Nếu bạn quan tâm đến nghề Trợ lý hành chính thì hãy tham khảo bài viết này của GPO để nắm bắt được các thông tin chi tiết về lĩnh vực này nhé!

Công việc của một Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính là một chuyên viên hỗ trợ các hoạt động văn phòng, là người đảm nhiệm công tác văn thư cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Người này thường đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên giữa các thành viên trong nội bộ hoặc những đối tác bên ngoài và doanh nghiệp. Một trợ lý hành chính sẽ hỗ trợ các công tác văn thư như sau:

• Quản lý lịch trình của các cuộc họp, các cuộc hẹn cá nhân và lịch trình công tác cho một số cá nhân trong tổ chức
• Trả lời và chuyển tiếp các cuộc gọi điện thoại, các tin nhắn cho tổ chức và theo dõi các thắc mắc về tổ chức
• Xử lý các thư từ, bao gồm email, bản ghi nhớ nội bộ(memo), fax và thư viết tay. Việc này đôi khi đòi hỏi sự thận trọng, tỉ mỉ. 
• Thực hiện nghiên cứu những ngành cụ thể, sắp xếp các tệp file quan trọng và soạn thảo tài liệu cho các bài thuyết trình, hội nghị và cuộc họp
• Chuẩn bị và hiệu đính các báo cáo và các tài liệu khác có liên quan đến doanh nghiệp hoặc tổ chức. Việc này đôi khi còn liên quan đến hoạt động phân tích dữ liệu.
• Phụ trách quản lý mảng đồ văn phòng phẩm, bao gồm việc đặt hàng, điều phối việc giao hàng và quản lý hợp đồng của các nhà cung cấp

Mức lương trung bình

Nhiều trợ lý hành chính là nhân viên full-time, ngoài ra một số có thể làm part-time hoặc nhân viên tạm thời. Mức lương cho trợ lý hành chính khác nhau tùy thuộc vào trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc  cũng như ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và vị trí địa lý.

Mức lương trung bình: Dao động từ 14 triệu/tháng.
Mức lương phổ biến: Từ 10 triệu đến 15 triệu/tháng.

Điều kiện để trở thành 1 Trợ lý hành chính

Để trở thành một Trợ lý hành chính, bạn cần đáp ứng đủ các yêu cầu về giáo dục, đào tạo và chứng chỉ.

1. Giáo dục

Một Trợ lý hành chính mới vào nghề ít ra phải có bằng tốt nghiệp trung học và các chứng chỉ về kỹ năng công tác. Thường thì yêu cầu tối thiểu cho công việc như này là bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân.

Nhiều nhà tuyển dụng sẽ tuyển những ứng viên có bằng cấp trong bất kỳ lĩnh vực nào, bao gồm kinh doanh, truyền thông hay thậm chí là nghệ thuật. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng và các doanh nghiệp trong một lĩnh vực nhất định sẽ ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân về các ngành cụ thể để có thể công tác tốt hơn khi gặp phải các yêu cầu chuyên ngành, ví dụ như xử lý các vấn đề tài chính và làm việc với các cơ quan chính phủ.

Những người không có bằng cấp cũng có thể tham gia các khóa học đào tạo các kỹ năng cứng cần thiết: viết các văn bản kinh doanh, xử lý văn thư, tổ chức, xử lý dữ liệu và lưu trữ sổ sách.Có những nơi sẽ chấp nhận tuyển ứng viên có kinh nghiệm tương ứng để thay thế các yêu cầu giáo dục.

2. Đào tạo

Nhiều Trợ lý hành chính học các phương pháp và công nghệ cụ thể liên quan đến công việc của mình khi làm việc. Hình thức đào tạo này có thể là một phần của quá trình làm quen với một doanh nghiệp mới và có thể kéo dài từ vài tuần đến một tháng. Việc đào tạo thường đòi hỏi ứng viên phải làm việc cùng và học hỏi từ các chuyên viên hành chính ở trong nội bộ như là các quản lý trong văn phòng hoặc các lễ tân.Những ứng viên mới được tuyển cũng có thể làm việc dưới sự giám sát của cấp trên cho đến khi họ cảm thấy rằng mình đủ lông đủ cách để tự mình hoàn thành công việc.

3. Các chứng chỉ

Các chứng chỉ giúp chứng minh trình độ của bản thân với các nhà tuyển dụng. Các nhân viên Trợ lý hành chính có thể nhận học các chứng chỉ để có thêm kiến ​​thức lý thuyết về công việc của mình, kiểm tra kỹ năng chuyên môn và thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp của. Dưới đây là 2 trong số các chứng chỉ quốc tế phổ biến nhất cho nghề này:

•  Chứng chỉ chuyên viên Trợ lý hành chính (CAP)

Được thiết kế bởi Hiệp hội các chuyên viên hành chính quốc tế (IAAP), CAP là một kỳ thi bao gồm 6 chủ đề liên quan đến các công việc của 1 chuyên viên hành chính: công tác hoạt động ngoại giao cho tổ chức,  xử lý văn thư và viết viết các văn bản kinh doanh,  sử dụng công nghệ và thông tin, lưu trữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án, cuối cùng là thông thạo về các chức năng trong kinh doanh của doanh nghiệp (Ví dụ: sales, marketing, kế toán, sản xuất, nghiên cứu,... ).

