể bao gồm một điều khoản cho phép thay đổi khi cần thiết. Bằng cách đó, nhân viên biết rằng có thể thay đổi lịch trình.
    
6. Xác định nhiệm vụ. Đối với một công ty lớn, có thể không khả thi hoặc không mong muốn đưa tất cả các nhiệm vụ của nhân viên vào sổ tay của bạn. Nhưng đối với một số công ty nhỏ, mô tả công việc và trách nhiệm có thể giúp nhân viên của bạn nhận thức được cách những người khác trong công ty hoạt động.
    
7. Các chính sách dành riêng cho từng bộ phận. Nếu công ty của bạn đủ lớn để có các bộ phận phòng ban, hãy giải thích xem bộ phận nào đó có hoạt động ngoài chính sách chung của công ty hay không. Ví dụ: nếu công ty của bạn có bộ phận vận chuyển, họ có thể đến nơi làm việc sớm hơn để đóng gói mọi thứ và sẵn sàng đáp ứng thời hạn giao hàng trong ngày. Có thể có lợi cho mọi nhân viên nếu biết các bộ phận khác hoạt động như thế nào để mọi người có thể hợp tác tốt hơn. 
    
8. Mô tả lợi ích của công ty. Mỗi công ty cung cấp các đặc quyền và lợi ích khác nhau cần được vạch ra rõ ràng cho nhân viên mới. Phần này sẽ giải thích nếu và cách thức công ty chi trả bảo hiểm y tế, trợ cấp hưu trí, khuyến khích sức khỏe, lịch trình linh hoạt và hơn thế nữa. Đây là một phần đặc biệt hữu ích cho một doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận nhân sự chuyên trách. Đảm bảo rằng nó có đầy đủ các chi tiết liên quan và thông tin liên hệ cho chuyên gia phúc lợi, nếu có.
    
9. Liệt kê các chính sách bồi thường. Mặc dù sổ tay nhân viên có thể không bao gồm các mức lương được liệt kê hoặc trả theo giờ, nhưng nó có thể bao gồm phương thức mà nhân viên được trả. Cho nhân viên biết tần suất thanh toán. Giải thích nếu bạn phân tán bất kỳ séc giấy hoặc cuống phiếu lương, nhân viên của bạn sẽ nhận chúng như thế nào và khi nào họ sẽ được trả. Nếu công ty của bạn sử dụng tiền gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, hãy cung cấp thông tin về cách thiết lập. Hãy rõ ràng về ngày nào trong tuần mà nhân viên có thể mong đợi để thấy tiền lương của họ được gửi hoặc đưa cho họ.
    
10. Giải thích yêu cầu cho việc thăng chức:  Nếu công ty của bạn có một phương pháp tiêu chuẩn để đánh giá và tăng lương, bạn nên phác thảo quy trình trong sổ nhân viên. Ví dụ: nếu bạn yêu cầu việc thăng chức dựa trên số tiền bán hàng mỗi quý, nhân viên của bạn sẽ biết chính xác những gì cần làm. Nếu bạn thực hiện đánh giá nhân viên định kỳ và đề nghị tăng lương hoặc thăng chức, hãy xác định thời điểm nhân viên có thể mong đợi được đánh giá và phương pháp tiến hành. Hãy cho họ biết phần trăm mà công ty của bạn thường tăng lương, nếu có. Nếu công ty của bạn đưa ra các cơ hội thăng chức dựa trên quy trình đăng ký, hãy giải thích quy trình đó. Hãy thẳng thắn để nhân viên của bạn có thể đặt và đạt được mục tiêu. Nếu bạn muốn tăng lương và thăng hạng dựa trên một hệ thống ít cấu trúc hơn, bạn có thể giải thích để không bị nhầm lẫn.
     
11. Chính sách làm thêm giờ. Nhân viên sẽ đánh giá cao việc đọc định nghĩa của công ty bạn về việc làm bán thời gian và toàn thời gian. Giải thích thời gian của nhân viên sẽ được theo dõi hoặc ghi lại như thế nào. Giải thích số giờ mỗi tuần mà bạn mong đợi nhân viên làm việc theo giờ hoặc được trả lương của mình và mức lương thưởng, nếu có, họ có thể mong đợi khi làm việc ngoài số giờ đó. Một số công ty chỉ đơn giản là trả nhiều hơn mỗi giờ. Một số công ty đổi số giờ đó thành thời gian nghỉ có lương. Mỗi khu vực và mỗi công ty sẽ có những chính sách khác nhau.
     
