Kỹ năng viết là gì? Làm thế nào để có kỹ năng viết tốt?

Kỹ năng viết là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng cần có đối với nhà tuyển dụng. Vậy kỹ năng viết là gì? Nhân tố nào trực tiếp ảnh hưởng đến việc phát triển kỹ năng này? Hãy cùng Hướng nghiệp GPO khám phá về kỹ năng này nhé!

1. Kỹ năng viết là gì?

Kỹ năng viết (Writing skills) là năng lực, hay khả năng của mỗi người để thực hiện hành động viết văn bản nhằm đạt được một chủ đích về giao tiếp một cách hiệu quả.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng viết là gì?

•   Nâng cao cơ hội thăng tiến: Trong công việc, bạn thường xuyên phải viết báo cáo, lên kế hoạch cho công ty hay đơn giản là viết một email nghỉ phép, tất cả đều cần dùng đến kỹ năng viết. Văn phong viết ảnh hưởng khá nhiều đến việc bạn khẳng định năng lực của bản thân hoặc cách người khác đánh giá bạn
•   Xây dựng lòng tin: Hãy thử đặt mình vào vị trí của người nhận email, tin nhắn hay bản báo cáo không rõ ràng về ý tưởng và thông tin được trình bày, bạn sẽ cảm thấy thế nào? Tất nhiên, điều khó tránh là việc phải đọc đi đọc lại nhiều lần để hiểu chính xác nội dung. Dẫn đến, người tiếp nhận thông tin gặp khó khăn, tốn thêm nhiều thời gian và có thể ảnh không nhỏ đến chất lượng công việc cũng như đánh mất thiện cảm với viết.
•   Tạo sức ảnh hưởng và thuyết phục người đọc: Bạn biết cách sắp xếp những con chữ một cách hợp lý, số đông sẽ nhanh chóng đặt niềm tin nơi bạn. Từ đó, những bài báo cáo, phân tích hay ý kiến của bạn được đánh giá cao cũng như thu hút sự chú ý từ người đọc. Ngoài ra, với nền tảng vững chắc về viết, bạn có thể truyền cảm hứng đến những người xung quanh bằng từ ngữ của mình.
•   Trao đổi thông tin hiệu quả: Trong một vài trường hợp, bạn cần giao tiếp với khách hàng thông qua email. Bằng cách sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp, câu từ trau chuốt, rõ ràng, mạch lạc, bạn sẽ nhanh chóng tạo được ấn tượng tốt với đối tác, mặc dù cả hai chưa từng gặp mặt trước đó.
•   Tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng: Trong quá trình tuyển dụng, trước khi đến phỏng vấn, bạn cần gửi thư ứng tuyển kèm theo CV (Curriculum Vitae – Sơ yếu lý lịch) đến phòng nhân sự của doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào cách bạn viết, trình bày email xin việc như thế nào để đánh giá.

3. Cách rèn luyện kỹ năng viết

•   Chú trọng vào ngữ pháp: Có câu “Phong ba bão táp không bằng ngữ pháp Việt Nam”, ngữ pháp Việt Nam rất quan trọng, bởi khi viết khác đi một chút, đã thành ra nghĩa khác rồi. Ngữ pháp là xương sống tạo nên sự hiệu quả trong sự truyền đạt.
•   Viết ngắn gọn: Một khi bạn đã làm chủ ngữ được pháp, hãy đọc kỹ những gì bạn đã viết và viết ngắn gọn lại. Hầu hết những người viết kém đều dùng nhiều từ ngữ thừa thãi. Nếu bạn thật sự hiểu một vấn đề, bạn có thể truyền đạt nó một cách súc tích.
•   Tránh xao nhãng: Tập trung có thể là một điều khá khó (nhất là đối với các doanh nhân bận rộn), nhưng đây là điều tối quan trọng trong viết lách. Bạn có thể sử dụng phần mềm để giảm thiểu tối đa những điều làm bạn phân tâm và có thể tập trung viết lách trong khoảng thời gian kéo dài. Microsoft Word có một công cụ tên là “Focus View”, phóng to cửa sổ đến mức chiếm cả màn hình, cũng như chặn các thông báo từ desktop mà bạn có thể đã thiết lập từ trước đó. Nếu bạn thực sự có vấn đề với kiểm soát bản thân, hãy tắt hẳn Wi-Fi đi.
•   Kiểm tra nội dung mình viết ra: Mục đích cuối cùng của việc viết lách của bạn là để người khác đọc, vậy nên quan trọng nhất là phải phân tích xem bài viết có dễ hiểu không. Bạn nên loại bỏ những từ ngữ sáo rỗng, bị lạm dụng, dư thừa, có thể giết chết hồn của bài viết và làm người đọc mất hứng. Và quan trọng không kém là chính tả nhé. Bài viết của bạn đừng quên kiểm xem có sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu lắm, kì thị vùng miền, giới tính, chính trị… những vấn đề nhạy cảm. Văn phong có phù hợp hay chưa.
•   Tổ chức cách viết của bạn: Một mẹo nữa là đầu tiên hãy viết ra các câu hỏi mà bài viết sẽ trả lời. Sau đó sắp xếp câu trả lời theo mạch ý thức và tổ chức chúng theo một vòng tròn. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những người từng gặp khó khăn về truyền đạt có thể diễn đạt những áng văn hay khi họ tổ chức suy nghĩ theo cách này. Cuối cùng, hãy lập thời gian biểu cho việc viết lách, và tạo ra một giới hạn cứng về thời gian
•   Nhờ người đọc và bình luận: Việc lắng nghe lời bình của người khác về sản phẩm của mình đôi khi là điều tối kị. Tuy nhiên, khi chúng ta chấp nhận và tiếp thu được nó thì sẽ đem lại lợi ích không hề nhỏ. Hãy cứ viết và nhờ ai đó có chuyên môn một chút, họ sẽ đưa ra những góp ý rất đáng ghi nhận cho bạn.

Lời kết

Hướng nghiệp GPO hy vọng bài viết đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn Hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây hoặc để lại bình luận ở dưới bài viết này nhé!

Nguyễn Giang

Xem thêm bài viết tại:

Kỹ năng giao tiếp là gì? Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt?

Kỹ năng học tập là gì? Làm thế nào để có kỹ năng học tập tốt?

Kỹ năng đặt mục tiêu là gì? Làm thế nào để có kỹ năng đặt mục tiêu tốt?

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Làm thế nào để có kỹ năng đặt câu hỏi tốt?

Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng là gì? Làm thế nào để có kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng tốt?

Kỹ năng kết nối, tương tác là gì? Làm thế nào để có Kỹ năng kết nối, tương tác tốt?

Kỹ năng thư giãn là gì? Làm thế nào để có kỹ năng thư giãn tốt?

Kỹ năng làm việc độc lập là gì? Làm thế nào để có kỹ năng làm việc độc lập tốt?