Đây  là một bài kiểm tra trắc nghiệm kỹ thuật số với 200-225 câu hỏi và sẽ mất khoảng ba giờ để làm xong. Các cá nhân có thể tham dự kỳ thi tại các trung tâm khảo thí được IAAP cấp phép trên toàn thế giới. IAAP còn cung cấp tài liệu chuẩn bị kiểm tra trên trang web của họ. 

• Chuyên viên Microsoft Office (MOS)

Chứng chỉ này đánh giá các kỹ năng kỹ thuật qua việc sử dụng các ứng dụng Microsoft mà các chuyên viên Trợ lý hành chính thường sử dụng. Microsoft hiện có các chứng chỉ cấp liên kết cho từng ứng dụng cụ thể, bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Để trở thành một Chuyên viên Microsoft Office cấp liên kết: người dự thi có thể làm bài kiểm tra của mỗi ứng dụng.

Để đạt được chứng chỉ Chuyên viên Microsoft Office cấp chuyên gia: bạn phải đạt được chứng chỉ cấp liên kết và hoàn thành hai bài kiểm tra bổ sung ở cấp độ Chuyên gia. Ngoài các ứng dụng này, Microsoft còn cấp chứng chỉ cho các ứng dụng từ năm 2016, ví dụ như Microsoft Office 365 và Skype  Chứng chỉ MOS dành cho bất kỳ cá nhân nào muốn kiểm tra kiến ​​thức thực tế của họ về các ứng dụng của Microsoft.

4. Kỹ năng

Một nhân viên Trợ lý hành chính cần có nhiều kỹ năng khác nhau để có thể phụ trách công tác văn phòng một cách hiệu quả. Các kỹ năng đó, bao gồm:

• Kỹ năng Tổ chức

Kỹ năng này liên quan đến việc sử dụng các phương pháp đơn giản để xử lý các nhiệm vụ phức tạp và giúp cho hoạt động tại văn phòng diễn ra một cách quy củ, có trật tự. Trợ lý hành chính sử dụng các kỹ năng tổ chức để lưu trữ tài liệu một cách chính xác, lọc các thông tin liên lạc đến và đi và thiết lập các quy trình để hoàn thành công việc hàng ngày. Trợ lý hành chính cũng sử dụng các kỹ năng tổ chức để theo dõi các hoạt động, lịch trình và dự án cho từng chuyên viên khác mà họ có nhiệm vụ hỗ trợ.

• Kỹ năng Quản lý thời gian

Kỹ năng này bao gồm việc lên lịch trình cho một loạt các công việc hàng ngày và ưu tiên các nhiệm vụ nhất định dựa trên mức độ quan trọng, thời gian hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Trợ lý hành chính cùng cần có kỹ năng này để lập kế hoạch ngày, tuần, tháng và quý. Điều này giúp họ hoàn thành công việc một cách có trật tự và đúng hạn. Họ cũng có thể sử dụng kỹ năng này khi thực hiện quản lý lịch trình để có thể lên lịch một cách hợp lý nhất cho các cuộc họp, các chuyến công tác và các cuộc gặp mặt theo từng ngày của từng cá nhân mà họ phụ trách hỗ trợ

• Kỹ năng Giao tiếp qua văn bản

Kỹ năng quan trọng này liên quan đến việc diễn giải các thông điệp bằng văn bản và viết các phản hồi thích hợp. Các chuyên viên Trợ lý hành chính sẽ sử dụng hình thức liên lạc bằng văn bản để điều phối các sự kiện và cuộc họp, giao nhiệm vụ và đưa ra các yêu cầu. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng bao gồm khả năng tổng hợp thông tin và sử dụng các văn bản trong kinh doanh cũng như là biết phép xã giao chuyên nghiệp khi viết các thông điệp, báo cáo và các tài liệu quan trọng khác. Ngoài ra, khả năng đọc hiểu và ngữ pháp tốt là những yếu tố rất quan trọng giúp giao tiếp bằng văn bản hiệu quả.

