Nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau có nhu cầu tuyển các ứng viên có kỹ năng trợ lý hành chính. Trợ lý hành chính là một nền tảng của mọi cơ quan, có nhiệm vụ trợ giúp những nhân viên khác trong công việc. Và các kỹ năng cần thiết để quản lý các công việc hành chính cần phải luôn được rèn luyện và phát triển. Trong bài viết này, hãy cùng Hướng nghiệp GPO tìm hiểu 8 kỹ năng cần thiết của một nhân viên và cách làm nổi bật chúng trong bản hồ sơ xin việc.

Kỹ năng trợ lý hành chính là gì?

Kỹ năng trợ lý hành chính là những kỹ năng liên quan đến tổ chức và quản lý hiệu quả nơi làm việc.Trợ lý hành chính có vai trò hỗ trợ quan trọng, giúp duy trì danh sách liên hệ giao tiếp thay mặt cho giám đốc điều hành, lên lịch các buổi họp,... Họ thường làm việc với giám đốc điều hành, nhân viên quản lý và các đồng nghiệp khác để trợ giúp cho họ làm các việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Cho dù bạn đang bắt đầu tìm kiếm công việc đầu tiên hay thay đổi nghề nghiệp, việc nắm chắc các kỹ năng quản trị có thể giúp bạn trở nên nổi bật hơn.

Các ví dụ về kỹ năng trợ lý hành chính

Các kỹ năng trợ lý hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, nhưng những kỹ năng sau là những kỹ năng quan trọng nhất cần phát triển:

1. Giao tiếp bằng văn bản
2. Giao tiếp bằng lời nói
3. Tổ chức
4. Quản lý thời gian
5. Chú ý đến chi tiết
6. Giải quyết vấn đề
7. Sử dụng công nghệ
8. Tính độc lập cao

1. Giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp là một kỹ năng rất cần thiết trong hầu hết mọi lĩnh vực. Những kỹ năng này bao gồm mọi việc, từ soạn email đến viết các bài đăng trên mạng xã hội cho một công ty. Việc giao tiếp bằng văn bản tốt sẽ cải thiện chất lượng thư từ trong văn phòng và có thể đặc biệt hữu ích khi bạn cần soạn thảo thư, bài phát biểu hoặc bản ghi nhớ cho một giám đốc điều hành. Ví dụ về các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản bao gồm ngữ pháp phù hợp và giọng điệu chuyên nghiệp khi viết email, gửi tin nhắn và khi sử dụng các định dạng khác.

2. Giao tiếp bằng lời nói

Các nhân viên trợ lý hành chính có thể hỗ trợ cả cơ quan và có thể thường xuyên trao đổi với đồng nghiệp và người quản lý. Kỹ năng giao tiếp rất hữu ích khi trò chuyện qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, khi tham gia các cuộc họp và khi trò chuyện với khách hàng. Ví dụ về kỹ năng giao tiếp bằng lời nói bao gồm khả năng lắng nghe và phản hồi một cách thích hợp và sử dụng giọng điệu phù hợp với tình huống.

3. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức rất quan trọng, đặc biệt là đối với các nhân viên trợ lý làm việc trong môi trường văn phòng. Nhân viên trợ lý hành chính thường phụ trách nhiều nhiệm vụ và tiếp nhận nhiều thông tin cùng một lúc. Các trợ lý hành chính trực tiếp hỗ trợ giám đốc điều hành còn còn có nhiệm vụ là lên lịch làm việc của họ. Nhiều trợ lý hành chính cũng xử lý hệ thống quản lý tài liệu, có thể là trên giấy hoặc trên máy tính, và phải thành thạo trong việc lưu trữ và truy xuất tài liệu. Ví dụ về các kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, ủy quyền và quản lý văn phòng.

4. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng làm việc đúng giờ và sắp xếp thời gian của bạn để có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Trợ lý hành chính thường có danh sách tất cả các việc cần làm và phải có khả năng quản lý thời gian hiệu quả  để hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn đã định. Những người có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ luôn đúng giờ, hoàn thành công việc đúng thời hạn, biết sắp xếp các công việc ưu tiên khi gặp phải các vấn đề phát sinh và lập kế hoạch trong ngày của họ để có được năng suất làm việc cao nhất.

5. Chú ý đến các chi tiết

Nhờ việc chú ý cẩn thận đến từng chi tiết, bạn có thể tìm ra những chữ ký bị bỏ sót, hoàn thành công việc đúng hạn và viết email một cách chuyên nghiệp mà không có lỗi chính tả. Việc giao tiếp trong văn phòng đôi khi có thể trở nên khá nhạy cảm, và cần phải chú ý đến các chi tiết như địa chỉ email và thông tin. Khi phụ trách công việc nhập dữ liệu, các nhân viên trợ lý hành chính luôn phải nhập chính xác thông tin. Một trợ lý hành chính sử dụng kỹ năng này khi xem xét thư từ, gửi báo cáo và hoàn thành các công việc hàng ngày.

