Với nhịp sống hiện đại, chắc hẳn áp lực công việc và cuộc sống sẽ khiến ai trong chúng ta cũng không dưới một lần than vãn vì không đủ thời gian để quản lý và hoàn thành hết thảy công việc được giao. Nếu chính bạn đang loay hoay trong mớ áp lực này hãy rèn luyện cho mình 8 kỹ năng sắp xếp công việc. Ngay bây giờ, hãy cùng Hướng nghiệp GPO tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là quá trình phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng sắp xếp công việc quyết định rất lớn đến năng lực hoàn thành công việc, thể hiện trách nhiệm của mỗi người.

Một trong những thứ công bằng nhất trên cuộc đời này chính là thời gian. Bởi mỗi ngày ai cũng có khoảng thời gian như nhau, không hơn không kém. Vậy cớ sao cùng một khoảng thời gian đó, nhiều người lại có thể làm được rất nhiều việc, ngược lại số khác thường bị bối rối và than vãn vì không đủ thời gian để hoàn thành? Sự thực thì khác biệt không nằm ở chỗ thời gian mà nằm ở cách mỗi người sắp xếp công việc như thế nào. Do vậy, việc sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp bạn vừa có thể hoàn thành công việc  kịp thời vừa có thể quản lý thời gian một cách tối ưu nhất.

2. Những lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc

• Không bị loay hoay trước núi công việc

Đôi khi công việc quá nhiều khiến bạn loay hoay không biết phải bắt đầu từ đâu, nên xử lý như thế nào, nên ưu tiên nhiệm vụ nào trước và nên phân bổ thời gian xử lý cho mỗi đầu việc ra sao? Tất cả những điều này sẽ khiến bạn cảm thấy bị lúng túng và áp lực. Đây cũng là nguyên nhân khiến không ít người bị chán nản, thậm chí stress trong công việc.

Tuy nhiên, khi biết cách sắp xếp công việc hiệu quả bạn có thể làm chủ được mọi thứ, nắm bắt được lộ trình rõ ràng cho các công việc cụ thể và nhiệm vụ cần hoàn thành mỗi ngày, thậm chí nếu sắp xếp tốt bạn còn có thể quản lý được những lộ trình dài hơn.

• Nâng cao hiệu quả công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc giúp bạn có thể làm chủ được công việc và thời gian. Với những người không biết cách sắp xếp công việc, họ luôn rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, lúc này họ chỉ chăm chăm vào việc hoàn thành tiến độ thay vì tập trung vào hiệu quả. Ngược lại, những người có kỹ năng sắp xếp công việc họ luôn có thời gian để nghiên cứu và tìm tòi cách thức nhằm nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng công việc một cách tối ưu nhất.

• Chủ động xử lý được các tình huống phát sinh

Khi có một kế hoạch sắp xếp công việc cụ thể, mọi công việc đều được hoạch định một cách rõ ràng. Bạn sẽ biết được những việc nào cần ưu tiên làm trước, những việc nào cần có sự phối hợp với các bộ phận khác… từ đó có thể chủ động để xử lý các công việc kịp thời. Bên cạnh đó, các tình huống phát sinh và sự cố luôn là điều có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Việc theo dõi và bám sát kế hoạch cụ thể sẽ giúp phát hiện những sự cố phát sinh, từ đó xử lý chúng một cách hiệu quả. Hoặc, bạn cũng có thể phán đoán trước được những vấn đề có thể xảy ra để chủ động kiểm soát mọi thứ, hạn chế tối đa nhất mức độ ảnh hưởng.

• Nâng cao khả năng tập trung

Kỹ năng sắp xếp công việc sẽ giúp bạn biết được những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, trong tháng hoặc trong năm, những nhiệm vụ được sắp xếp theo trình tự ưu tiên. Khi có một kế hoạch công việc với những mục tiêu và deadline cụ thể sẽ là động lực để thúc dục bạn phải tập trung để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, tránh việc bị quá tải vào những thời điểm gần kết thúc hoặc lúc gần bàn giao.

• Có cơ hội thăng tiến cao hơn

Người có kỹ năng sắp xếp công việc sẽ thường là những người có tính kỷ luật cao và có tư duy tổ chức tốt. Đây rõ ràng là hai phẩm chất cần có của người làm quản lý. Một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt có thể không phải là người giữ vị trí cao nhưng chắc chắn rằng những người làm cấp quản lý sẽ luôn kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả. Khi bạn có thể chứng minh được năng lực bản thân thông qua xử lý công việc hiệu quả cùng với một bản lĩnh của người có khả năng tổ chức tốt sẽ là nền tảng để bạn có thể thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp.

3. 8 kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả

• Lập danh sách những công việc cần làm theo tuần, tháng, năm

Để có thể sắp xếp công việc một cách hiệu quả trước hết bạn phải biết cách để lập danh sách những công việc cần làm theo tuần, tháng hoặc năm. Bao gồm chi tiết những công việc cần phải làm, cách thức thực hiện, thời gian hoàn thành, người thực hiện, mục tiêu… Việc lập danh sách chi tiết như vậy sẽ khiến bạn có thể theo dõi công việc một cách hiệu quả, tránh không bỏ sót các đầu việc quan trọng.

