Nếu bạn quan tâm đến nghề Lễ tân thì hãy tham khảo bài viết này của GPO để nắm bắt được các thông tin chi tiết về lĩnh vực này nhé!

 

 

1. Công việc của một nhân viên Lễ tân

Nhân viên lễ tân phụ trách quản lý quầy lễ tân của một tổ chức, doanh nghiệp. Họ xử lý các công việc hành chính, bao gồm chào hỏi khách và trả lời điện thoại. Vì lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và đối tác nên họ có trách nhiệm tạo ấn tượng đầu tiên về sự chuyên nghiệp và lịch sự. Trong một số tổ chức, nhân viên lễ tân còn có nhiệm vụ hỗ trợ an ninh bằng cách hạn chế sự ra vào của khách hoặc thông báo cho đội an ninh về các nguy cơ tiềm ẩn. Nhân viên lễ tân cũng có thể quản lý thông tin liên lạc bằng cách chuyển tiếp các cuộc gọi, phụ trách lên lịch nội bộ và giúp khách tìm đúng vị trí muốn đến trong văn phòng.

Các công việc bổ sung bao gồm:

• Lên lịch các cuộc hẹn và cuộc họp
• Chào hỏi khách hàng và đối tác, hướng dẫn họ đến các phòng ban được yêu cầu
• Nhập thông tin khách hàng hoặc thông tin về cuộc hẹn vào cơ sở dữ liệu doanh nghiệp
• Quản lý tài liệu và hồ sơ
• Quản lý thư từ giấy tờ và cuộc gọi điện thoại
• Tạo và quản lý các hệ thống lưu trữ
• Sắp xếp việc công tác, đi lại

2. Mức lương 

Nhiều nhân viên lễ tân là nhân viên full-time, ngoài ra, một số có thể làm việc part-time hoặc là nhân viên hợp đồng. Mức lương cho nhân viên lễ tân rất đa dạng, tùy thuộc vào trình độ học vấn và kinh nghiệm. Quy mô, loại hình và vị trí của doanh nghiệp cũng có thể ảnh hưởng đến mức lương của lễ tân.

Mức lương thấp nhất: Khoảng 2 triệu VNĐ/tháng
Mức lương trung bình: Khoảng 6,1 triệu VNĐ/ tháng
Mức lương cao nhất: Khoảng 20 triệu VNĐ/tháng

3. Điều kiện để trở thành một nhân viên Lễ tân

Có được vị trí lễ tân có thể đòi hỏi một số yêu cầu nhất định tùy thuộc vào cấp độ công việc mà bạn đang ứng tuyển, bao gồm:

• Giáo dục

Một nhân viên Lễ tân mới vào nghề ít ra cần phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng cấp tương đương liên quan đến kinh nghiệm làm việc. Một số vị trí yêu cầu tối thiểu là phải có bằng cao đẳng hoặc bằng đại học.

Những người không có bằng cấp cũng có thể kiếm được chứng chỉ tại các trường dạy nghề dạy các kỹ năng cần thiết để trở thành một lễ tân, bao gồm làm kế toán tiền lương, toán trong kinh doanh, dịch vụ khách hàng, quản lý văn phòng và phần mềm văn phòng. Ngoài ra, còn có rất nhiều khóa đào tạo trực tuyến dưới dạng hướng dẫn hoặc hội thảo trên web về các kỹ năng hữu ích như là phần mềm văn phòng 

• Đào tạo

Nhiều nhân viên Lễ tân được đào tạo khi làm việc thực tế luôn. Khi một nhân viên Lễ tân mới vào nghề, hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ có một quy trình hướng dẫn bao gồm việc đào tạo cụ thể về các thủ tục và chính sách của doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia hoạt động tình nguyện viên hoặc đi thực tập trong môi trường văn phòng để học các phép xã giao công sở và phát triển kỹ năng giao tiếp. Các tình nguyện viên và sinh viên thực tập cần phải học được cách vận hành các thiết bị văn phòng thường thấy, chẳng hạn như là hệ thống điện thoại nhiều đường dây và máy in.

• Chứng chỉ

Các chứng chỉ chuyên môn có thể xác nhận trình độ của ứng viên đối với các nhà tuyển dụng. Nhân viên Lễ tân có thể kiếm được chứng chỉ để có thêm kiến ​​thức thực tế về các công việc hàng ngày, kiểm tra kỹ năng chuyên môn và thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp. Dưới đây là một số chứng chỉ phổ biến nhất cho nghề này:

Chứng nhận nhân viên Lễ tân chuyên nghiệp (CPR): Chứng chỉ này do Hiệp hội Chuyên viên Lễ tân cấp và có tác dụng xác nhận sự cống hiến của một chuyên viên trong việc luôn chủ động nâng cao trình độ học vấn và kỹ năng. Chứng chỉ CPR công nhận năng lực và trình độ chuyên môn và khuyến khích phát triển nghề nghiệp liên tục. Mặc dù chứng nhận này không bắt buộc, nhưng nó có thể hấp dẫn nhà tuyển dụng trong quá trình bạn ứng tuyển.

Chứng nhận Chuyên viên hành chính (CAP): Được quản lý bởi Hiệp hội các Chuyên viên hành chính quốc tế, chứng nhận này cho các nhà tuyển dụng thấy rằng các kỹ năng và kiến ​​thức của bạn luôn được trao rồi và liên tục được cải thiện. Kỳ thi chứng nhận này sẽ đánh giá kiến ​​thức và trình độ về các kỹ năng và khái niệm được vận dụng để thực hiện các công việc hàng ngày.