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở nên vô cùng hữu ích trong trường hợp lịch trình công việc bị thay đổi hoặc có những vấn mới phát sinh. Một nhân viên trợ lý hành chính mà phải đảm nhiệm nhiều công việc sẽ dễ gặp các trở ngại không lường trước được. Nếu họ có thể suy nghĩ nhanh chóng, linh hoạt và sáng tạo thì họ có thể giải quyết vấn đề một cách dễ dàng. Một người có khả năng giải quyết vấn đề tốt luôn sẵn sàng nhờ đến sự trợ giúp và hợp tác với mọi người để vượt qua các trở ngại. Thảo luận, thỏa hiệp và khả năng phục hồi là những yếu tố quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề.

7. Kỹ năng sử dụng công nghệ

Bất kỳ ai làm việc chủ yếu trên máy tính đều cần kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công nghệ. Nhân viên trợ lý hành chính cần phải sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office hoặc các phần mềm tương tự để có thể xử lý văn bản, tạo bảng tính và dùng các công cụ để tạo ấn phẩm. Ngoài ra, họ cần phải biết gửi fax, quét tài liệu, nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Sử dụng tốt các trình duyệt, phần mềm và hệ thống điều hành sẽ giúp một nhân viên trợ lý hành chính hoàn thành tốt vai trò của mình.

8. Tính độc lập cao

Kỹ năng này còn được gọi là khả năng làm việc tự chủ. Người có tính độc lập cao sẽ có thể xử lý thông tin, làm theo hướng dẫn và hoàn thành nhiệm vụ với sự giám sát tối thiểu. Trợ lý hành chính có thể là nhân viên duy nhất trong nhóm hỗ trợ cả cơ quan, do đó, tính độc lập sẽ giúp họ thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác mà không cần hỗ trợ nhiều.

Mẫu viết resume cho vị trí trợ lý hành chính 

Chỉ với việc sử dụng một vài từ khóa và cụm từ, bạn sẽ có thể làm nổi bật các kỹ năng trợ lý hành chính có giá trị cao trong bản resume của mình.

1. Kỹ năng trợ lý hành chính trong bản resume

Trong bản resume, bạn có thể sẽ muốn tạo một mục kỹ năng bao gồm các kỹ năng cứng và mềm khác nhau. Những kỹ năng này có thể là những kỹ năng bao quát hoặc có thể liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển. Hãy nhớ thêm vào mọi giấy chứng nhận bạn có, các lớp học kỹ năng cụ thể mà bạn đã tham gia hoặc các công cụ công nghệ mà bạn đã thành thạo.

Hãy đọc qua mô tả công việc để biết nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những kỹ năng gì ở ứng viên. Viết ra các từ khóa phù hợp với kỹ năng ban có  và đưa chúng vào mục kỹ năng trong bản resume của bạn.

Mục kỹ năng của bạn có thể trông như thế này:

Kỹ năng công nghệ:

• Phần mềm soạn thảo văn bản
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Salesforce
• WordPress
• SEO

Các kỹ năng bổ sung:

• Nộp hồ sơ
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
• Sẵn sàng học hỏi

2. Viết về các kỹ năng trợ lý hành chính trong mục kinh nghiệm làm việc trong hồ sơ resume

Mục kinh nghiệm làm việc cho phép bạn nêu ra cách mà bạn đã sử dụng các kỹ năng trợ lý hành chính ở cơ quan. Hãy liệt kê tất cả các kinh nghiệm làm việc có liên quan nhất của bạn, bắt đầu với kinh nghiệm làm việc hoặc kinh nghiệm tham gia hoạt động tình nguyện gần đây nhất. Bạn nên tập trung vào những kinh nghiệm công tác từ 10 đến 15 năm qua. Ví dụ nếu bạn đã làm trợ lý hành chính trong sáu năm qua, bạn có thể tập trung vào tất cả kinh nghiệm công tác của mình liên quan trực tiếp đến vị trí mình muốn ứng tuyển.

Mục kinh nghiệm làm việc của bạn nên bao gồm tên của nhà tuyển dụng, chức danh công việc của bạn, số năm làm việc và một vài gạch đầu dòng viết về những thành tích tốt nhất và liên quan đến công việc đang ứng tuyển nhất. Nếu bạn đang ứng tuyển một công việc trợ lý hành chính thì hãy thêm vào các kỹ năng liên quan nhé.

Quang Vinh - Theo TopResume

Xem thêm:

Tìm hiểu về nghề Trợ lý hành chính

Tìm hiểu về nghề Lễ tân