• Phân bổ thời gian, deadline hợp lý cho từng công việc

Khi khối lượng công việc càng nhiều bạn càng phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý. Cụ thể khi lên kế hoạch sắp xếp công việc, bạn phải ưu tiên cho những đầu việc quan trọng cần thực hiện trước, đồng thời phân bổ thời gian thực hiện và thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ cụ thể. Những nhiệm vụ khó bạn sẽ phải dành thời gian nhiều hơn và ngược lại, bạn phải gấp rút để tiết kiệm thời gian cho những nhiệm vụ còn lại. Điều này giúp bạn có thể chủ động quản lý quỹ thời gian một cách hiệu quả, cân đối được thời gian hoàn thành tránh để cho công việc bị chồng chéo và dàn trải.

• Tập trung khi làm việc

Cùng khoảng thời gian và cùng một nhiệm vụ, nhưng có những người hoàn thành xong tiến độ và thậm chí còn rất hiệu quả. Ngược lại một số người lại không thể hoàn thành vì quá phân tâm hoặc bị những yếu tố xung quanh chi phối. Vì vậy, bạn phải rèn luyện cho mình kỹ năng tập trung khi làm việc. Tránh những tác động nhỏ hoặc những vấn đề khác khiến bạn bị lơ là và sao nhãng. Điều này vừa làm mất thời gian vừa khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút. Ngoài ra, mỗi người cũng có những cách thức riêng để tập trung vào công việc hoặc những thời điểm khác nhau trong ngày mà họ cho rằng sẽ làm việc hiệu quả nhất. Hãy tận dụng khoảng thời gian và không gian khiến bạn có thể tập trung nhất để bắt đầu cho công việc của mình.

• Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc

Trong quá trình làm việc, bạn nên thường xuyên kiểm tra lại những công việc đã xong hoặc chưa hoàn thành. Điều này giúp bạn có thể theo dõi và đánh giá được mức độ hiệu quả của công việc cho tới thời điểm cập nhật. Đặc biệt là với những công việc mang tính tập thể hay mang tính quy trình thì kỹ năng này lại càng trở nên quan trọng. Việc thường xuyên kiểm tra sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện những sự cố hoặc sai sót trong công việc, từ đó kịp thời có những cách thức xử lý và khắc phục trước khi làm ảnh hưởng đến tiến độ hoặc gây nên những hậu quả lớn hơn.

• Chủ động trong công việc

Bất kỳ công việc nào muốn thành công cũng luôn đòi hỏi người thực hiện phải luôn biết chủ động trong công việc. Khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn có thể tận dụng các khoảng thời gian khác trong ngày để nghiên cứu và chuẩn bị kỹ càng cho nhiệm vụ sau. Việc chủ động sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian, vừa có thể biết cách để cải thiện chất lượng và nâng cao hiệu suất công việc.

• Hạn chế tối đa các gián đoạn

Một kế hoạch muốn hiệu quả và đạt tiến độ buộc bạn phải nghiêm khắc với bản thân để tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra. Đôi khi chỉ một vài chi tiết nhỏ như tiếng chuông điện thoại, tiếng mời gọi uống trà sữa hay những cuộc tán gẫu vô bổ cũng sẽ khiến cho công việc trở nên gián đoạn. Do vậy, bạn phải biết cách để hạn chế tối đa các yếu tố tác động này bằng cách tìm một không gian yên tĩnh khiến bạn có thể tập trung làm việc hiệu quả…

• Thiết kế không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, không gian xung quanh có tác động rất lớn đến hiệu quả và mức độ tập trung trong công việc. Khi đang bị núi việc “đè” cộng thêm một không gian làm việc bừa bộn sẽ khiến cho tâm trạng của bạn càng trở nên bí bách và khó chịu. Ngược lại, một không gian sạch sẽ, khoa học có thể là nguồn năng lượng giúp bạn khơi gợi nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo. Vì vậy, dù bận rộn như thế nào bạn cũng nên dành thời gian để thiết kế không gian làm việc sao cho gọn gàng và ngăn nắp nhất.

• Nghỉ ngơi và có thời gian chăm sóc bản thân

Sẽ không có ai có thể làm việc hiệu quả và kịp thời nếu sở hữu một sức khỏe kém và thường xuyên ốm yếu. Bạn phải luôn dành thời gian nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân. Đây là khoảng thời gian để não bộ được nghỉ ngơi, cơ thể tái tạo lại năng lượng trước khi bắt đầu những nhiệm vụ khác. Chỉ khi sở hữu một tinh thần và sức khỏe tốt, bạn mới có thể “chiến đấu” với hàng tá công việc vẫn luôn chờ bạn giải quyết.   

Trong cuộc sống có rất nhiều kỹ năng chúng ta phải trau dồi hằng ngày và kỹ năng sắp xếp công việc là một yếu tố quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên học hỏi. Một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt sẽ biết cách để quản lý thời gian và tổ chức cuộc sống của chính mình. Đây cũng là lý do mà các nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên có kỹ năng này và trao cho họ nhiều cơ hội để thể hiện bản thân trong công việc.

Hướng nghiệp GPO hy vọng bài viết đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn Hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây hoặc để lại bình luận ở dưới bài viết này nhé!

Phan Ngọc
Theo blog.topcv.vn

Xem thêm bài viết cùng chủ đề:
Kỹ năng xác định mục tiêu là gì? Những nguyên tắc khi xác định mục tiêu
5 bước giúp bạn nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc mới
Bỏ túi 4 bí kíp sống còn cho nhân viên văn phòng
Làm sao để tìm lại và duy trì động lực làm việc?