• Kỹ năng

Để thành công trên con đường sự nghiệp, các nhân viên Lễ tân cần một số kỹ năng cứng và kỹ năng mềm sau: 

Kỹ năng Tổ chức

Nhân viên Lễ tân phụ trách nhiều công việc của một doanh nghiệp, vì vậy việc có kỹ năng tổ chức là rất quan trọng. Nhân viên lễ tân cần có các kỹ năng tổ chức tốt để có thể lên lịch họp, sắp xếp việc đi lại, tạo và làm bảng tính, chào khách và trả lời điện thoại.

Kỹ năng Giao tiếp

Nhân viên Lễ tân - người tiếp xúc đầu tiên với khách của doanh nghiệp, sẽ sử dụng kỹ năng giao tiếp của mình để chào đón khách khi họ mới bước vào, mời nước giải khát trong khi họ chờ để làm việc với phòng ban, bộ phận khác của doanh nghiệp. Luôn mỉm cười và thể hiện thái độ thân thiện là một số kỹ năng được đánh giá cao nhất ở 1 Lễ tân. Một công cụ giao tiếp khác là việc biết lắng nghe. Công cụ giao tiếp này sẽ giúp Lễ tân hiểu và giải quyết các yêu cầu từ khách, người gọi và giám đốc điều hành một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, nhân viên Lễ tân còn phải biết viết email, ghi chú cuộc họp và trợ giúp trong việc giao tiếp giữa các đồng nghiệp.

Kỹ năng về Kỹ thuật

Nhân viên Lễ tân thường phải sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm, tài khoản mạng xã hội, và các chương trình kế toán khác nhau. Chính vì thế mà việc thành thạo các phần mềm và công nghệ có liên quan đến công việc sẽ trở nên rất hữu ích trong việc làm quen với các chương trình mới.

Kỹ năng Quản lý thời gian: 

Nhân viên Lễ tân thường có nhiệm vụ giải quyết một loạt các công việc khác nhau liên quan đến văn phòng. Để đảm bảo có thể hoàn thành tất cả công việc trong ngày, họ nên có kỹ năng quản lý thời gian tốt để có thể phân chia và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Các nhân viên Lễ tân có thể sẽ phải lên lịch họp cho những người khác, vì vậy họ cũng cần phải có khả năng quản lý thời gian của các nhân viên khác.

4. Môi trường làm việc của Lễ tân

Các Lễ tân có thể làm việc trong các môi trường văn phòng hay là phòng chờ với các yếu tố sau:

• Là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng hoặc đối tác
• Ngồi bàn giấy trong thời gian dài
• Thời gian làm việc tiêu chuẩn mỗi tuần là 40 tiếng
• Có thể phải làm việc vào ngày lễ và cuối tuần
• Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và điện thoại văn phòng
• Có nhiệm vụ giao tiếp với khách hàng, đối tác, cũng như là nhân viên nội bộ và giám đốc điều hành

Trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên Lễ tân có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác. Nhân viên lễ tân có thể áp dụng kỹ năng của mình để làm việc trong các lĩnh vực sau sau:

• Chế tạo
• Nhà nước
• Giáo dục
• Tập đoàn
• Chăm sóc sức khỏe

5. Làm thế nào để trở thành một lễ tân

Dưới đây là các bước phổ biến nhất cần làm để trở thành một Lễ tân đạt tiêu chuẩn:

• Trình độ học vấn 

Sau khi tốt nghiệp trung học hoặc nhận được chứng chỉ tương đương, hãy tìm kiếm việc làm trong ngành mà bạn định theo đuổi để xác định yêu cầu công việc. Bạn có thể dễ dàng học các kỹ năng cần thiết về phần mềm xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu và bảng tính thông qua các hướng dẫn trực tuyến trên mạng.

• Tích lũy kinh nghiệm làm việc 

Nhiều nhân viên Lễ tân bắt đầu sự nghiệp của mình ngay sau khi tốt nghiệp trung học phổ thông (họ xin vào tổ chức và sau đó vừa học vừa làm). Ngoài ra, việc làm tình nguyện viên hoặc thực tập sinh tại các văn phòng cũng có thể mang lại nhiều kinh nghiệm quý báu. Nhân viên lễ tân sau này có thể dựa trên kinh nghiệm đó để thăng tiến lên các vị trí cấp cao hơn

• Kiếm chứng chỉ chuyên môn

Mặc dù không bắt buộc nhưng bạn vẫn có thể cân nhắc đến việc kiếm chứng chỉ về các loại phần mềm được sử dụng trong văn phòng, các phương tiện truyền thông xã hội, về kế toán và thậm chí là marketing.

• Chuẩn bị sẵn bản hồ sơ công việc

Hãy ghi các thông tin về ngày tốt nghiệp, các chứng chỉ liên quan và quá trình làm việc của bạn. Bạn cần làm nổi bật những thành tích cụ thể đã đạt được bằng cách sử dụng các kỹ năng có thể chuyển đổi. Hãy viết sao cho thật ngắn gọn, phù hợp và rõ ràng. Điều này sẽ giúp sơ yếu lý lịch của bạn nổi bật hơn các ứng viên khác.

• Ứng tuyển vào các vị trí cấp đầu vào  

Hãy nghiên cứu thị trường việc làm hiện tại ở địa phương của mình và ứng tuyển vào các vị trí mà bạn đủ điều kiện. Bạn cần phải viết thư xin việc sao cho thật hấp dẫn để làm nổi bật các kỹ năng và đặc điểm cụ thể mà bạn có. Điều này sẽ nói với nhà tuyển dụng rằng bạn là một ứng viên phù hợp. 

Quang Vinh - Theo Indeed Career Guide

Xem thêm:

• 7 phương pháp hữu ích nhất giúp học sinh trung học phổ thông định hướng nghề nghiệp
• Tìm hiểu về nghề Trợ lý hành chính