12. Mô tả các quy tắc đi lại và hoàn trả. Nếu công ty của bạn yêu cầu bất kỳ hình thức du lịch nào, điều quan trọng là phải bao gồm cách thu xếp và ai trả tiền cho những thứ như vé máy bay, thuê xe hơi, khách sạn và công tác phí. Giải thích chi tiết nếu nhân viên của bạn có quyền truy cập vào thẻ tín dụng của công ty và các hạn chế liên quan. Giúp họ hiểu liệu bạn có mong họ thanh toán trước mọi thứ hay không và nộp biên lai để được hoàn trả, kèm theo chi tiết về cách thức hoạt động của quy trình đó và mất bao lâu để họ nhìn thấy tiền. Làm rõ về việc hoàn trả giúp tránh hiểu lầm trong tương lai.
     
13. Viết về các yêu cầu vật tư và thiết bị. Công ty của bạn có thể có một bộ phận mua hàng xử lý mọi nhu cầu của nhân viên, chẳng hạn như máy tính, ghế văn phòng hoặc bút. Tuy nhiên, nó hoạt động tại công ty của bạn, có thể hữu ích khi giải thích cách thực hiện những yêu cầu đó hoặc nếu chính sách của bạn cho phép nhân viên tự mua hàng và nhận được tiền hoàn lại sau đó.
     
14. Liệt kê các ngày nghỉ của công ty. Một số công ty chọn danh sách các ngày nghỉ hàng năm và cho phép mọi nhân viên nghỉ làm những ngày đó. Các công ty khác cho phép nhân viên chọn một số ngày nghỉ nổi nhất định trong năm và sử dụng chúng theo ý của nhân viên. Sẽ rất hữu ích nếu có một chính sách rõ ràng vì mọi người đánh giá các ngày lễ (đặc biệt là các ngày lễ tôn giáo) khác nhau.
     
15. Bao gồm các chính sách thời gian nghỉ có lương. Thời gian nghỉ việc có thể được phân loại thành thời gian nghỉ phép, thời gian nghỉ có hưởng lương, ngày nghỉ phép, ngày ốm đau, nghỉ dưỡng sức, nghỉ thai sản hoặc thời gian cá nhân. Hãy cho nhân viên của bạn biết bạn gọi nó là gì và cách bạn xác định lượng thời gian mà mỗi nhân viên có thể sử dụng hàng năm. Nếu công ty của bạn cho phép nhân viên tích lũy kỳ nghỉ được trả lương dựa trên số giờ làm việc, hãy giải thích cách tính và theo dõi điều đó. Nếu nhân viên của bạn có thể kiểm tra những con số đó, hãy cho họ biết cách truy cập thông tin đó. Một số công ty đưa ra một số ngày cố định bất kể bạn làm việc bao nhiêu. Đánh vần rõ ràng. Hãy cho nhân viên của bạn biết liệu những ngày nghỉ ốm hay những ngày nghỉ phép được tính riêng và điều gì tạo nên một ngày nghỉ ốm. Cho họ biết họ cần yêu cầu thời gian họ muốn sử dụng như thế nào và nếu có bất kỳ hạn chế hoặc ràng buộc nào về thời gian.
     
16. Xác nhận rằng nhân viên đã đọc tài liệu. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng nhân viên của mình đã đọc toàn bộ tài liệu, bạn có thể bao gồm biểu mẫu xác nhận ở cuối. Họ có thể ký một bản sao giấy hoặc thêm một chữ ký điện tử. Một số công ty yêu cầu nhân viên làm một bài kiểm tra ngắn để kiểm tra xem người đó đã nội bộ hóa thông tin chưa. Dù bạn chọn bất cứ điều gì, yêu cầu chịu trách nhiệm cho thấy bạn rất coi trọng sổ tay nhân viên của công ty. Nhân viên cũng vậy.

Sổ tay nhân viên tốt nhất là cuốn sổ tay trình bày thông tin thực tế về công ty một cách rõ ràng và cụ thể. Mặc dù bạn không cần phải bao gồm mọi chi tiết nhỏ về công ty, nhưng bạn càng cung cấp nhiều thông tin, thì những cá nhân tốt hơn sẽ có thể trao quyền và trang bị cho bản thân trong công việc của họ.Các dấu hiệu trực quan như in đậm, in nghiêng, đồ họa, ảnh chụp hoặc tác phẩm nghệ thuật chia nhỏ các đoạn thông tin dài có thể giúp khán giả của bạn tiếp tục theo dõi và hiểu rõ hơn về tài liệu. Hãy nhớ đọc lại tài liệu của bạn để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp. Sử dụng các ví dụ khi có thể để minh họa thông tin phức tạp. Nếu thích hợp, bạn cũng có thể sử dụng tính hài hước hoặc giai thoại để giúp giải thích văn hóa công ty và khiến nhân viên của bạn hào hứng với công việc mà họ sắp đảm nhận.
 

Theo indeed