• Kỹ năng Giao tiếp bằng lời nói

Để có được kỹ năng mềm này, bạn phải có được sự chuyên nghiệp và biết phép giao tiếp phù hợp tại cơ quan để có thể nói và chia sẻ thông điệp một cách rõ ràng. Bạn cũng cần phải biết cách lắng nghe để hiểu thông điệp của người nói, từ đó có thể trả lời hoặc thực hiện hành động một cách chính xác và thích hợp. Trợ lý hành chính sử dụng giao tiếp bằng lời nói khi nói chuyện qua điện thoại và gặp trực tiếp. Họ để ý đến các tín hiệu của đối phương, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu, để đánh giá các phản ứng và phản hồi một cách thích hợp.

• Kỹ năng Thích ứng

Kỹ năng này giúp một Trợ lý hành chính có thể hỗ trợ nhiều cá nhân khác nhau. Hãy luôn nhớ rằng, những cá nhân có khả năng thích nghi cao có thể dự đoán được  nhu cầu của những chuyên viên mà họ được giao nhiệm vụ hỗ trợ cũng như là chuyển đổi công việc một cách linh hoạt khi các ưu tiên được thay đổi.

Môi trường làm việc 

Những nhân viên này làm việc trong nhiều môi trường văn phòng khác nhau với các đặc điểm sau:

• Ngồi vào bàn giấy trong thời gian dài
• Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng thông dụng khác
• Thường xuyên liên lạc với các nhân viên hành chính nội bộ khác
• Hỗ trợ trong việc ngoại giao với các đối tác.
• Giám sát việc vận chuyển và nhận hàng của nhà cung cấp

Các kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm của các nhân viên Trợ lý hành chính thường có thể được áp dụng cho nhiều ngành khác nhau. Họ thường làm trong các lĩnh vực sau sau:

• Doanh nghiệp và tập đoàn
• Cơ quan chính phủ
• Giáo dục, bao gồm các trường tiểu học và các cơ sở giáo dục đại học
• Các tổ chức phi lợi nhuận
• Tổ chức nghiên cứu khoa học và chăm sóc sức khỏe

Cách để trở thành một chuyên viên Trợ lý hành chính

Dưới đây là các bước phổ biến nhất mà bạn cần làm theo để trở thành một chuyên viên Trợ lý hành chính có trình độ:

1. Trình độ học vấn

Hãy đi theo các lộ trình học vấn phổ biến nhất cho chuyên viên Trợ lý hành chính công tác trong lĩnh vực của bạn. Bạn cũng có thể theo học các khóa học chuyên ngành cụ thể nếu đó là điều cần thiết trong lĩnh vực của bạn.

2. Tích lũy kinh nghiệm làm việc 

Bạn có thể tích lũy được kinh nghiệm làm việc bằng cách làm các công việc hành chính tạm thời hoặc bán thời gian. Bạn thậm chí có thể tham gia vào các công việc tình nguyện hỗ trợ các chuyên gia để được người có kinh nghiệm giám sát, bảo ban nhiều hơn và được đào tạo tại chỗ. Hãy cân nhắc đến việc tìm một công việc về hành chính khi đang còn là sinh viên.

3. Kiếm các chứng chỉ về chuyên môn

Tùy thuộc vào trình độ học vấn và quá trình làm việc của mình, bạn có thể cân nhắc đến việc kiếm các chứng chỉ chuyên môn về viết các văn bản trong kinh doanh, quản lý hoạt động văn phòng hoặc quản lý ứng dụng phần mềm. Những chứng chỉ như này sẽ trợ giúp cho bạn rất nhiều trên con đường trở thành một chuyên viên Trợ lý hành chính. 

4. Chuẩn bị sẵn bản hồ sơ công việc 

Bạn có thể ghi các thông tin về trình độ học vấn, về chuyên môn hoặc các chứng chỉ có liên quan khác, cũng như là quá trình công tác vào hồ sơ công việc. Phần kinh nghiệm làm việc của bạn trong bản hồ sơ này nên bao gồm tên công ty hoặc tổ chức, ngày bạn làm việc ở đó và tóm tắt về các nhiệm vụ, đóng góp và thành tích của bản thân. Một bản hồ sơ đạt chuẩn có thể giúp bạn có được công việc Trợ lý hành chính mà bản thân mong muốn.

5. Ứng tuyển vào các doanh nghiệp, tổ chức

Sau khi có được trình độ học vấn, tích lũy đủ các chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc, hãy xem xét đến thị trường việc làm hiện tại. Chọn các vị trí mà bạn đủ tiêu chuẩn ứng tuyển dựa trên số năm kinh nghiệm cũng như là trình độ và loại hình giáo dục. Điều này trợ giúp bạn trong quá trình tìm việc làm và tăng khả năng nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với bạn để phỏng vấn.

Quang Vinh - Theo Indeed Career Guide

Xem thêm:

• Tìm hiểu về nghề Lễ tân
• 7 phương pháp hữu ích nhất giúp học sinh trung học phổ thông định hướng nghề nghiệp